Durch die präzise Zusammenstellung von Besprechungsprotokollen wird sichergestellt, dass die Teilnehmer sich auf die zugewiesenen Aufgaben konzentrieren, die Missverständnisse reduzieren und die Effizienz nachfolgender Besprechungen verbessern. Die Vorteile klarer und umfassender Sitzungsprotokolle bedeuten, dass Geschäftsinhaber, Führungskräfte oder andere Führungskräfte, die regelmäßig Meetings abhalten, Richtlinien für die Protokollierung festlegen. Diese Richtlinien sollten abdecken, was vor, während und nach dem Meeting passiert.
Vor dem Treffen
Bestimmen Sie, wer Minuten braucht
Das Aufzeichnen von Meeting-Protokollen ist zwar eine scheinbar kleine Aufgabe, erfordert jedoch viel Aufmerksamkeit für Details. Infolgedessen sollte der Protokollführer nur eine minimale Teilnahme an dem Meeting haben. Auf diese Weise können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, um die wichtigsten Punkte des Meetings aufzuzeichnen.
Tipps
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Unternehmen nehmen häufig Exekutivassistenten oder Rezeptionisten ein, um sich ein Protokoll zu machen, da diese Mitarbeiter häufig keine aktive Rolle in der Besprechung selbst spielen.
Verwenden Sie ein standardisiertes Formular
Erstellen Sie Ihr eigenes standardisiertes Protokollformular, das Sie während des Meetings verwenden können. Durch die Standardisierung kann der Protokollierer wissen, wo er Informationen eingeben muss, und die Teilnehmer können das Dokument später lesen. Grundlegende Informationen sollten enthalten:
- Liste der Teilnehmer
- Datum.
- Liste der zu besprechenden Themen.
- Aktionsplan für jedes Thema festgelegt.
- Die Verantwortlichen für die Durchführung dieser Maßnahmen.
Während der Besprechung
Geben Sie die wesentlichen Informationen ein
Füllen Sie vor dem offiziellen Beginn des Meetings wichtige Informationen wie Teilnehmer und Datum aus. Dies verhindert unnötige Zeitverschwendung während des eigentlichen Treffens.
Nur wichtige Informationen aufnehmen
Das Sitzungsprotokoll sollte nicht die gesamte Besprechung abschreiben. Im Gegenteil, das Sitzungsprotokoll zeichnet wichtige Aufgaben und Anweisungen in einem vereinfachten Format auf. Daher sollten Sie Informationen wie die Delegation von Aufgaben, Fälligkeiten, die diesen Aufgaben zugewiesenen Personen und alle anderen anscheinend relevanten Informationen aufzeichnen. Das Sitzungsprotokoll sollte keine allgemeinen Diskussionen oder tangentialen Informationen enthalten.
Fragen zur Klärung
Das Protokoll muss die wichtigsten Punkte des Treffens genau widerspiegeln. Bitten Sie um Klarstellung, ob Informationen, die während des Meetings diskutiert werden, unklar sind. Erraten Sie niemals, oder Sie riskieren ungenaue Informationen oder Auslassungen. Befolgen Sie jedoch bei der Klärung immer die Protokollprotokolle. Einige Meetings verfolgen einen informellen Ansatz, während andere die strukturierten Roberts Rules of Order übernehmen.
Siehe vergangene Minuten
Die aktuellen Minuten, die Sie kompilieren, beziehen sich möglicherweise auf vergangene Besprechungsprotokolle. Dazu müssen Sie das vergangene Meetingprotokoll zum neuen Meeting bringen, sodass Informationen für alle Teilnehmer verfügbar sind.
Nach dem Treffen
Überprüfen Sie die Minuten
Überprüfen Sie das Sitzungsprotokoll auf Tippfehler oder unklare Sätze. Korrigieren Sie diese, bevor Sie die Minuten abschließen. Fehler können zu Verwirrung bei wichtigen Aufgaben führen.
An Teilnehmer senden
Senden Sie das Besprechungsprotokoll zur Bestätigung an die Teilnehmer des Meetings. Dies gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Fehler zu beheben. Informieren Sie alle Teilnehmer, wenn Änderungen vorgenommen wurden.
Finalisieren und ablegen
Wenn alle Teilnehmer das Protokoll genehmigt haben, unterschreiben Sie das Protokoll mit dem Genehmigungsdatum, das neben der Signatur angegeben ist. Anschließend legen Sie die Protokolle auf Ihrem Computer oder in einem Ordner mit anderen Besprechungsprotokollen ab. Halten Sie alle Besprechungsprotokolle zusammen, was einen einfachen Transport zu zukünftigen Besprechungen ermöglicht und einen zentralen Ort bietet, wenn sich jemand auf die Dokumente beziehen muss.
