Auf einem Industriestandort ist immer viel los, vor allem, wenn das Endergebnis eines Unternehmens von dem Bericht abhängt, den Sie nach dem Besuch den Unternehmensführern übermitteln. Der einfachste Teil Ihrer Arbeit besteht darin, die Mitarbeiter der Anlage dazu zu bringen, Sie zu den Büros und Arbeitsbereichen zu führen, die Sie bewerten müssen. Der schwierige Teil besteht darin, sicherzustellen, dass die Tour, die Sie durchführen, und die Vorträge eine genaue Darstellung der Punkte von Interesse sind, die Sie mit der Untersuchung und Bewertung beauftragt haben. Wenn Sie die Bewertung abgeschlossen haben, erstellen Sie einen Bericht über Industriebesuche, um Ihre Ergebnisse zusammenzufassen.
Kenne das Gesetz
Es ist wichtig anzumerken, dass ein Bericht über Industriebesuche nicht unbedingt eine gesetzliche Anforderung ist, sondern aus Informationen besteht, die von einigen Arbeitgebern freiwillig erstellt wurden, um die Sicherheits- und Risikomanagementprogramme des Unternehmens zu bewerten. Es ist keine Anforderung des Bundesgesetzes über die Sicherheit und Gesundheit von Berufen von 1970, bekannt als OSHA. Jeder Bundesstaat hat jedoch seine eigenen Anforderungen unter OSHA, daher sollten Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Regeln kennen. Ein Bericht über Industriebesuche kann hilfreich sein, um potenziellen Versicherern Sicherheits- und Risikomanagementinformationen zu präsentieren, und hilft einer Organisation auch bei der Ermittlung von Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen für die Mitarbeiter.
Seien Sie gründlich und machen Sie sich Notizen
Um einen qualitativ hochwertigen Bericht über Industriebesuche zu verfassen, ist es wichtig, verschiedene Methoden zur Informationserfassung zu verwenden: Tragen Sie ein Pad, einen Stift oder ein digitales Gerät, um sich Notizen zu den von Ihnen gesammelten Themen zu machen. Verfolgen Sie Beobachtungen und sammeln Sie Handouts, die Sie von Ihrem Gastgeber erhalten haben. Überlegen Sie sich Ihren Besuch und notieren Sie sich am Ende des Arbeitstages. Dies ist besonders wichtig für mehrtägige Industriebesuche.
Fragen stellen
Zögern Sie nicht, Fragen zu stellen und nach detaillierten Antworten zu suchen. Fordern Sie Belege an und verfolgen Sie die Besonderheiten. Notieren Sie das Datum oder die Daten Ihres Besuchs, die Filiale und den Standort, die Anzahl der Angestellten und die Quadratmeterzahl des Gebäudes. Das Anhängen einer Karte der besuchten Gebiete ist ebenfalls hilfreich. Notieren Sie sich die verschiedenen Abteilungen, die Anzahl der Mitarbeiter in jeder Abteilung und die Namen der Personen, mit denen Sie sprechen.
Wissen, was Sie mit einschließen
Beginnen Sie den Bericht über den Industriebesuch, indem Sie die Ziele Ihres Besuchs angeben, und verfolgen Sie alle Beobachtungen darüber, ob das Ziel erreicht wurde. Bestimmte Details zu den Zielen sind ebenfalls hilfreich. Fügen Sie so viele Details wie möglich zu Inspektionen, Arbeits- und Sicherheitspraktiken sowie zu den verschiedenen anderen Elementen des Industriestandortes hinzu, die Sie besuchen. Sicherheitsausrüstung vor Ort und andere Merkmale, die die Sicherheit der Mitarbeiter (und gegebenenfalls der Kunden) gewährleisten, sollten beachtet werden.
Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen zusammenfassen
Ihr Bericht sollte Informationen zu den Richtlinien, Abteilungen und Verfahren enthalten, die für die Gewährleistung der Sicherheit verantwortlich sind. Überprüfen und fassen Sie Zusammenfassungen von Sicherheitsprotokollen zusammen, die häufig Fahrzeugwartungsprotokolle, Drogentestverifizierung und OSHA-Sicherheitsprotokolle umfassen. Informationen zur Arbeiterkompensation können ebenfalls enthalten sein. Es ist hilfreich, ein Glossar oder einen Index zu erstellen, der die während Ihres Besuchs erhaltenen Anhänge aufzeichnet, die Sie freigeben müssen. Erstellen Sie auch eine einseitige Zusammenfassung, in der die wichtigsten Informationen in Ihrem Bericht zusammengefasst sind. Platzieren Sie es auf der Vorderseite des Präsentationsmaterials, damit diejenigen, die einen Überblick über Ihren Besuch benötigen, auf dieser Seite schnell das bekommen, was sie benötigen.
Empfehlungen geben
Ihr Bericht sollte auch Schlussfolgerungen und Empfehlungen enthalten, die auf Ihren Beobachtungen während des Besuchs basieren. Seien Sie aufrichtig, objektiv und prägnant bei der Herstellung. Verwenden Sie Diskretion, wenn Sie vertrauliche Informationen hinzufügen, die sich aufgrund Ihrer Präsenz vor Ort ergeben haben. Ihre Empfehlungen für verbesserte Sicherheitsmaßnahmen sind möglicherweise einer der wichtigsten Bestandteile des Berichts. Wenn ein Unternehmen keine regelmäßigen Sicherheitsschulungen und Updates zu bewährten Methoden anbietet, beachten Sie, wie dies in die Unternehmenskultur integriert werden kann. Empfehlungen können sowohl proaktiv als auch reaktiv sein, insbesondere wenn veranschaulicht wird, wie das Unternehmen und seine Mitarbeiter im Notfall auf den Arbeitsplatz reagieren sollten. Es sollten auch Anstrengungen zur Katastrophenvorsorge unternommen werden.
Sei dein eigener Editor
Nachdem Sie Ihre Notizen erstellt und den Bericht geschrieben haben, stellen Sie sicher, dass er den Anforderungen der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Länge und erforderlichen Inhalt entspricht. Wenn dies nicht für Sie vorgesehen ist, zielen Sie auf einen fünfseitigen Bericht mit unterstützenden Anlagen. Stellen Sie sicher, dass die Berichtsseiten nummeriert sind. Durch das Hinzufügen von Titeln, Aufzählungspunkten und Unterüberschriften wird der Inhalt organisiert und die Lesbarkeit verbessert. Überprüfen Sie die Fakten anhand Ihrer Notizen vor Ort. Führen Sie die Rechtschreibprüfung natürlich immer durch und geben Sie dem Bericht anschließend eine zweite Lesezeit durch, um etwaige Fehler aufzufangen. Und am wichtigsten ist es, den Bericht über die Industriestandorte unverzüglich vorzulegen.
