Definieren Sie Kommunikationsbarrieren

Egal wie sehr Sie versuchen, sie zu vermeiden, Kommunikationsbarrieren werden zwischen Mitarbeitern, Managern und Kunden auftauchen. Ein Ausfall der Kommunikation kann zu unnötigen Verzögerungen, Frustration und potenziellem Geschäftsverlust führen. Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, Kommunikationsbarrieren zu überwinden, damit Ihr Geschäft reibungslos läuft.

Was sind Kommunikationsbarrieren im Geschäft?

Kommunikationsbarrieren gibt es überall in der Geschäftswelt, vom oberen bis mittleren Management bis hin zu externen Beziehungen. Kommunikationszusammenbrüche treten organisatorisch auf, z. B. wenn Teammitglieder isoliert sind oder einzeln, wenn eine Person falsch interpretiert oder ignoriert, was ein anderer sagt. Sie können durch zu viele Ablenkungen am Arbeitsplatz oder nicht genug Klarheit über ein Projekt entstehen. Einige Beispiele für häufig auftretende Kommunikationsbarrieren in Ihrem Unternehmen sind:

• Ablenkung. Wenn Sie nicht an einer Unterhaltung teilnehmen, führt dies wahrscheinlich zu einer Fehlkommunikation. Egal, ob Sie von mehreren Unterbrechungen über Multitasking bis hin zu Ihrem nächsten Meeting stürzen, Ablenkung ist ein Hindernis für die Kommunikation, das viele Probleme verursachen kann. Es ist auch eine, die leicht zu beheben ist, wenn Sie lernen, sich zu konzentrieren und im Moment präsent zu sein.

• Schlechtes Management. Wenn Mitarbeiter ihre Manager nicht mögen oder nicht das Gefühl haben, offen mit ihnen zu sprechen, werden die Kommunikationskanäle schnell geschlossen. Manager, die keine Rückmeldungen geben, keine Probleme hören, nicht offen über das relevante Unternehmensgeschäft sprechen können oder Fragen an ihre Mitarbeiter nicht stellen, behindern die Kommunikation, die nicht vorhanden sein muss.

• Mangelnde Konversation Natürlich ist der beste Weg zu kommunizieren ein Gespräch. Heutzutage neigen die Leute jedoch eher dazu, per SMS oder E-Mail zu senden, wenn sie ein Problem zu besprechen haben. Diese Art einseitiger Konversation führt oft zu unnötigen Missverständnissen und Frustration und kann Zeitverschwendung bedeuten. Ein Problem, das in einem direkten, 15-minütigen Gespräch von Angesicht zu Angesicht behandelt werden kann, wird stattdessen zu einem tagelangen, angstauslösenden Wortaustausch, der keine Lösung bietet.

• Physische Barrieren. Wenn sich das Management auf einer anderen Etage des Gebäudes von den übrigen Mitarbeitern isoliert oder die Arbeitsteams separaten Büros zugewiesen werden, werden physische Barrieren geschaffen, die zu einer schlechten Kommunikation führen.

• Persönlichkeitsunterschiede. Die Chancen stehen gut, dass Sie verschiedene Arten von Persönlichkeiten in Ihrem Unternehmen haben. Es besteht auch eine gute Chance, dass einige dieser Persönlichkeiten nicht miteinander verzahnt sind und unterschiedliche Kommunikationsstile haben, was zu Missverständnissen, Stereotypisierung und Stille führt.

• Unklarheit. Im Umgang mit Stakeholdern, Kunden und Mitarbeitern ist es wichtig, klare Unternehmensrichtlinien zu haben. Wenn Sie dies nicht tun, entsteht häufig Verwirrung und Frustration, die dazu führt, dass Sie nicht mit Ihnen Geschäfte machen möchten.

Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihren Arbeitsplatz zu beurteilen, um zu erfahren, wie Menschen miteinander kommunizieren, werden Sie wahrscheinlich diese und andere häufige Beispiele für Kommunikationsbarrieren finden. Einige können schneller gelöst werden als andere, aber alle erfordern eine willige Teilnahme und gute Kommunikationsfähigkeiten von Ihrem Team.

Beispiele für Kommunikationsbarrieren

Nicht alle Kommunikationsbarrieren sind offensichtlich. Es scheint, als würden Sie sich unterhalten und produktiv sein, aber erst später stellen Sie fest, dass nichts wirklich erreicht wurde. So kann ein Teammeeting mit einem Manager mit Kommunikationsbarrieren durchsetzt werden:

Das Team trifft sich um 10:00 Uhr mit dem Manager, um eine bevorstehende Netzwerkveranstaltung zu besprechen. Teammitglieder treffen umgehend ein, aber der Manager führt ein Telefongespräch. Alle sitzen unbeholfen im Raum und wissen nicht, wann das Gespräch endet und wann das Meeting tatsächlich beginnt.

