Selbst bei Telefonen und dem Internet ist es manchmal erforderlich, einen altmodischen Brief für geschäftliche Zwecke zu senden. Das Aktualisieren Ihrer Geschäftskonto-Datensätze mit einem Buchstaben ist effektiv, da Briefe seltener vergessen werden (z. B. Telefonanrufe) und weniger wahrscheinlich ignoriert werden (z. B. E-Mails). Sie bieten auch einen praktischen Papierweg. Wenn Sie Ihre Datensätze mit einem Buchstaben aktualisieren müssen, befolgen Sie einige Tipps, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Unterlagen abdecken.
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Richten Sie den Brief an die zuständige Abteilung, um sicherzustellen, dass die richtige Person Ihre aktualisierten Informationen erhält. Wenn Sie beispielsweise Ihre Scheckbuch- oder Debitkartennummer ändern, richten Sie Ihren Brief an die Kreditorenabteilung. Wenn Sie Ihre Adresse ändern, richten Sie Ihren Brief an "Kundendaten". Wenn Sie nicht sicher sind, welche Abteilung Ihre Anfrage bearbeiten soll, rufen Sie das Unternehmen an und fragen Sie, bevor Sie Ihren Brief ansprechen, oder informieren Sie sich auf der Website des Unternehmens.
Fügen Sie das Datum oben in dem Brief ein, sowohl für die Unterlagen des Unternehmens als auch für Ihre persönlichen Unterlagen. Wenn Sie beispielsweise verlangen, dass Ihre Dienste ab einem bestimmten Datum storniert oder verkleinert werden und das Unternehmen Ihre Anfrage nicht rechtzeitig bearbeitet, haben Sie Gründe für die Nichtzahlung, da Sie eine Kopie Ihrer datierten Anfrage haben.
Geben Sie Ihre Kontonummer an. Dies hilft der Person, die Ihre Anfrage bearbeitet, Ihr Konto zu finden und Ihre Anfrage schneller zu erledigen.
Fügen Sie Ihre alten Informationen hinzu. Wenn Sie beispielsweise Ihre Telefonnummer verschieben oder ändern, geben Sie in dem Brief an, "Dies war meine alte Adresse" oder "Dies war meine alte Telefonnummer". Das Unternehmen benötigt diese Informationen möglicherweise, um Ihr Konto abzurufen, um Ihre Datensätze zu aktualisieren.
Fügen Sie Ihre neuen Informationen hinzu. Geben Sie in dem Brief an, "das ist meine neue Adresse" oder "das ist meine neue Telefonnummer". Möglicherweise möchten Sie Ihre aktualisierten Informationen fett oder in einer größeren Schrift darstellen, damit die Person, die Ihre Anfrage bearbeitet, die Informationen leicht finden kann.
Korrespondenz anfordern Bitten Sie darum, dass Sie ein Schreiben erhalten, in dem Sie darüber informiert werden, dass Ihre Informationen aktualisiert wurden. Bewahren Sie das Bestätigungsschreiben an einem sicheren Ort für Ihre Unterlagen auf.
Machen Sie eine Kopie des Briefes, bevor Sie ihn senden, nur für den Fall, dass Sie ihn erneut senden oder zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen müssen.
