Beim Schreiben an mehrere Personen, die aus einem Verwaltungsrat bestehen, gibt es keine festen Regeln. Das heißt, Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihren Brief anzusprechen. Im Allgemeinen bereiten Sie einen Brief vor, wenn das Board so groß ist, dass es schwierig wird, jeden Direktor einzeln anzusprechen. Bei kleineren Boards können Sie für jede Person einen separaten Brief schreiben und die "Carbon Copy" -Notation verwenden, um auf die anderen Empfänger zu verweisen.
Beim Schreiben an eine große Tafel
Wenn der Vorstand aus fünf oder mehr Personen besteht - diese Zahl ist nur eine Anleitung, keine Regel -, ist es üblich, einen Brief zu verfassen, der an den Vorstand als Gruppe adressiert und an das Unternehmen verschickt wird, das sie regieren. Hier ist ein Beispiel:
Der Verwaltungsrat
ABC Property Corporation
123 Stadtstraße
San Francisco, CA 94105
Ihre Anrede sollte "Sehr geehrter Vorstand" oder "Sehr geehrte Mitglieder des Verwaltungsrats" lauten, gefolgt von einem Doppelpunkt und nicht einem Komma. Wenn Sie der Geschäftsinhaber oder ein anderes Vorstandsmitglied sind, können Sie die informelle Anrede "Dear Board" oder "Dear all:" verwenden.
Verwenden eines Verteilungsblocks
Da sich viele Vorstandsmitglieder selten treffen, vielleicht einmal im Monat oder so, möchten Sie möglicherweise eine Kopie des Gruppenbriefs an jedes einzelne Vorstandsmitglied an seinem Wohnsitz oder seiner festen Geschäftsadresse senden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Brief vor der nächsten Vorstandssitzung gelesen und bearbeitet werden kann. Um dies zu erreichen, schreiben Sie einen Verteilerblock am Ende des Schreibens, in dem Name und Adresse jedes Vorstandsmitglieds aufgeführt sind. Drucken Sie mehrere Exemplare des Briefes aus und senden Sie eine Kopie an jede Person auf der Verteilerliste.
Beim Schreiben an eine kleine Tafel
Wenn Sie sich an einen kleineren Verwaltungsrat wenden, z. B. mit drei oder vier Direktoren, sollten Sie jeden Empfänger nach Namen auflisten. Ihr Adressblock sieht jetzt ungefähr so aus:
Frau Robin Birch, Vorsitzende
Herr Jack Haslam, Direktor
Dr. Olivia Blower, Direktorin
Verwaltungsrat der ABC Property Corporation
123 Stadtstraße
San Francisco, CA 94105
Ihre Begrüßung sollte dann die Namen der Direktoren in derselben Reihenfolge wie der Adressblock aufführen: "Sehr geehrte Frau Birch, Mr. Haslam und Dr. Blower:" Es ist in Ordnung, Vornamen zu verwenden, wenn Sie die Empfänger gut kennen und dies ist Ihre übliche Kommunikationsmodus. Die Etikette verlangt, dass Sie an jede Person einen separaten Brief senden. Drucken und unterschreiben Sie ein Original des Briefes und des Umschlags für jeden Empfänger.
Verwendung der CC-Notation
Wenn sich die Vorstandsmitglieder an verschiedenen Adressen befinden, ist es sinnvoll, jedem Empfänger einen separaten Brief zu schreiben. Hier sollten Sie die Notizen "Höflichkeitskopie" oder "Durchschlagkopie" verwenden, um jeden Empfänger wissen zu lassen, wer sonst den Brief erhalten hat. Fügen Sie dazu die Buchstaben "cc:" gefolgt von den Namen der anderen Empfänger am unteren Rand des Buchstabens direkt unter Ihrer Unterschrift und Ihrem gedruckten Namen hinzu. Hier ist ein Beispiel für die Formatierung:
Frau Robin Birch, Vorsitzende
Verwaltungsrat der ABC Property Corporation
123 Stadtstraße
San Francisco, Kalifornien 94105
Liebe Frau Birke:
Brief
Mit freundlichen Grüßen, Dein Name
CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Sie würden Ihren zweiten Brief an "Mr. Jack Haslam" richten und an "Robin Birch und Dr. Olivia Blower" und so weiter. Es ist eine gute Idee, alle Ihre Kopien zu korrigieren, um sicherzustellen, dass Sie die korrekten Empfänger- und Höflichkeitskopienamen angegeben haben.
