Während das digitale Zeitalter weniger Papier produziert, steigt der Bedarf an elektronischer Speicherung. Die vom Informationsmanagementteam einer Organisation festgelegten Richtlinien zum Erstellen, Abrufen, Speichern und Löschen von Datensätzen bestimmen die Bedingungen des Lebenszyklus elektronischer Datensätze. Der Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen umfasst die Erstellung, Verwendung, Speicherung und Entsorgung der meisten Unternehmen und Behörden. Einige Organisationen archivieren bestimmte Datensätze, die als unschätzbar angesehen werden, als letzte Phase des Lebenszyklus, wenn sie nicht zerstört werden.
Schaffung
Eine der größten Herausforderungen für ein elektronisches Verwaltungssystem ist die logische und konsistente Dokumentation der Entstehung neuer Datensätze für die zukünftige Verwendung, das Abrufen und die Speicherung. Was ein Protokoll darstellt, wird im Richtlinienhandbuch der Organisation festgelegt, das unter Berücksichtigung der Bundes- und Landesgesetze verfasst wurde. Wenn der Datensatz zu Beginn des Lebenszyklus korrekt identifiziert wurde, ist er leicht zugänglich, bis der Nutzen des Datensatzes abläuft und zerstört wird. Je nach Organisation werden einige Datensätze automatisch vom System erstellt, wenn bestimmte Daten in den Computer eingegeben werden. Andere Systeme benötigen eine Person, um manuell einen Datensatz zu erstellen.
Benutzen
Sobald ein Datensatz elektronisch erstellt wurde, wird er normalerweise verteilt und als Informationsinstrument für geschäftliche oder staatliche Zwecke verwendet. Aus diesem Grund werden Datensätze für einen einfachen Zugriff in einem Repository gespeichert. Während der Aktivierung werden die meisten Datensätze gespeichert, aber der Zugriff erfolgt über eine Datenbank mit identifizierenden Informationen, die den Datensatz kennzeichnen.
Lagerung und Wartung
Nachdem eine Datei verwendet wurde und nicht mehr regelmäßig benötigt wird, wird ein Datensatz häufig als inaktiv gespeichert. Datensätze müssen für den Zugriff gespeichert werden, bevor sie gemäß den als Organisationsrichtlinien festgelegten Regeln zerstört werden. Ein Grund für die Betonung der ordnungsgemäßen Lagerung ist ein Teil des Datenschutzes. Umsichtige Unternehmensrichtlinien befassen sich mit der Sicherheit als einem wesentlichen Teil der Verwaltung verantwortungsvoller Datensätze.
Anordnung
Die Aufzeichnungen müssen für eine bestimmte Anzahl von Jahren zugänglich sein, um den Bundes- und Landesgesetzen zu entsprechen. Die meisten Organisationsrichtlinien zur Aufbewahrung und Disposition von Datensätzen verwenden Bundes- und Landesgesetze als Mindestanforderungen für die Aufbewahrung von Datensätzen. Unternehmen führen Aufzeichnungen zu Rechtsstreitigkeiten, falls sie bestimmte geschäftliche Maßnahmen, die in der Vergangenheit ergriffen wurden, verteidigen müssen. Die Art und Weise, wie Aufzeichnungen entsorgt werden, ist von entscheidender Bedeutung. Da elektronische Dateien von Experten wiederhergestellt werden können, ist es wichtig, dass elektronische Dateien gelöscht werden, ohne dass die Informationen abgerufen werden können.
