Empfangsbestätigungen bestätigen die Zustellung angeforderter Artikel, z. B. Warensendungen oder Vertragsangebote. In dem Brief wird genau beschrieben, was wann eingegangen ist. Es wird auch darauf hingewiesen, ob Folgemaßnahmen erforderlich sind. Die Briefe sind in der Regel nur wenige Absätze lang und werden normalerweise innerhalb eines Arbeitstages nach Erhalt der angeforderten Sendungen verschickt. Die meisten Empfangsbestätigungen werden per Post verschickt, aber auch Fax, E-Mail und beglaubigte Post sind Optionen. Die Colorado State University weist darauf hin, dass Anerkennungsschreiben eine professionelle Höflichkeit sind, die zur Förderung von Geschäftsbeziehungen beiträgt.
Überprüfen Sie die Elemente, deren Empfang Sie bestätigen möchten. Bestätigen Sie, dass die Lieferung Ihren Erwartungen entsprach.
Adressieren Sie den Brief an die Person, die die Empfangsbestätigung erwartet. Der vollständige Name und der Titel der Person sowie die Adresse sollten auf dem Brief und dem Umschlag erscheinen.
Schreibe den Brief. Im ersten Absatz bestätigen Sie den Erhalt der Artikel, indem Sie dem Absender für die Lieferung der angeforderten Artikel oder Informationen danken. Listen Sie dann jedes Element zusammen mit dem Datum auf.
Informieren Sie den Empfänger im zweiten Absatz, dass Sie mit der Lieferung zufrieden sind - falls dies der Fall ist - und dass die Lieferung Ihren Erwartungen entspricht.
Beenden Sie den Brief mit einem kostenlosen Abschluss wie "Danke" oder "Mit freundlichen Grüßen" und Ihrem gedruckten Namen. Unterschreiben und senden Sie den Brief.
