Wenn Sie einen internen Geschäftsbrief schreiben, müssen Sie Ihr Publikum verstehen und sich auf ein bestimmtes Ziel konzentrieren. Unabhängig vom Thema sind Überlegungen zu Publikum und Tonus entscheidend, um Konflikte, Verwirrung und Fehlinformationen zu vermeiden. Folgen Sie einer Struktur, fügen Sie alle erforderlichen Details hinzu und korrigieren Sie sie sorgfältig, um den Erfolg sicherzustellen. Es kann oft hilfreich sein, sich Zeit zwischen dem Verfassen des Schreibens und der abschließenden Überprüfung zu geben, um Objektivität aufrechtzuerhalten und die effektivste Schrift zu produzieren. Daher sind sorgfältige Planung und Zeitmanagement wichtige Aspekte des Schreibprozesses.
Erstellen Sie eine richtige Anrede
Erstellen Sie eine angemessene Anrede, um den Brief mit einem geeigneten Ton zu öffnen. Verwenden Sie "Sehr geehrte", "Grüße" oder "Guten Morgen / Nachmittag", um den Brief zu öffnen und dem Leser Respekt und Empathie zu zeigen. Zum Beispiel: "Liebe Kolleginnen und Kollegen."
Erstellen Sie eine Einführung. Fügen Sie in der Einleitung Informationen zum Thema des Briefes hinzu, damit der Leser versteht, was zu erwarten ist. Ihre Einführung könnte so aussehen:
Viele von Ihnen haben sich schon gefragt, wann der Bau in unserem neuen Parkhaus abgeschlossen sein wird. Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass der Bau in der ersten Aprilwoche abgeschlossen sein wird.
Schreiben Sie einen effektiven Textabschnitt und ordnen Sie ihn visuell, um den Leser zu beschäftigen.
Der Body-Absatz enthält die meisten Informationen, daher ist die Organisation besonders wichtig. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, fetten Text oder andere Techniken, um wichtige Informationen hervorzuheben.
Schließen Sie den Brief mit einem Goodwill-Abschluss. Dies bedeutet, dass der Leser einen guten Ton erhält, indem er sich für seine Zeit bedankt. Es beinhaltet auch die Einbeziehung notwendiger Informationen, falls der Leser weitere Fragen hat. Zum Beispiel:
Vielen Dank für Ihre Zeit und Geduld. Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsleitung unter der unten angegebenen E-Mail-Adresse.
Drucken Sie den Brief aus und korrigieren Sie ihn auf Fehler. Finden Sie eventuelle Rechtschreibfehler, Satzzeichen oder Grammatikfehler. Verwenden Sie das Wörterbuch und den Thesaurus, um unhandliche Wörter oder Passivstimme zu überarbeiten und Wiederholungen zu vermeiden.
Tipps
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Denken Sie beim internen Schreiben daran, dass Ihr Dokument von allen Mitarbeitern des Unternehmens gesehen und gelesen werden kann. Halten Sie daher die Informationen ausgewogen, objektiv, zugänglich und geschlechtsneutral.
Warnung
Auch wenn Sie Ihre Geschäftspartner oder Kollegen gut kennen, vermeiden Sie einen informellen oder umgangssprachlichen Ton beim Schreiben. In der schriftlichen Kommunikation ist es wichtig, ein Dokument mit Langlebigkeit zu erstellen, und gelegentliche Wörter und Ausdrücke werden leicht falsch interpretiert.
