Die Fortschrittsberichte sind klar formuliert und haben ein formelhafteres Design als vierteljährliche Berichte. Letztere unterscheiden sich in ihrem Format von Geschäft zu Geschäft und von Einrichtung zu Einrichtung. Die folgenden grundlegenden Richtlinien gelten jedoch für beide: Achten Sie auf Ihr Publikum und dessen, was es im Bericht erwartet, und halten Sie Ihr Schreiben klar und präzise, mit einem ernsten, unkomplizierten Ton und einem präzisen, offenen und zuverlässigen Stil.
Artikel, die Sie benötigen
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Daten und Informationen sind anzugeben
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Ein gutes Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word
Verwenden Sie das traditionelle Memo-Format sowohl für den Fortschrittsbericht als auch für den vierteljährlichen Bericht. Beginnen Sie mit dem Datum, dem Namen und der Position der Person, an die der Bericht gesendet werden soll, Ihrem Namen und Ihrer Position sowie einem klaren, präzisen Betreff. Die Betreffzeile für einen Fortschrittsbericht könnte beispielsweise "Fortschritt bei Datenintegrationsprojekt" lauten. Die Betreffzeile für einen vierteljährlichen Bericht ist oft weniger spezifisch und besagt lediglich "Quartalsbericht für Datenabteilung, drittes Quartal 2010". Wenn es sich bei dem vierteljährlichen Bericht um einen Bericht handelt, der zu derselben Person gehört, stellen Sie sicher, dass Sie das genaue Format kennen, das die Person erwartet.Der Leser muss alle eingehenden Daten schnell aufbereiten und erwartet, dass in jedem Bericht bestimmte Informationen an derselben Stelle gefunden werden.
Öffnen Sie einen Fortschrittsbericht mit einer Zusammenfassung des Fortschritts, z. B. „Das Datenintegrationsprojekt verläuft planmäßig und unter dem Budget“. Wenn Sie etwas Bestimmtes suchen - Hilfe von einem anderen Mitarbeiter oder einer anderen Abteilung, zusätzliches Geld usw. - Listen Sie es sofort auf, um sicherzustellen, dass es vom Leser nicht übersehen wird. Öffnen Sie den vierteljährlichen Bericht auf ähnliche Weise, indem Sie die im Bericht enthaltenen Informationen zusammenfassen.
Beschreiben Sie den Hintergrund des Projekts, der auf Wunsch in die Fortschrittsübersicht aufgenommen werden kann, indem Sie die Details schnell zusammenfassen und deren Zweck und Zeitplan beschreiben. Im Rahmen des vierteljährlichen Berichts können Sie den seit dem letzten Bericht erzielten Fortschritt berücksichtigen, wobei sowohl das Gute als auch das Schlechte berücksichtigt werden. Denken Sie daran, dass Sie offen und ehrlich sein wollen.
Geben Sie im Fortschrittsbericht alle beendeten Arbeiten an und verwenden Sie Aktionsverben, um zu betonen, dass diejenigen, die an dem Projekt arbeiten, fleißig waren. Sie können auch bestimmte Daten angeben, an denen Phasen des Projekts abgeschlossen wurden oder wenn ein Teil des Projekts aktiv war oder online gegangen ist oder was auch immer das Ziel ist. Beginnen Sie an dieser Stelle im vierteljährlichen Bericht und geben Sie im entsprechenden Format die erzielten Fortschritte an. Listen Sie Probleme auf, die gelöst werden müssen.
Geben Sie in einem Fortschrittsbericht Details zu allen Problemen an, mit denen Sie konfrontiert sind, Strategien zu deren Lösung und Zeitplan für deren Lösung oder Erklärung, warum das Problem weiterhin besteht.
Legen Sie im Arbeitsbericht den Arbeitszeitplan zusammen mit den Leistungen fest, die Sie im kommenden Zeitintervall erwarten. Sie können den Bericht mit einer Gesamtbewertung des Projekts und dem bisher Erreichten abschließen. Prognostizieren Sie im Quartalsbericht die anstehenden Chancen und Herausforderungen sowie die erwarteten Ergebnisse und wichtigen Aktivitäten. Vielleicht enden Sie mit einer Bitte um Kommentare, Feedback und Ideen.
