Geschäftsbriefe werden zur formalen Kommunikation in Unternehmen und Organisationen verwendet. Im Gegensatz zu zufälliger Korrespondenz, die an nahe Bekannte und Verwandte geschrieben wurde, sollen Geschäftsbriefe dem Empfänger die Informationen kurz und professionell übermitteln. In der Regel umfasst Geschäftskorrespondenz eine Einführung, einen Hauptteil und eine Schlussfolgerung. Unterschiede zwischen den beiden Buchstabenformaten finden sich auch in Satz, Länge, Ton und Schreibstil. Darüber hinaus erfordern Geschäftsbriefe normalerweise einen Aufruf oder eine Antwort nach Erhalt des Schreibens.
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Firmenbriefkopf
Beginnen Sie mit dem Basisunternehmen oder dem formalen Briefkopf. Stellen Sie sicher, dass Ihre Adresse oben angegeben ist, zusammen mit Ihren Kontaktdaten und gegebenenfalls Ihrem Firmenlogo.
Schreiben Sie das Datum. Platzieren Sie die Adresse des Empfängers zwei Zeilen unterhalb des Datums, oberhalb der Anrede. Geben Sie Namen, offiziellen Titel, Firmennamen und die Büroadresse an.
Geben Sie die Anrede zwei Zeilen unter der Adresse des Empfängers ein. Wenden Sie sich an den Empfänger mit "Sehr geehrte Person", gefolgt von Titel und Nachname der Person. Denken Sie daran, nach dem Nachnamen einen Doppelpunkt anstelle eines Kommas hinzuzufügen. Verwenden Sie "Für wen auch immer" oder "Sehr geehrte Damen und Herren", wenn Sie den Namen oder das Geschlecht des Empfängers nicht kennen.
Beginnen Sie Ihren Intro-Absatz nach der Anrede. Sprechen Sie darüber, warum Sie den Geschäftsbrief schreiben und was Sie vom Empfänger anfordern möchten. Geben Sie Ihre Position an, wenn Sie ein Argument vorlegen. Referenzereignisse, Besprechungen oder Einzelpersonen, die dem Leser bekannt oder relevant sind.
Erläutern Sie den Zweck oder Hauptthema Ihres Briefs im Körper. Geben Sie Beispiele an, die Ihre Argumentation, Anfrage oder Ihren Vorschlag unterstützen. Geben Sie Details zu Produktfunktionen und -vorteilen sowie Kundenempfehlungen an, wenn Sie an einen Kunden oder einen potenziellen Kunden verkaufen.
Folgen Sie dem Körper mit Ihrer Schlussfolgerung. Wiederholen Sie Ihre ursprüngliche Anfrage oder Position. Danken Sie dem Leser für ihre Zeit und Rücksichtnahme und teilen Sie ihr mit, wie er Sie für weitere Fragen oder Informationen kontaktieren kann.
Beenden Sie mit einem komplementären Abschluss zwei Zeilen nach dem letzten Satz des Körpers. Geben Sie vier Leerzeichen für Ihre Unterschrift und den gedruckten Namen ein.
Tipps
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Obwohl dies optional ist, können Sie den Zweck des Schreibens bereits am Anfang festhalten, indem Sie vor der Anrede eine Betreffzeile einfügen. Es ist auch üblich, eine Aufmerksamkeitslinie hinzuzufügen, um den beabsichtigten Empfänger deutlich anzuzeigen.
Schreiben Sie kurze und kurze Sätze. Denken Sie daran, dass die Leser jedes Wort in Ihrem Brief eher überfliegen als lesen. Fetter Text, den Sie für den Leser als wichtig erachten. Erwägen Sie bei Briefen, die länger als eine Seite sind, die Gruppierung von Absätzen unter Überschriften oder das Organisieren von Inhalten mithilfe von Aufzählungszeichen und Zahlen.
