Das Schreiben eines formellen Briefes an einen Verwaltungsrat kann ein einschüchternder Prozess sein. Dies ist Ihre Chance, Ihre Gedanken von den Verantwortlichen zu hören, daher ist es wichtig, den formalen Prozess zu verfolgen. Es hat jedoch keinen Sinn, die Formatierung korrekt vorzunehmen, wenn der Inhalt fehlt oder der Buchstabe grammatische Fehler enthält.
Bevor Sie den Brief an eine Tafel beginnen
In Übereinstimmung mit dem Vorstand wissen Sie, was Sie sagen möchten. Was ist deine Motivation? Was möchtest du erreichen? Ein Beschwerdebrief braucht einen ganz anderen Takt als etwa einen Finanzierungsantrag für ein Projekt.
Nehmen Sie sich Zeit, um sich Notizen zu machen. Notieren Sie, was Sie sagen sollen und warum es Ihnen wichtig ist. Letzteres kann es nicht in den Brief schaffen, aber es kann Ihnen helfen, konzentriert und sortiert zu bleiben. Gibt es eine Dokumentation, auf die Sie sich beziehen müssen, Beweise oder Statistiken, die Sie weitergeben möchten? Halten Sie sie bereit und notieren Sie, warum sie relevant sind.
Ausarbeitung des Briefes
Organisieren Sie zuerst Ihre Notizen. Was ist der größte Punkt in Bezug auf das, warum Sie schreiben? Welche Elemente unterstützen diesen Punkt? Sortiere sie. Dies ist im Wesentlichen Ihre Gliederung, also können Sie jetzt loslegen.
Viele Leute haben Schwierigkeiten damit, einen Brief zu beginnen und denken, dass sie von Anfang an witzig sein müssen, aber es ist wichtiger, klar zu sein. Sagen Sie alles, was Sie dazu sagen müssen, verbessern Sie es dann beim Bearbeiten. Beginnen Sie zunächst mit "Sehr geehrter Vorsitzender Smith und Vorstandsmitglieder", und öffnen Sie dann "Ich schreibe an …". Geben Sie dann Ihren übergeordneten Grund für das Schreiben an.
Folgen Sie Ihrer Eröffnung mit dem wichtigsten Unterstützungspunkt und schreiben Sie ein paar kurze Absätze, die alle Probleme enthalten, die Sie zuvor bemerkt haben.
Denken Sie daran, dies ist ein Geschäft, und diese Leute haben viel auf dem Teller. Sei nicht blumig oder fleckig oder langatmig. Gehen Sie auf den Punkt, seien Sie höflich und unterschreiben Sie respektvoll.
Die Bedeutung der Bearbeitung
In der Realität unterscheidet sich das Schreiben eines Board of Directors nicht wesentlich vom Schreiben eines formellen Geschäftsbriefs, es sei denn, es handelt sich um eine Gruppe von Personen, und es hat möglicherweise mehr Bedeutung, je nachdem, warum Sie schreiben.
Die meisten Leute überstrapazieren das Schreiben, wenn der wichtigste Teil wirklich das Editieren ist. Machen Sie immer eine Pause, nachdem Sie etwas geschrieben haben, damit Ihr Kopf klar wird und Sie mit frischen Augen zurückkehren.
Nehmen Sie mindestens drei Bearbeitungsdurchläufe vor. Suchen Sie nach Grammatikfehlern, nicht benötigten Wörtern und einem übermäßig lockeren Ton. Die Leute halten es oft für falsch, kurz zu sein mit Unhöflichkeit, aber das kurze Schreiben ist stark und auf den Punkt, beides Eigenschaften, die in der Geschäftskorrespondenz gut funktionieren.
Seien Sie trotzdem respektvoll und etwas ehrfürchtig, aber legen Sie nichts zu dick auf.
Kennen Sie Ihren Zweck
Wie bereits erwähnt, ist es wichtig zu wissen, warum Sie schreiben. Es ist möglich, dass die drei häufigsten Briefe, die Sie schreiben müssen, darin bestehen, etwas anzufordern, zurückzutreten oder eine Gelegenheit zu akzeptieren.
Rücktritt: Wenn Sie aus einem Unternehmen, einem Projekt oder sogar aus dem Vorstand selbst austreten, sind Sie dankbar, dass Sie die Gelegenheit dazu hatten. Erklären Sie in vorzugsweise einem Satz, warum Sie zurücktreten - aus persönlichen Gründen, um eine neue Gelegenheit zu erkunden, weil Sie sich nach einer Veränderung sehnen - ohne Details zu teilen. Halten Sie es kurz und professionell. Wenn Sie können, bieten Sie an, verfügbar zu sein, wenn Sie in der Zukunft benötigt werden.
Akzeptieren: Dies kann ein einzelner Absatz sein, gefolgt von einer Dankeserklärung. Angenommen, Sie sind stolz darauf, die Gelegenheit zu akzeptieren, Sie freuen sich auf Ihren Beitrag und Sie sind dankbar für das Vertrauen des Vorstands. Beschäftigen Sie sich nicht mit Projekten oder Absichten. das ist, wofür Verträge sind.
Anfordern: Geben Sie gleich an, was Sie anfragen. Erkläre warum. Wenn Sie Belege dafür haben, warum die Anfrage gültig ist, dokumentieren Sie dies kurz. Vermeiden Sie Leistungs- oder Ergebnisversprechen, da diese nur in einem Vertrag oder Projektplan angegeben werden sollten, wenn Sie über Verhandlungsfähigkeit verfügen. Ich danke ihnen für ihre Rücksichtnahme und biete an, verfügbar zu sein, falls sie Fragen haben oder eine Klärung benötigen.
