Viele Lebensmittelgeschäfte und Restaurants sind bereit, Nahrungsmittel und Getränke an Wohltätigkeitsorganisationen zu spenden. Es könnte Teil ihrer Mission sein, zur Gemeinschaft beizutragen. Behandeln Sie Lebensmittelspenden als Geschäftstransaktion, indem Sie Ihren Spendern geeignete Unterlagen anbieten. Seien Sie bereit, ihnen einen Brief mit einer Bitte und eine Quittung für ihre Spende zu geben. Als Anreiz können Sie für ihr Unternehmen werben, indem Sie ihr Logo oder den Namen in das Werbematerial Ihrer Veranstaltung aufnehmen.
Erstellen Sie eine Liste mit Restaurants und Lebensmittelgeschäften in Ihrer Nähe. Geben Sie ihre Kontaktinformationen wie Adresse und Telefonnummer an.
Bereiten Sie ein Skript vor, das Sie lesen, wenn Sie die Restaurants und Geschäfte aufrufen. Der Zweck des ersten Telefonanrufs besteht darin, Informationen zu sammeln - wer ist der Community-Relations-Manager und ob das Unternehmen Lebensmittelspenden anbietet. Starten Sie das Skript mit einer Einführung von sich, der Organisation und der Veranstaltung. Erklären Sie, dass Sie Nahrungsmittelspenden für Ihre Wohltätigkeitsorganisation oder Ihre Veranstaltung suchen und dass Sie mit einem Community-Relations-Manager sprechen möchten. Beenden Sie Ihr Skript, indem Sie um Spenden bitten und Informationen zum richtigen Kontakt sammeln.
Rufen Sie jedes Restaurant oder Supermarkt an. Folgen Sie Ihrem Skript so gut Sie können, aber sympathisch und spontan sein. Es ist eine gute Idee, von Anfang an eine Beziehung mit dem entsprechenden Ansprechpartner aufzubauen. Die Chancen stehen gut, dass er ein Anforderungsschreiben verlangt. Lassen Sie sie wissen, dass Sie eine senden. Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen müssen, geben Sie eine 30-minütige bis eine Minute Zusammenfassung Ihrer Organisation, des Ereignisses, der von Ihnen gewünschten Anforderungen und einer Telefonnummer an. Bitten Sie ihn oder Sie, Sie zurückzurufen.
Geben Sie einen einseitigen Brief an jedes Restaurant und Geschäft. Dieses Schreiben erläutert die Mission und das Ereignis Ihrer Organisation und dient als offizielle schriftliche Anfrage an den potenziellen Spender. Personalisieren Sie Ihren Brief an den entsprechenden Ansprechpartner. Geben Sie Ihren gemeinnützigen Status und Ihre Bundessteueridentifikationsnummer an. Erwähnen Sie, ob Sie das Essen verwenden, um Gäste, Freiwillige oder beides zu füttern. Geben Sie die Lebensmittel an, die Sie benötigen. Teilen Sie Ihrer Kontaktperson mit, dass Sie sie innerhalb der nächsten Tage anrufen und nachverfolgen werden. Geben Sie Ihren Kontaktnamen und Ihre Telefonnummer ein.
Liefern oder verschicken Sie Ihren Brief und bereiten Sie ein Folgeskript vor. Sie lesen aus diesem Skript, wenn Sie Ihren Kontakt anrufen, um zu sehen, ob er Ihren Brief erhalten hat. Erwähnen Sie, dass Sie vor ein paar Tagen ein Anforderungsschreiben gesendet haben, und Sie bestätigen, dass sie es erhalten haben. Wiederholen Sie Ihre Anfrage, indem Sie Ihren Ansprechpartner fragen, ob er Speisen oder Getränke spenden möchte. Wenn sie „Ja“ sagen, lassen Sie sie wissen, dass Sie eine Quittung für ihre großzügige Spende mitbringen.
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Leere Quittungsbücher können Sie in einem Büro für Bürobedarf erwerben. Einige Läden können Tagesaltigkeiten aus der Bäckerei oder dem Bereich für Produkte anbieten, die noch immer zum Servieren und Zubereiten von Speisen geeignet sind. Nutzen Sie Ihre Veranstaltung als Gelegenheit, um eine langfristige Beziehung zu potenziellen Spendern aufzubauen, die in der Zukunft regelmäßig für Ihre Organisation spenden möchten.