Zehn Minuten später richtet der Manager seine Aufmerksamkeit auf die Menschen im Raum und fragt nach einer Tagesordnung für das Meeting. Niemand hat einen, also muss jemand schnell schreiben. Währenddessen wird der Manager durch einen weiteren Anruf abgelenkt, der dazu führt, dass er das Büro in 15 Minuten verlassen muss, um sich mit jemandem außerhalb zu treffen. Dies führt zu einem eiligen Meeting, bei dem die Leute nicht viele Fragen stellen, weil sie in der jetzt begrenzten verfügbaren Zeit möglichst viel Material abdecken möchten.

Sobald die Besprechung beendet ist und alle wieder in ihren Büros sind, kann das Team ein paar Dinge erkennen: Sie haben nicht einige wichtige Punkte behandelt, die besprochen werden mussten und sie planen die kommende Netzwerkveranstaltung nicht weiter als vor dem Meeting. Kommunikationsbarrieren führten zu Zeitverschwendung und zu geringer Produktivität für alle Beteiligten.

Andere Kommunikationsbarrieren sind unverhohlen, wie das Teammitglied, das Ihre Auftragszeit ohne Angabe von Gründen verpasst, oder der Manager, der sich jedes Mal, wenn Sie versuchen, ein Gespräch zu führen, mit seinem Telefon abspielt. Es kann sich um organisatorische Bürokratie handeln, die verhindert, dass neue Ideen tatsächlich zum Tragen kommen oder dass es innerhalb von Unternehmen nicht möglich ist, soziale Kontakte zwischen den Arbeitnehmern auf verschiedenen Ebenen zu knüpfen.

Externe Kommunikationsprobleme

Wenn Sie sich in einem Geschäft befinden, das Kunden bedient, ist die externe Kommunikation genauso wichtig. Wenn Sie beispielsweise nicht eindeutig bekannt machen, wie lange die Verkaufspreise gültig sind, kann es sein, dass die iraten Kunden darauf bestehen, dass sie nur den Preis zahlen, der einen Monat später liegt. Wenn Sie auf Ihrer Website Kundendienstinformationen bereitstellen, aber keine direkte Möglichkeit, Ihren Kundendienst zu kontaktieren, erhalten Sie möglicherweise öffentliche Beschwerden auf Ihren Social-Media-Seiten, anstatt eine Beschwerde zu erhalten, die schnell und privat erledigt worden wäre.

Ganz gleich, ob die Kommunikationsbarrieren offensichtlich oder subtil sind, sie tragen nicht zum Erfolg eines Unternehmens bei. In der Tat können sie am Ende viel mehr Probleme verursachen, als Sie erwarten.

Absturz von Kommunikationsbarrieren

Sie denken vielleicht, Sie brauchen keine Zeit für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbringen, aber es hat viele Konsequenzen, wenn Sie Kommunikationsprobleme ignorieren. Kommunikationsbarrieren führen zu frustrierten Mitarbeitern und Kunden, die nicht das Gefühl haben, gehört zu werden. Wenn dies geschieht, werden die Mitarbeiter weniger motiviert, was zu mangelnder Produktivität, Kreativität und Innovation führt. Wenn Sie nicht effektiv mit Kunden und Kunden kommunizieren, kann dies sogar zu Geschäftsverlusten führen.

Wenn Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass das, was sie sagen, von Bedeutung ist oder Auswirkungen hat, hören sie möglicherweise auf, zu reden, und kommunizieren nicht, wenn etwas nicht stimmt oder wenn eine Frist nicht eingehalten wird. Dies führt zu Ineffizienzen, Fehlern und einer Unternehmenskultur, die Isolation statt Teamarbeit fördert.

Wenn die Leute nicht das Gefühl haben, dass sie offene Kanäle zur Kommunikation haben, werden viele von ihnen geschlossen und machen einfach die Bewegungsabläufe durch. Dies ist wahrscheinlich nicht das, was Sie in Ihrem Unternehmen erreichen möchten. Deshalb ist es wichtig, eine gute Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern und nach außen mit Kunden, Lieferanten und Kunden zu priorisieren.

Kommunikationsbarrieren überwinden

Kommunikationsbarrieren lassen sich am besten überwinden, indem sie überhaupt verhindert werden. Dies geschieht durch die Festlegung einer klar definierten Richtlinie für Ihr Unternehmen, die die Kommunikation fördert. Es kann ganz einfach sein, ein kurzes Meeting am Morgen einzurichten, um Probleme und Projekte anzusprechen, oder eine komplexere Hierarchie, die festlegt, mit wem sie sich bei einem Problem befassen soll. Auf diese Weise wissen alle, dass sie eine Chance haben, gehört zu werden.

Diese Kommunikationsrichtlinie sollte mit allen neuen Mitarbeitern geschrieben und überprüft sowie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um den aktuellen Technologien und Unternehmenspraktiken Rechnung zu tragen. Bei Bedarf können Schulungen in Kommunikationsfähigkeiten und Ihren spezifischen Kommunikationsrichtlinien nützlich sein, insbesondere für diejenigen, die nicht die besten Kommunikatoren sind.

