Laut dem Dokument der EPA (Environmental Protection Agency) der US-amerikanischen Umweltschutzbehörde (EPA), "Leitfaden für die Vorbereitung von Standard Operating Procedures (SOPs)", "" Die Entwicklung und Verwendung von SOPs sind ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Qualitätssystems, da sie den Einzelnen die Informationen zur Verfügung stellen, um eine Arbeit auszuführen richtig und erleichtert die Konsistenz in der Qualität und Integrität eines Produkts oder Endergebnisses. " Daher ist die richtige Vorbereitung von SOPs der Schlüssel für die Schaffung konsistenter Prozesse. Befolgen Sie einige allgemeine Schritte, um SOPs für die Verwendung in Ihrer Organisation vorzubereiten.
Ermitteln Sie, welche Verfahren oder Prozesse in Ihrer Organisation eine Dokumentation erfordern, um konsistent ausgeführt zu werden, und welche Personen am besten für die Erstellung der zugehörigen SOP qualifiziert sind. Ein Teamansatz kann verwendet werden, um sowohl die Notwendigkeit der SOP als auch das Schreiben der SOP zu ermitteln.
Bestimmen Sie ein Nummerierungssystem, um eine angemessene Dokumentenkontrolle Ihrer SOPs zu gewährleisten. Das Nummerierungssystem sollte flexibel genug sein, um eine beliebige Anzahl von SOPs und eine beliebige Anzahl von Revisionen für einzelne SOPs zu ermöglichen. Lassen Sie sich oder eine zugeordnete Dokumentkontrollperson die Hauptliste pflegen, damit keine doppelten Nummern verwendet werden.
Entwickeln Sie eine SOP-Vorlage, die alle organisatorischen SOPs mithilfe von Textverarbeitungssoftware verfolgen. Für administrative oder programmatische Verfahren sollte die Vorlage mindestens eine Titelseite, Verfahren (einschließlich Zweck, Umfang, Zusammenfassung, Definitionen, Personalqualifikationen, Verfahren selbst, Checklisten und Protokollverwaltung), Qualitätskontrolle und Referenzen enthalten. Für technische Verfahren oder Laborverfahren sollte die Vorlage mindestens alle Abschnitte für oben genannte administrative SOPs enthalten, zusätzlich zu Sicherheitsinformationen, Vorsichtshinweisen, Interferenzen, Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien im Abschnitt zu den Verfahren.
Schreiben Sie eine Standardarbeitsanweisung zum Schreiben von Standardarbeitsanweisungen für Ihre Organisation, die als "SOP on SOPs" bezeichnet wird. Verwenden Sie die entwickelte Vorlage und legen Sie Ihre Erwartungen dar, wie alle SOPs vorbereitet werden sollen, z. B. wer den Bedarf identifiziert, wer die Nummer zuweist, welches Format verwendet wird und welche Erwartungen in den einzelnen Abschnitten enthalten sind.
Bereiten Sie den Rest Ihrer SOPs auf der Grundlage der in SOP zu SOPs beschriebenen Methode vor. Nehmen Sie kleinere Änderungen vor, um den Vorbereitungsprozess hinsichtlich Zeit und Qualität der resultierenden Dokumente zu verbessern.
Tipps
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Sehen Sie sich so viele SOP-Beispiele an, wie Sie können, bevor Sie Ihre vorbereiten.
Warnung
Stellen Sie sicher, dass Ihre SOP-Vorlage endgültig ist, bevor Sie sie ausgeben. Jede Änderung bedeutet, dass Sie jede mit dieser Vorlage erstellte SOP überarbeiten müssen.
