Interne Kontrollprüfungen geben dem Management Sicherheit über die Wirksamkeit ihrer Kontrollumgebungen. Die Überprüfungen können von internen oder externen Auditoren durchgeführt werden, werden aber auch von Qualitätssicherungsmitarbeitern oder sogar von Abteilungsleitern durchgeführt. Zu den internen Kontrollen gehören folgende Schritte: Ermittlung des Umfangs des Überprüfungsprojekts; Testen der internen Kontrollen durch Stichproben, Interviews, Begehungen und Beobachtungen; Dokumentation der durchgeführten Tests und ihrer Ergebnisse in standardisierten Arbeitspapieren; und Berichterstattung.
Zusammenfassung
Bereiten Sie eine ein bis zwei Seiten umfassende Zusammenfassung der Überprüfung der internen Kontrolle vor, die die Informationen in den folgenden Schritten enthält.Führungskräfte und Führungskräfte werden anhand der Zusammenfassung die ermittelten Kontrollprobleme und die Pläne des Managements zur Behebung dieser Probleme verstehen.
Geben Sie eine kurze Beschreibung des überprüften Bereichs an, einschließlich relevanter Zahlen wie Geschäfts- oder Abteilungsgröße, Ertrags- oder Aufwandszahlen und Personal. Die Beschreibung ist für Leser hilfreich, die nicht mit den Details des überprüften Bereichs vertraut sind.
Verwenden Sie das Memo für das Management, das bei der Planung der Überprüfung vorbereitet wurde, um den Zweck der Überprüfung durch die interne Kontrolle zusammenzufassen, einschließlich der Funktionen, Bereiche oder Verantwortlichkeiten, die vom Projektumfang ausgeschlossen sind.
Geben Sie eine Zusammenfassung der erkannten Schwachstellen der internen Kontrolle an, einschließlich eines Hinweises auf die Schwere der einzelnen Probleme, und geben Sie kurz an, wie das Management die Schwachstellen beheben möchte. Ein Schwachpunkt der internen Kontrolle kann ein Versäumnis sein, Geldkonten abzustimmen oder einen Tresor oder einen Tresor nicht ausreichend abzusichern.
Fügen Sie eine hochrangige Stellungnahme und / oder eine Schlussfolgerung zum internen Kontrollumfeld bei, die von The Institute of Internal Auditors, einem internationalen Berufsverband, der als weltweit führend in den Bereichen Ausbildung, Zertifizierung, technische Beratung und Forschung anerkannt ist, gefordert wird. (Siehe Referenzen) Meinungen und Schlussfolgerungen werden aus der Bewertung der Ergebnisse der internen Kontrolle und der Bestimmung der Wirksamkeit des Kontrollumfelds abgeleitet.
Unterzeichnen und datieren Sie den Bericht. Entweder der leitende Gutachter und / oder sein Vorgesetzter sollten den internen Kontrollbericht unterzeichnen.
Fügen Sie eine Liste der Personen hinzu, die in den Bericht kopiert werden sollen, sowie Einschränkungen bei der Verteilung oder Verwendung des Berichts. Die Abteilungsleitung, die relevante Führungsebene und die Geschäftsführung sollten in die Verteilerliste aufgenommen werden. Vertriebsbeschränkungen können auftreten, wenn bei der Überprüfung Betrug oder sensible rechtliche Angelegenheiten festgestellt werden.
Detaillierte Ergebnisse, Empfehlungen und Korrekturmaßnahmenpläne
Geben Sie eine Zusammenfassung jeder erkannten Kontrollschwäche an. Verwenden Sie Fakten und statistische Zusammenfassungen der Testdaten, um die Relevanz der Schwäche zu demonstrieren. Bewerten Sie jede Schwäche nach Schweregrad und listen Sie Schwachstellen von der schwersten bis zur geringsten auf.
Fügen Sie eine Empfehlung zur Korrektur der Kontrollschwäche bei, falls dies von der Unternehmenspraxis oder vom Management verlangt wird. Stellen Sie ausreichend Details zur Verfügung, damit ein Leser genau verstehen kann, welche Schritte zur Lösung des Problems zu ergreifen sind.
Korrekturmaßnahmen des Managements in den internen Kontrollbericht aufnehmen, wenn dies von der Unternehmenspraxis oder vom Management verlangt wird. Die Einbeziehung von Korrekturmaßnahmen dokumentiert die Verpflichtung des Managements zur Änderung und ermöglicht auch eine präzise Nachverfolgung der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
Geben Sie ein bestimmtes Datum für die Durchführung des Korrekturplans und den Namen der für die Maßnahme verantwortlichen Person zum Nachweis der Verantwortlichkeit an.
