Eine genaue Angabe der Arbeit ist der Schlüssel zum Aufbau einer erfolgreichen Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und einem Wartungsunternehmen. Die Festlegung klarer Serviceerwartungen vor Beginn des Angebots kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden, die die häufigste Ursache für Auslagerungen bei der Auslagerung von Wartungsarbeiten sind, so die Website von FacilitiesNet. Sobald Sie ein erfolgreiches Angebot erhalten haben, verhandeln Sie die Bedingungen und schreiben Sie einen klaren, klar definierten Wartungsvertrag.
Wartungsservice-Anforderungen
Ersetzen Sie die traditionellen servicevertragsbasierten Service-Level-Vereinbarungen, die in den meisten Serviceverträgen zu finden sind, durch ergebnisorientierte Wartungsanforderungen. Im Gegensatz zu Service-Level-Vereinbarungen, die in der Regel sowohl Aufgaben- als auch erforderliche Materiallisten enthalten, definieren die Wartungsanforderungen sowohl die Ergebnis- als auch die Leistungskennzahlen. Der Auftragnehmer kann jedoch bestimmen, welche Schritte und Materialien erforderlich sind, um das Ziel zu erreichen. Ergebnisorientierte Anforderungen sind besonders wichtig, wenn Sie Anlagen oder Wartungsdienste für Anlagen auslagern, weil Ihnen internes Wissen oder Können fehlt.
Vertragsparameter
Definieren Sie Parameter, die eine effektive Vertragsverwaltung ermöglichen. Fügen Sie beispielsweise eine Klausel ein, die ein Arbeitsauftragssystem definiert, das sicherstellt, dass das Wartungspersonal keine Wartungsanforderungen direkt von den Mitarbeitern akzeptiert. Außerdem können Sie die Leistung des Auftragnehmers sowie dringende oder Notfallwartungsanforderungen überwachen. Fügen Sie eine Klausel hinzu, die angibt, wer für die Bereitstellung und Bezahlung der Werkzeuge und Hilfsmittel verantwortlich ist, die für die Durchführung von Wartungsarbeiten erforderlich sind.
Priorisieren Sie Notfallsituationen und Reaktionszeiten
Beheben Sie Notfälle in der Instandhaltung, indem Sie eine Bereitschaftsbereitschaft nach Geschäftsschluss einschließen und die Reaktionszeiten nach Geschäftsschluss entsprechend dem Dringlichkeitsgrad priorisieren. Abhängig von den Wartungsserviceanforderungen können Sie eine nur an Wochentagen verfügbare Bereitschaftsdienstbereitschaft festlegen oder eine Anforderung, bei der der Auftragnehmer 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche und 365 Tage im Jahr verfügbar ist. Treten Sie Störungsaufrufe außerhalb der Geschäftszeiten als Routine, Dringlichkeit oder Notfall ein und legen Sie Reaktionszeiten für dringende und Notfallwartungsanrufe fest. Zum Beispiel sollten Sie die Fehlfunktion der Klimaanlage als dringend einstufen, und das Wartungspersonal auf Abruf muss innerhalb von zwei Stunden vor Ort sein und an der Reparatur arbeiten.
Beschreiben Sie ein Zahlungsmodell
Entscheiden Sie sich für eine Zahlungsstruktur, die für Sie und den Auftragnehmer geeignet ist. Eine Kombination aus festen und variablen Zahlungen funktioniert für die meisten Wartungsverträge gut. Verwenden Sie ein festes Gebührenzahlungsmodell für routinemäßige Wartungsarbeiten und ein variables Zahlungsmodell für dringende Notrufe und Notrufe während der Geschäftszeiten. Erhöhen Sie beispielsweise eine feste Gebührenzahlung für dringende Anrufe nach Geschäftsschluss um 10 Prozent und für Notrufe um 20 Prozent. Fügen Sie ein Erstattungsmodell bei, wenn Sie dem Auftragnehmer die Erstattung aller oder eines bestimmten Prozentsatzes der von ihm gelieferten Werkzeuge und Hilfsmittel planen.
