Wenn Ihr Job regelmäßig Briefings an Manager oder leitende Angestellte Ihrer Abteilungsfunktionen beinhaltet, besteht die Chance, dass Sie diese Aufgabe in Quartale oder Dreimonatsbereiche unterteilen. Viele Organisationen verwenden vierteljährliche Zeiträume für Buchhaltungs- und Finanzvorgänge. Daher benötigen sie ein Briefing, das diesem Zeitrahmen entspricht. Ein vierteljährlicher Bericht sollte eine Zusammenfassung und Informationen über den Geschäftsverlauf, Highlights, Herausforderungen und Ziele enthalten, die in diesem Zeitraum erreicht wurden. Sie können sogar Einzelberichte enthalten, die Ihren Bericht durch tatsächliche Ereignisse während des Quartals zum Leben erwecken können.
Vorherige Quartalsberichte studieren
Wenn dies der erste vierteljährliche Bericht ist, den Sie schreiben, überprüfen Sie die vorherigen - vierteljährlichen oder jährlichen Berichte. Möglicherweise gibt es Informationen zum Jahresende, die Sie in diesen vierteljährlichen Bericht übernehmen möchten. Möglicherweise gibt es auch ein bevorzugtes Format für Ihren vierteljährlichen Bericht. Es ist wahrscheinlich in Ordnung, wenn Sie weitere relevante Informationen hinzufügen. Halten Sie sich jedoch an das gleiche Format, sofern nicht anders angegeben. Wenn Sie noch keine Vorlage aus früheren Berichten haben, erstellen Sie eine, damit Sie diesen Schritt nicht im nächsten Quartal erneut erstellen können.
Bestimmen Sie Ihre Informationsquellen
Sofern der vierteljährliche Bericht nicht ausschließlich in Ihrem Zuständigkeitsbereich liegt, benötigen Sie wahrscheinlich Informationen aus anderen Quellen oder Abteilungen. Wenn für Ihren Bericht beispielsweise Finanzdaten erforderlich sind, wenden Sie sich an den Buchhaltungs- oder Finanzbereich und fragen Sie nach den Daten, die Sie für dieses Quartal benötigen. Wenn Daten für das vorangegangene Quartal verfügbar sind, fragen Sie auch danach, falls Sie Vergleiche zwischen zwei Quartalen anstellen möchten.
Überprüfen Sie die Business-Themen für die Berichterstellung
Sammeln Sie Informationen zu den Geschäftsthemen, die Sie in Ihrem vierteljährlichen Bericht überprüfen. Wenn Sie zum Beispiel ein Projektmanager einer Beratungsfirma sind und der Zweck des Berichts darin besteht, das Führungsteam für verschiedene Aufträge auf den neuesten Stand zu bringen, sollten Sie den Namen jedes Kunden und anschließend die Art des Auftrags als Unterthemen wie folgt aufführen:
- Kundenname, Art des Engagements; z. B. Executive Coaching
- Kundenname, Art des Engagements; z. B. Team Development Workshop
- Kundenname, Art des Engagements; z. B. organisatorische Bewertung
Geben Sie für jedes Unterthema eine kurze Beschreibung des Auftrags an, einschließlich der ihm zugewiesenen Mitarbeiter. Wenn Sie der Projektmanager sind, geben Sie Ihren Namen und den Namen des Kunden an, mit dem Sie in diesem Zeitraum kommuniziert haben, sowie eine Beschreibung Ihrer Aktivitäten als Projektmanager. Beschreiben Sie andere Aktivitäten in Bezug auf das Engagement, z. B. die Anzahl der Stunden, die jeder zugeordnete Berater gearbeitet hat, sowie die Ziele, Ziele und Erfolge für jedes Engagement. Zum Beispiel könnten Sie schreiben,
"ABC-Berater John Doe erstellte Teamentwicklungsaktivitäten für einen Workshop am 1. Februar 2019. Ziel des Workshops ist es, die Ergebnisse der am 1. Dezember 2018 durchgeführten organisatorischen Bewertung zu überprüfen und Aktivitäten zu erleichtern, mit denen die Teammitglieder wieder an die Organisationsmission teilnehmen können. "
Sie beurteilen, wie viele Details Sie angeben sollten, basierend auf Länge und Format Ihres Quartalsberichts. Dieser Abschnitt bildet die narrative Komponente Ihres Berichts.
Tabellenkalkulationen sind nützlich
Spreadsheets sind nicht nur für die Darstellung eines Finanzbildes für Ihren Quartalsbericht nützlich, sondern werden auch von Lesern geschätzt, die sich für das Endergebnis interessieren. Sie müssen Ihrem narrativen Bericht nicht mehrere Seiten hinzufügen. Durch die quantitative Darstellung der vierteljährlichen Aktivitäten erhalten Ihre Leser einen Überblick über den Geschäftsfortschritt in Ihrer Region. Wenn Sie dasselbe Beispiel verwenden, wenn Sie über mehrere Aufträge berichten, kann Ihre Kalkulationstabelle das Startbudget, die Brennanalyse, die bisherigen Kosten und das geschätzte Budget für die Fertigstellung sowohl in Dollar als auch in Prozent angeben.
Schreiben Sie die Einleitung und die Schlussfolgerung
Wenn Sie alle Informationen für Ihren Bericht zusammengestellt und einen Entwurf vorbereitet haben, schreiben Sie Ihre Einleitung und Schlussfolgerung. Die Einführung sollte den Zeitraum für Ihren Bericht, Informationsquellen, die Abteilung oder Projekte und das Publikum enthalten. Wenn Ihr Bericht langwierig oder komplex ist, schreiben Sie eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen in einer einseitigen Zusammenfassung. Die Schlussfolgerung sollte die Höhepunkte des Quartals wieder aufgreifen und kurz auf wichtige Probleme des Quartals und die Projektionen für das nächste Quartal eingehen.
