Der Internal Revenue Service verlangt von Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern genaue Kopien ihrer W2-Formulare zur Verfügung zu stellen, aus denen die Einkünfte und Steuern des Arbeitnehmers für das Jahr ersichtlich sind. Ein Arbeitgeber, der Formulare mit falschen Informationen verteilt, z. B. eine falsche Steueridentifikationsnummer der Mitarbeiter, eine falsche Meldung der gezahlten Löhne oder einbehaltenen Steuern, wird mit Geldstrafen belegt. Sie können ein korrigiertes W-2 einreichen, um Fehler zu korrigieren.
Strafen
Wenn Sie ein W-2 mit falschen Informationen einreichen, kann der IRS eine Strafe von 30 US-Dollar pro falschem Formular bis zu einem Gesamtbetrag von 250.000 US-Dollar verhängen, wenn Sie Ihre Fehler innerhalb von 30 Tagen nach dem Anmeldeschluss korrigieren. Wenn Sie ein korrigiertes Formular mehr als 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, jedoch vor dem 1. August, ausstellen, beträgt die Strafe 60 USD pro Formular, insgesamt also 500.000 USD. Wenn Sie die Korrektur nach dem 1. August vornehmen oder überhaupt kein korrigiertes Formular ausstellen, beträgt die Strafe 100 USD pro Formular, bis zu 1,5 Millionen USD.
Ausnahmen
Die IRS kann auf Strafen verzichten, wenn Sie nachweisen können, dass der Fehler aufgrund von Umständen außerhalb Ihres Einflussbereichs gemacht wurde. Sie müssen auch zeigen, dass Sie alles unternommen haben, um Fehler zu vermeiden. Der IRS beurteilt auch keine Strafe, wenn er Fehler in Ihren W-2-Formularen für unerheblich hält. Wenn ein Fehler den IRS nicht daran hindert, das Formular korrekt zu verarbeiten, und wenn der Nachname des Mitarbeiters, die Steueridentifikation oder die Sozialversicherungsnummer und die aufgeführten Geldbeträge korrekt sind, wird wahrscheinlich keine Strafe verhängt.