Selbst wenn die Mitarbeiter wissen, dass sie über eine Anlaufstelle verfügen, die gehört werden muss, ist es für die Mitarbeiter immer noch wichtig, sich aktiv an der Verbesserung der Kommunikation im gesamten Unternehmen zu beteiligen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:

• Sprechen Sie persönlich Wenn möglich, führen Sie ein persönliches Gespräch. Auf diese Weise gibt es keine Verwirrung über Ton oder Bedeutung. Wenn ja, kann sofort gehandelt werden, wodurch Frustrationen und Missverständnisse beseitigt werden. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, den Hörer abzunehmen und zu sprechen, wenn sie sich nicht persönlich treffen können, insbesondere wenn das Problem kompliziert ist. Verwenden Sie E-Mail und Text nur, wenn dies ein letzter Ausweg oder eine kurze Frage ist.

• Begrenzen Sie Ablenkungen. Gespräche erfordern sowohl Sprechen als auch Zuhören. Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich zuhören, indem Sie Unterbrechungen einschränken, Ihr Telefon abstellen und sich auf das konzentrieren, was die andere Person sagt. Dies hilft dabei, Kommunikationsbarrieren zu überwinden und die andere Person dazu zu bringen, sich Gehör und Wertschätzung zu verschaffen. Ablenkungen sollten sowohl persönlich als auch am Telefon begrenzt sein.

• Haben Sie eine Politik der offenen Tür. Ermutigen Sie zu einer Politik der offenen Tür, damit die Menschen jederzeit wissen, dass Sie mit Managern oder anderen Teams sprechen können. Diese Richtlinie sollte sich auf Stakeholder und Kunden erstrecken, die das Gefühl haben, eine geeignete Person in Ihrem Unternehmen zu erreichen, wenn sie ein Problem oder ein Anliegen haben.

• Schaffen Sie soziale Möglichkeiten. Menschen neigen eher dazu, sich mit Menschen zu beschäftigen, die sie kennen. Durch die Schaffung sozialer Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen und durch Networking-Events für externe Kunden können sich die Menschen gegenseitig kennenlernen und die Kommunikationswege öffnen. Wenn sich die Menschen einmal getroffen haben und ein Gespräch geführt haben, werden sie sich wahrscheinlich in Zukunft wohler fühlen.

• Halte es einfach. Ein weiteres häufiges Hindernis für die Kommunikation ist der Versuch, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Sei du selbst. Überlassen Sie den Jargon oder das formale Vokabular gegen persönliche Geschichten und eine klare, prägnante Sprache. Sei freundlich, warm und aufrichtig. Wenn es sich um eine professionelle Beziehung handelt, behalten Sie Ihre Grenzen bei und bleiben Sie dennoch sensibel für das anstehende Problem.

• Bejahen Es ist wichtig, die Erfahrungen anderer Menschen anzuerkennen und entsprechend zu reagieren. Achten Sie auf Körpersprache und Emotionen sowie auf die ausgetauschten Wörter. Seien Sie respektvoll gegenüber den Informationen, die Sie erhalten, und den auftretenden Gefühlen. Stellen Sie Fragen, seien Sie positiv und geben Sie, wenn möglich, hilfreiches und unterstützendes Feedback.

• Denken Sie an Kultur. Denken Sie an Ausdrücke, Gesten und religiöse und politische Überzeugungen, die mit unterschiedlichen Kulturen verbunden sind, während Sie sich unterhalten, damit Ihre Botschaft nicht missverstanden wird. Es ist auch wichtig, Verallgemeinerungen und Stereotypen über kulturelle Gruppen zu prüfen, bevor Sie zu Schlussfolgerungen gelangen. Wie Menschen denken, reagieren und die Welt sehen, kann kulturbedingt stark variieren.

• Priorisieren. Konzentrieren Sie sich auf die Informationen, die Sie übermitteln möchten, anstatt einen Informationsspeicherabzug durchzuführen. Zu viele Informationen auf einmal können dazu führen, dass der Zuhörer überfordert wird und zu Untätigkeit führt. Indem Sie nur relevante Informationen präsentieren, kommunizieren Sie deutlicher, was wichtig ist und was der Empfänger tun muss.

• Korrigieren Sie Ihre Körpersprache. Kommunikation entsteht nicht nur aus Worten. Es kommt auch aus Ihrem Körper. Wie Sie sitzen und sich bewegen, wenn Sie sich mit jemandem unterhalten, sagt oft mehr aus, als es Worte jemals können. Augenkontakt und geeignete nonverbale Gesten sind ein großer Schritt. Vermeiden Sie es, verärgert, gestresst oder abgelenkt auszusehen, um zu verhindern, dass jemand mit Ihnen sprechen möchte.

Mit einigen klar definierten Richtlinien, Schulungen und Praktiken können Sie verhindern, dass Kommunikationsbarrieren Ihr Geschäft behindern, was die Effizienz erhöht.