Wenn ein Unternehmen Maschinen, Fahrzeuge, Software oder andere Artikel kauft, die aufgrund ihrer langfristigen Verwendbarkeit als Vermögenswerte gelten, werden diese als Investitionen betrachtet. Aufgrund der erheblichen Kosten planen die meisten Unternehmen diese Einkäufe im Voraus. Wenn jedoch Maschinen ausfallen oder neue Technologien die Möglichkeit bieten, Prozesse zu rationalisieren, müssen große Geldbeträge gegen den Nutzen des Kaufs abgewogen werden. Um eine Richtlinie für diese Ausgaben zu erstellen, muss das Management die Historie der Ausgaben des Unternehmens prüfen und Schlussfolgerungen ziehen.
Überprüfen Sie die früheren Buchhaltungsunterlagen, um etwaige Ausgabenmuster für Investitionsgüter zu ermitteln und die jährlichen ungeplanten Ausgaben aufgrund des Austauschs von Geräten zu schätzen.
Erstellen Sie ein Vorlagenbudget, das frühere Erfahrungen und geplante Ausgaben enthält. Schätzen Sie den Prozentsatz ungeplanter Investitionen und fügen Sie eine Wertberichtigung für diese Positionen ein.
Bestimmen Sie, wie Entscheidungen über ungeplante Ausgaben in der Vergangenheit getroffen wurden, und notieren Sie, wie erfolgreiche Entscheidungen formuliert wurden.
Schreibverfahren für die Ermittlung der zu erwartenden Investitionen in das Budget, einschließlich Vorlagen für Angebotsanfragen, Angebotsanforderungen, Zahlungsanforderungen, Bedarfsunterlagen und einer Liste von Überprüfungen und Genehmigungen, die vor dem Einfügen der Kostenposition in die Kostenstelle erfolgen müssen Budget.
Schreiben Sie eine Aktionsliste, die beschreibt, wie Entscheidungen über nicht geplante Ausgaben getroffen werden sollten. Die Due-Diligence-Prüfung für budgetierte Ausgaben sollte einbezogen werden. Außerdem sollte ein System zum Vergleich der erwarteten Ausgaben mit den Annahmen über die Einnahmen und zur Bewertung des Risikos der mit diesem Geld verbundenen Risiken verbunden werden.
Organisieren Sie Ihre Richtlinie mit einer Einführung, in der die Ziele der Richtlinie dargelegt werden, ein Abschnitt, der die geplanten Investitionen und den Prozess ihrer Einbeziehung in das Budget abdeckt, einen Abschnitt über ungeplante Investitionen und wie sie zu bewerten sind, sowie eine Richtlinie zur Festlegung des Betrags Vergütung für ungeplante Investitionen, die in das jährliche Budget aufgenommen werden sollten.
Tipps
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Eine Richtlinie ist nur so gut wie ihre Durchsetzung. Sie müssen während des Prozesses zum Erstellen Ihrer Richtlinie alle betroffenen Manager dazu anhalten, aktiv an deren Formulierung mitzuwirken und schriftliche Genehmigungen für jedes wichtige Element der Richtlinie einzuholen.
Warnung
Seien Sie bereit, Ihre neue Richtlinie zu ändern, wenn sich Anlässe ergeben. Um das Risiko unvorhergesehener Investitionen zu kontrollieren, ist eine starke und reaktionsschnelle Buchhaltungsabteilung erforderlich, die genaue Finanzinformationen sofort bereitstellen kann.
