Jeder legitime Weg, Ihre Steuern niedrig zu halten, ist willkommen und kann Ihnen helfen, am Jahresende profitabler zu sein. Eine der nützlichsten Abzüge ist Ihre Erlaubnis für die geschäftliche Nutzung Ihres persönlichen Fahrzeugs - oder Ihrer Firmenfahrzeuge -, aber das Protokollieren all dieser Fahrten auf traditionelle Weise auf dem Papier ist ziemlich langweilig. Mileage Tracker-Apps können helfen, indem sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Protokollierung Ihrer Fahrten reduzieren und Sie dadurch produktiver werden.
Warum Unternehmen Meilen nachverfolgen
Es gibt ebenso viele Gründe, die Laufleistung nachzuverfolgen, wie es Geschäfte gibt, aber der grundlegendste ist es, Ihre abzugsfähigen Kosten zu überwachen. Ein gut geführtes Kilometerstandprotokoll kann zu erheblichen Einsparungen bei der Steuerzeit führen, und dies ist die minimalen Kosten einer App wert. Es gibt auch weniger offensichtliche Vorteile. Wenn Sie beispielsweise eine Flotte von Lieferfahrzeugen unterhalten, können Sie anhand der Protokolle des Kilometerstand-Trackers feststellen, welche Ihrer Fahrer ihre Routen am effizientesten planen. Sie können dieses Wissen nutzen, um weniger erfahrenen oder weniger analytischen Fahrern dabei zu helfen, Ihre Fahrzeuge besser zu nutzen.Wenn Sie einen Außendienstmitarbeiter unterhalten, geben Ihnen die Protokolle Aufschluss darüber, wie aggressiv und aktiv jeder Verkäufer ist. Mit Hilfe von Protokollen zur Überwachung der Laufleistung können Sie sogar das Verhältnis von Stadtfahrzeugen zu Autobahn für die Fahrzeuge Ihres Unternehmens nachverfolgen, sodass Sie die Wartung und den Austausch der Fahrzeuge genauer steuern können.
IRS-Regeln für die Verfolgung der Kilometer
Die IRS hat eine Reihe von Regeln, was Sie können und was nicht. Ihr morgendlicher Pendelverkehr ist zum Beispiel nicht abzugsfähig, aber der Kilometerstand zwischen dem Hauptbüro und den Außenstellen ist. Alle Kilometer, die Sie während und zu Konferenzen, Kundenstandorten oder obligatorischen Schulungen ablegen, können ebenfalls abgezogen werden. Um Ihre Kilometerkosten geltend zu machen, müssen Sie Datum und Zweck jeder Fahrt, deren Start- und Endpunkte, die Start- und Endkilometer sowie alle Parkkosten, Mautgebühren oder andere Kosten, die Ihnen entstehen, nachverfolgen. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Abzug geltend zu machen: Entweder verwenden Sie die vom IRS jedes Jahr festgelegte Standard-Kilometerleistung oder verfolgen Sie Ihre tatsächlichen Kosten. Der Standardtarif beinhaltet Zulagen für Wartung und Abschreibung, sodass Sie diese nicht separat beanspruchen können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Option Sie verwenden möchten, verfolgen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum und vergleichen Sie sie mit dem Standardtarif. Das Nachverfolgen der tatsächlichen Ausgaben ist viel mehr Arbeit. Dies ist ein guter Grund, eine Tracking-App zu verwenden. In einigen Fällen kann dies jedoch zu einem größeren Abzug führen.
Die besten Kilometer-Tracker-Apps
Die meisten Kilometer-Tracker-Apps folgen demselben Muster: Verwenden Sie das GPS Ihres Handys, um den Anfangs- und Endpunkt Ihrer Reise automatisch zu protokollieren. Nachdem Sie ein Ziel einmal eingegeben haben, merken sich die Apps dieses und protokollieren es zukünftig automatisch für Sie. Die Unterschiede zwischen ihnen liegen in den feinen Details und wie gut das Interface gestaltet ist.
