Der Schatzmeister eines Unternehmens, einer Organisation oder einer anderen Gruppe verfolgt das Budget und die Ausgaben der Gruppe. Wenn Sie die Aufgabe des Schatzmeisters haben, sind Sie für die Erstellung und Vorlage eines Berichts in Verwaltungsratssitzungen verantwortlich. Es gibt einige Punkte, die Sie in diesen Bericht aufnehmen müssen, einschließlich einer Reduzierung der Ausgaben für den Zeitraum und der aktuellen Bestände der Gruppe.
Bereiten Sie vor dem Meeting eine schriftliche Version des Berichts vor. Dieser Bericht sollte vier Punkte enthalten: den Saldo zu Beginn der Periode, die Einnahmen der Periode, die Ausgaben der Periode und den Saldo am Ende der Periode. Drucken Sie für jedes Mitglied, das anwesend sein wird, ein Exemplar und einige Extras aus, und geben Sie die Exemplare aus, bevor Sie mit Ihrer Präsentation beginnen.
Geben Sie den Saldo aller Konten an, die Ihre Gruppe oder Ihr Unternehmen zu Beginn des Zeitraums seit Ihrer letzten Sitzung besaß. Diese Zahl sollte eine Dollarsumme aller Konten sein. Geben Sie keine Cents an, damit die Zahl leicht zu visualisieren und zu merken ist. Dies ist ein guter Ausgangspunkt für den Rest des Berichts.
Geben Sie das Einkommen oder das Geld an, das Sie für den Zeitraum genommen haben. Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, in der das Einkommen jeden Monat gleich oder ähnlich ist, müssen Sie dies nicht weiter vertiefen. Wenn Sie eine große Einkommensquelle haben, die nicht typisch ist, müssen Sie erklären, woher dieses Geld stammt.
Erläutern Sie die Kosten, die Ihre Gruppe für den Zeitraum hatte. Ähnlich wie bei den eingehenden Mitteln müssen ausgehende Mittel nicht eingehend erläutert werden, wenn es sich um wiederkehrende Ausgaben handelt, über die der Verwaltungsrat Bescheid weiß, z. B. Rechnungen über die Versorgungsleistungen oder die Gehälter der Arbeitnehmer. Wenn es einen großen Aufwand gibt, der ungewöhnlich ist, sollten Sie unbedingt erklären, was der Aufwand war und warum er notwendig war.
Geben Sie als Fazit den Saldo aller Konten an, einschließlich Bargeld und Investitionen. Diese Zahl wird von den Vorstandsmitgliedern als Entscheidungsgrundlage für die Ausgaben während der Sitzung verwendet. Fragen Sie vor dem Beenden, ob jemand eine Klarstellung benötigt.
