Ein Tracking-System zur Erneuerung von Mitarbeiterzertifizierungen ist nicht nur für die rechtzeitige Einreichung von Erneuerungen wichtig, die für die weitere Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sein können, sondern auch für Entscheidungen über Gehaltserhöhungen und Beförderungen. In den meisten Fällen ist das elektronische Tracking effizienter als die Verwendung einer Tickler-Datei oder das Schreiben von Verlängerungsdaten in einen Kalender. Elektronische Optionen können zwar eine spezielle Planungssoftware enthalten, Sie können jedoch auch Ihr eigenes System mit der Kalenderoption in Office-Produktivitätssoftware wie Microsoft Outlook oder Google Calendar erstellen.
Termine als Aufgaben einplanen
Geben Sie für jede Zertifizierung - und für jeden Mitarbeiter - zwei Daten ein, um sicherzustellen, dass die Verlängerung rechtzeitig erfolgt. Dies erreichen Sie am einfachsten mit der Taskoption, um Aufgaben für jedes Datum zu erstellen. Diese Option ist sowohl in Microsoft Outlook als auch in Google Kalender verfügbar. Legen Sie das Datum für die erste Aufgabe eine Woche vor dem tatsächlichen Erneuerungsdatum fest. An diesem Tag sollte der Mitarbeiter damit beginnen, Erneuerungsinformationen zu sammeln und Formulare auszufüllen. Geben Sie für die zweite Aufgabe das Datum ein, an dem Sie die Informationen übermitteln. In beiden Fällen werden die Aufgaben am richtigen Tag in Ihrem Kalender angezeigt.
Denke daran
Microsoft Outlook verfügt über eine Erinnerungsoption, die Sie festlegen können, nachdem Sie in einer neuen Aufgabe Informationen zum Erneuerungsdatum eingegeben haben. Setzen Sie ein Häkchen in das Erinnerungsfeld und wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der der Erinnerungston abgespielt werden soll. Obwohl Google Calendar-Aufgaben über kein automatisches Erinnerungssystem verfügen, können Sie die Aufgaben nach Datum sortieren und eine tägliche Aufgabenliste über das Menü Aktionen drucken.
