Virtuelle Assistenten arbeiten als unabhängige Auftragnehmer und bieten Büro- und eine Vielzahl von Dienstleistungen an, die den Amtssekretären, Verwaltungsassistenten und Büroangestellten ähnlich sind. Sie arbeiten in der Regel von einem mit Faxgerät, Computer, Schreibtisch, Drucker und Internetzugang ausgestatteten Heimbüro. Die von virtuellen Assistenten benötigten Softwarearten hängen von ihrer Branche ab. Alle virtuellen Assistenten verwenden einen allgemeinen Satz von Software, um Dienste bereitzustellen und ein Unternehmen zu verwalten.
Desktop-Publishing
Desktop Publishing-Software umfasst Textverarbeitungs-, Präsentations-, Tabellenkalkulations- und Datenbanksoftware. Virtuelle Assistenten, die in der Marketingbranche tätig sind, benötigen Veröffentlichungsprogramme, um Flyer, Websites, Postkarten, Einladungen und verschiedene Arten von Publikationen zu erstellen. Andere Anforderungen umfassen das in Textverarbeitungssoftware enthaltene Add-On, Rechtschreib- und Grammatikprüfung, Thesaurus, Wörterbuch- und Sprachübersetzer.
Transkription
Transkription besteht aus Aufnahme- und Schreib-Diktat; Transkriptionssoftwareprogramme erleichtern das Abspielen einer aufgezeichneten Kommunikation. Der virtuelle Assistent kann die Aufnahme stoppen, starten, zurückspulen und anhalten. Sie können das aufgenommene Protokoll per E-Mail unverändert oder als komprimierte Datei senden. Seit 2011 gehören zu den gängigen Formaten MP3 und WMV. Mehrere Aufnahmeprogramme sind mit verschiedenen Formaten kompatibel.
Buchhaltung
Die Verwaltung eines virtuellen Assistentengeschäfts erfordert Buchhaltungssoftware und Rechnungssoftware. Virtuelle Assistenten, die sich als Buchhalter spezialisieren, sollten ein All-in-One-Buchhaltungssystem verwenden. Diese Assistenten können Rechnungen, Angebote und Angebote erstellen. Rekordzahlungen; und Verfolgung der Arbeitszeit mit einem Programm oder mit verschiedenen Desktop-Publishing-Softwareprogrammen.
Kommunikation
Kommunikationssoftware ist eine weitere Notwendigkeit für virtuelle Assistenten. Die zur Verfügung stehende Fax- und E-Mail-Software bietet Personalisierung und fertige Vorlagen. Virtuelle Assistenten erstellen möglicherweise eine Vorlage, die zu ihrem Geschäftsimage passt. Die Verwendung eines Internet-Telefondienstes reduziert die Kosten für Ferngespräche und monatliche Telefonrechnungen. Für die Online-Nutzung von E-Mail- und Faxprogrammen ist eine gute Internetverbindung erforderlich.
