Es gibt verschiedene Gründe, einen Geschäftsbrief an eines der hunderten ausländischen Konsulate auf der ganzen Welt zu schreiben. Beispielsweise möchten Sie vielleicht Visum- oder Reiseinformationen anfordern, Informationen zu Außenhandelsmöglichkeiten einholen, eine Recherche im Bereich Außenpolitik durchführen oder ein Empfehlungsschreiben für einen Studenten schreiben, der für ein Praktikum ins Ausland reist.
Geben Sie den Namen, den Titel und die Adresse der Person an, an die Sie den Brief richten. Jedes ausländische Konsulat verfügt über eine detaillierte Website mit einem Personalverzeichnis sowie Links zu verschiedenen Abteilungen, über die Sie die Person ermitteln können, an die Sie Ihre Korrespondenz richten sollen.
Befolgen Sie das traditionelle Geschäftsprotokoll, wenn Sie dem Konsulat einen Geschäftsbrief schreiben. Verwenden Sie den vollständigen Namen und Titel der Person, die Abteilung und das Konsulat der jeweiligen Person, formatiert nach dem internationalen Postsystem des Landes. Jedes Land ist unterschiedlich. Befolgen Sie die Anweisungen, die im Abschnitt „Kontakt“ auf der Website des Konsulats aufgeführt sind. Wenn Sie einen Brief in Papierform versenden, geben Sie das Datum in die obere rechte Ecke Ihres Briefes ein. Wenn Sie eine E-Mail senden, geben Sie in der Betreffzeile eindeutig den Zweck Ihrer Korrespondenz an.
Schreiben Sie ein Einführungsschreiben mit einer Erklärung, wer Sie sind, woher Sie kommen, warum Sie schreiben und ob Sie im Namen einer anderen Person oder sich selbst schreiben. Wenn Sie im Auftrag einer Körperschaft, einer Regierungsbehörde, einer internationalen Organisation oder eines Bildungsinstituts schreiben, notieren Sie sich die Zugehörigkeit nach Namen und geben Sie Ihren Titel und Ihre Nachweise an.
Schreiben Sie eine klare Aussage, die den Zweck Ihrer Korrespondenz kurz und prägnant umreißt. Übersetzte oder interpretierte Sprache kann oft zwei Bedeutungen haben. Vermeiden Sie daher Umgangssprache oder Umgangssprache, die von einem fremden Leser nicht ohne weiteres verstanden werden kann. Zum Beispiel sollte der Satz "Ich möchte die Basis mit Ihnen berühren" ersetzt werden durch "Ich schreibe, um Sie nach … zu fragen."
Schränken Sie Ihren Brief auf ein einziges Thema ein und geben Sie genau das gewünschte Ergebnis der Korrespondenz an.
Beenden Sie den Brief mit einem Dankeschön und geben Sie an, wie Sie erreichbar sind. Geben Sie immer Ihren vollständigen Namen an. In einem Brief an ein ausländisches Konsulat dürfen Sie niemals fälschen oder irreführende oder möglicherweise drohende Aussagen machen.
Erkundigen Sie sich bei Ihrer lokalen Poststelle nach den Versandanforderungen und der voraussichtlichen Lieferzeit. Wenn Sie einen frankierten, adressierten Briefumschlag beifügen, um eine schnelle Antwort auf Ihren Brief zu erhalten, vergewissern Sie sich, dass sich auf dem Rückumschlag ausreichend US-Porto befindet.
Tipps
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Die Websites ausländischer Konsulate in den Vereinigten Staaten sind in englischer Sprache verfasst, während ausländische ausländische Konsulate in der Regel in der Muttersprache des Landes mit einem Link zu einer englischen Version verfasst sind.
