Eine der zuverlässigsten Methoden, um festzustellen, wie gut ein Unternehmen erfolgreich ist, ist die Verwendung eines Besuchsberichts. Geht es Ihren externen Operationen so gut, wie sie sollten? Ist Ihre Vorschule oder Pflegeeinrichtung für den Code und zur Lizenzierung bereit? Durch das Erstellen eines umfassenden Besuchsberichts können Sie feststellen, ob die unterschiedlichsten Geschäftsziele erreicht werden. Besuchsberichte, manchmal auch Reiseberichte genannt, sind eine großartige Möglichkeit, um herauszufinden, ob Ihre Geschäftsstandards auf die von Ihnen geplante Weise vor Ort ausgeführt werden.
Formatieren Sie den Bericht
Besuchsberichte sind Geschäftsdokumente. Je nach Organisation oder Branche kann der Bericht einem Memorandum-Format oder einer Geschäftsvorlage folgen. Wählen Sie im Allgemeinen ein Memo-Format, wenn der Besuchsbericht an eine Gruppe von internen Führungsmitgliedern gesendet wird. Wählen Sie eine formalere Geschäftsberichtvorlage, wenn der Besuchsbericht externen Quellen zur Verfügung gestellt wird. Verwenden Sie die Standard-Geschäftsformatierung, die professionelle Schriftarten wie Times New Roman oder Arial enthält. Pflegen Sie 1-Zoll-Margen.
Nennen Sie die Ziele
Erläutern Sie den Grund des Besuchs. Zu den Zielen gehören die Häufigkeit des Besuchs sowie primäre Kennzahlen oder Überprüfungsbereiche. Beispielsweise könnte der Besuch der erste von vier im Laufe eines Jahres durchgeführten Besuch sein, um die Umsetzung neuer Richtlinien oder Produktionskennzahlen zu überprüfen. Geben Sie klar an, wonach Sie gesucht haben, einschließlich früherer Besuche, Empfehlungen oder Aktionspläne.
Beispiel:
In diesem Bericht soll festgestellt werden, ob die Plainview School alle Lizenzanforderungen für die Kindertagesstätte nach der Schule erfüllt hat.
Diskutieren Sie Feedback und wichtige Erkenntnisse
Notieren Sie die Identität der Schlüsselpersonen, die während des Besuchs befragt wurden. Besuche können Besprechungen mit wichtigen Führungskräften vor Ort umfassen, z. B. Managern oder Betriebsleitern. Es ist auch üblich, sich mit Mitarbeitern der unteren Ebenen zu treffen, die mit den Abläufen des Betriebs besser vertraut sind.
Beispiel:
Zu den befragten Personen gehörten Sarah Winters, Schulleiterin, Schulkrankenschwester Emily Thorn, Rick Marden, Grundschullehrer und Carol Hathaway, Ernährungsberaterin und Ernährungsberaterin.
Besprechen Sie die wichtigsten Rückmeldungen von Führungskräften und Mitarbeitern. Es ist nicht wichtig, die Befragten zu zitieren, sondern nach wichtigen Einsichten und gemeinsamen Problembereichen zu suchen. Fügen Sie ggf. standardisierte Umfragen oder eine bestimmte Reihe von Fragen ein, die während des Besuchs gestellt wurden.
Liste der wichtigsten Erkenntnisse und Beobachtungen
Beobachtungen basieren auf dem, was persönlich gesehen und nicht anhand von Interviews vermittelt wird. Besucher könnten beispielsweise visuell feststellen, dass es anscheinend zu viele Arbeiter gibt, die nicht beschäftigt sind. Alles von Sauberkeit bis zur allgemeinen Organisation unterliegt Beobachtungen. Fügen Sie diese Erkenntnisse in den Besuchsbericht ein.
Beispiel:
Während eines Mittagsbesuchs umfasste das Mittagsangebot eine Auswahl an Gemüse und Obst, aber es gab keine Alternative für Personen mit besonderen Ernährungsbedürfnissen.
Schlussfolgerungen zusammenfassen
Bestimmen Sie anhand des bereitgestellten Feedbacks und der Beobachtungen, ob die Organisation die Ziele erreicht. Verwenden Sie nach Möglichkeit Details und quantifizierbare Informationen, um Schlussfolgerungen zu unterstützen. Wenn zum Beispiel bei einem Besuch in einer neuen Fabrik festgestellt werden soll, ob das Unternehmen im ersten Quartal zu 60 Prozent besetzt war, die tatsächlichen Personalkosten mit Umsatz, vorhandenen Rekrutierungsmaßnahmen und Abteilungen, in denen Mängel bestehen, angegeben werden.
Geben Sie zukünftige Aktionspläne an
Geben Sie an, wann zukünftige Besuche geplant sind und ob diese vorbestimmt sind oder ein Ergebnis des letzten Besuchs sind. Dies könnte beispielsweise der dritte jährliche Besuch in einem vierteljährlichen Zeitplan gewesen sein. Geben Sie Empfehlungen für Verbesserungen an. Wenn bestimmte Aktionspläne definiert sind, geben Sie diese detailliert an. Dies liefert eine Erfolgsmetrik für den nächsten Besuch.