Meile IQ: Mile IQ ist bekanntlich einfach zu bedienen. Es protokolliert automatisch jede Fahrt und sortiert sie als geschäftlich oder persönlich, indem Sie nach links oder rechts wischen. Ihre Reisedaten werden automatisch in der Cloud gesichert, sodass Sie Ihr Protokoll nicht verlieren, wenn Ihr Telefon verloren geht oder beschädigt ist. Sie können Ihre Daten anzeigen und Berichte auf jedem Computer oder mobilen Gerät erstellen. Es gibt eine kostenlose Version der App, die bis zu 40 Fahrten pro Monat ermöglicht, oder Sie können die Premium-Version je nach Bedarf monatlich oder jährlich kaufen.
Triplog: Wenn Sie ein robusteres Werkzeug benötigen, passt Triplog möglicherweise einfach zur Rechnung. Egal, ob Sie Ihr eigenes Auto, ein Verkaufsteam in persönlichen Fahrzeugen oder eine firmeneigene Flotte oder eine Kombination dieser Dinge verfolgen müssen, Triplog bietet Ihnen alles. Die Enterprise-Version für das Flottenmanagement tauscht Daten direkt mit Buchhaltungsprogrammen wie Quickbooks oder Concur aus. Für anspruchsvollere Benutzer können Sie mit der Anwendungsprogrammierschnittstelle oder API von Triplog die Verwendung der Programmdaten individuell anpassen.
Hurdlr: Hurdlr hat für fast jeden Unternehmer eine Option, egal, ob Ihr Geld von einem Mitfahrgelegenheits-Nebenauftritt oder einer ausgewachsenen Flotte stammt. Die kostenlose Version der App eignet sich für Gelegenheits- oder Side-Gig-Anwendungen. Die kostenpflichtige Premium-Version bietet verbesserte Berichterstellung und die Möglichkeit, Ihre eigenen Arbeitszeiten einzustellen. So können Sie Ihre Fahrten nicht mehr verfolgen, wenn Sie nicht mehr arbeiten. Außerdem gibt es wie bei Triplog eine Unternehmensversion und eine API für Flottenbetreiber und Power User. Das Beste von allem ist, dass es automatisch Ihre Bundes- und Bundessteuern in Echtzeit berechnet, so dass Sie immer wissen, wo Sie stehen.
Meilenfänger: Wenn Sie gerade erst anfangen und Ihr Budget knapp ist, könnte Mile Catcher Ihre neue beste Freundin sein. Die kostenlose Version der App bietet unbegrenzte Reiseerfassung und unbegrenzte Berichterstellung, sodass Sie alles benötigen, um Ihr neues Unternehmen auf den Weg zu bringen. Wenn Ihre Anforderungen wachsen, können Sie ein Upgrade auf die Premium-Version durchführen, die eine Reihe zusätzlicher Funktionen bietet. Dazu gehören der Zugriff auf alle Ihre Daten über das Webportal des Unternehmens, das automatische Klassifizieren von Wiederholungsfahrten, das Massenklassifizieren von Trips bis zu 60 Tage später und die Möglichkeit, Sie zuzulassen Delegieren Sie die Verwaltung Ihres Kontos an einen Buchhalter oder Administrator.
Quickbooks Selbständig: Wenn Sie bereits die Selbstständige Version des beliebten Buchhaltungsprogramms Quickbooks verwenden, ist ein leistungsfähiges Kilometerprotokoll Bestandteil des Pakets. Es überwacht und protokolliert Ihre Fahrten wie jeder andere Kilometer-Tracker. Da es jedoch Teil Ihres gesamten Accounting-Pakets ist, kann es andere äußerst nützliche Dinge tun, z. B. das Hinzufügen der Kosten einer bestimmten Reise zu der Rechnung, die Sie für diesen Kunden erstellen. Es übernimmt alle anderen abzugsfähigen Ausgaben und erfasst Ihre vierteljährlichen Steuerzahlungen für Sie. Wenn Sie sich für das Bundle mit TurboTax entscheiden, können Sie Ihre Kilometerinformationen nahtlos in Ihren Schedule C übertragen.
