An vielen Schulen machen die Lehrer ihre Absichten für das nächste Studienjahr bekannt, indem sie eine Absichtserklärung einreichen. In diesem Schreiben geben Grundschullehrer an, ob sie beabsichtigen, an die Schule zurückzukehren, und stellen für das nächste Schuljahr Anträge bezüglich ihrer Beschäftigung. Um sicherzustellen, dass diese Briefe die erforderlichen Informationen effektiv vermitteln, müssen sie diese Korrespondenzen sorgfältig formatieren.
Kontaktinformation
An der Spitze der Absichtserklärungen sollten Grundschullehrer ihre Kontaktinformationen angeben, beginnend mit ihrem Namen und ihrer Adresse. Dieser Informationsabschnitt sollte sich nach links ausrichten und ganz oben im Brief stehen. Dies ermöglicht eine einfache Briefsortierung durch Personalverantwortliche.
Adresse des Empfängers
Direkt unter ihren Kontaktinformationen sollten Grundschullehrer den Namen und die Adresse der Personen angeben, an die sie diese Briefe senden. Diese Informationen sollten den vollständigen Namen der Person sowie den Titel und seine Arbeitsadresse enthalten. Dies sollte auch nach links ausgerichtet sein.
Datum
Das Datum sollte direkt unter der Adresse des Empfängers liegen und als Stempel dienen, der das Datum angibt, an dem Sie den Brief gesendet haben. Dies ist eine besonders wichtige Briefkomponente, da in vielen Schulen die Lehrer ein begrenztes Zeitfenster haben, um ihre Absichtsbriefe einzureichen.
Anrede
Der Brief sollte wie fast alle Buchstaben mit einer Anrede beginnen. Diese Anrede sollte formal sein, auch wenn der Lehrer offen gegenüber der Person ist, die den Brief erhalten wird. Die Anrede sollte mit einem Doppelpunkt enden.
Themenzeile
Direkt unter der Anrede sollte der Lehrer eine Themenzeile enthalten, die mit „Topic:“ beginnt, gefolgt von den Begriffen „Letter of Intent“ oder einem anderen Satz, der das Jahr angibt, für das sie ihre Absicht angeben, z. B. „Intent für die Schule 2011-2012 Jahr."
Briefkörper
Der Briefkörper sollte keine Einrückung enthalten, sondern aus Absätzen bestehen, die vollständig links ausgerichtet sind. Es sollte die Absicht des Lehrers klar umreißen und alle Anfragen einschließen, die sie im Laufe des folgenden Jahres bezüglich ihres Klassenauftrags hat.
Schließung
Der Brief sollte mit einem geschäftsgerechten „Mit freundlichen Grüßen“ oder einem ähnlichen Ende enden. Die Unterschrift des Absenders sollte folgen und darunter sollte er seinen Namen eingeben.
