Die Erstattung von Kilometern in Kalifornien unterliegt sowohl dem Arbeitsgesetzbuch (Abschnitt 2802) als auch dem California Code of Regulations, Titel 8, Abschnitt 13700-13702. Wenn ein kalifornischer Arbeitgeber verlangt, dass ein Angestellter einen offiziellen Firmenbetrieb führt, muss er entweder dem Mitarbeiter ein Fahrzeug zur Verfügung stellen, für das alle Kosten übernommen werden, oder dem Angestellten die Fahrkosten erstatten. Das kalifornische Gesetz bietet Arbeitgebern ein gewisses Maß an Flexibilität bei der Bestimmung, wie die Mitarbeiter Kilometer und Fahrkosten zu erstatten sind.
Meilenrückerstattung
Nach dem kalifornischen Gesetz ist die Erstattung der Kilometerleistung definiert als der Betrag, der den Mitarbeitern für alle "notwendigen Kosten gezahlt wird, die beim Betrieb von Fahrzeugen entstehen, die der Mitarbeiter für die Arbeit zur Verfügung stellt". Die Erstattung der Meilen ist nicht auf die Gaskosten beschränkt, sondern muss den Mitarbeiter für zusätzliche Faktoren wie Fahrzeugabwertung, Reparaturen und Versicherungskosten entschädigen. Der reguläre Arbeitsweg des Arbeitnehmers ist nicht entschädigungspflichtig, es sei denn, der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer während des Arbeitsweges Beschränkungen auferlegt, verlangt, dass der Arbeitnehmer für die Arbeit zur Verfügung steht, oder weist ihn an, Arbeiten auf der Reise auszuführen. Das kalifornische Gesetz schreibt vor, dass ein Arbeitgeber tägliche Aufzeichnungen über die erstattungsfähigen Laufleistungen führt und außerdem verpflichtet, dass die Erstattungszahlungen bis zum Ende des Monats geleistet werden müssen, der auf den Monat folgt, in dem die Fahrerlaubnis stattgefunden hat, oder wenn der Arbeitnehmer den Antrag gestellt hat. In Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007) stellte das Gericht fest, dass es drei akzeptable Wege gibt, mit denen ein kalifornischer Arbeitgeber die Fahrtkosten erstatten kann - die Methode der tatsächlichen Kosten, die Methode der Meilenrückerstattung und die Pauschalgebühr " Methode.
Methode "Ist-Kosten"
Bei der tatsächlichen Kostenmethode müssen die Mitarbeiter dem Arbeitgeber detaillierte Kostenaufstellungen vorlegen. Diese Aufzeichnungen würden die tatsächlichen Kosten für jede der erstattungsfähigen Komponenten des Betriebs eines Fahrzeugs umfassen und müssten anteilige Kosten wie Reifen, Öl, Versicherung und Abschreibung enthalten. Der Mitarbeiter müsste den Anteil der gesamten Lenkzeit berechnen, der arbeitsbezogen war, und diesen Prozentsatz zur Berechnung der anteiligen Beträge verwenden. Der Mitarbeiter würde auch die Gaskosten übernehmen. Diese Methode ist zwar wahrscheinlich die genaueste, erfordert jedoch eine ausführliche Berichterstattung durch den Arbeitnehmer und eine zeitaufwendige Überprüfung der Fakten durch den Arbeitgeber.
Methode "Meilenrückerstattung"
Um die Meldepflicht etwas zu verringern und den Arbeitnehmern dennoch eine angemessene Erstattung zu gewähren, können Arbeitgeber die Methode zur Erstattung von Fahrleistungen verwenden. Diese Methode sieht eine monatliche Erstattung von Kosten auf der Grundlage des Erstattungssatzes für den Meilenstein des Internal Revenue Service vor, der nach Ansicht des California Department of Labor Standards Enforcement ein angemessener Erstattungssatz für alle beim Fahren anfallenden Kosten ist. Wenn Mitarbeiter oder Arbeitgeber nicht einverstanden sind, dass der Satz akzeptabel ist, kann die Zahlung vom IRS-Satz abweichen. Die belastende Partei muss jedoch nachweisen, warum dies der Fall sein sollte. Bei der Meilenrückerstattung müssen Aufzeichnungen über jede gefahrene Meile und das Datum, an dem die Fahrt stattfand, noch aufbewahrt werden.
Methode "Pauschale"
Die Erstattungsmethode "Pauschalbetrag" ermöglicht es einem Arbeitgeber, die Fahrkosten der Mitarbeiter durch Erhöhung der Gesamtentschädigung zu kompensieren. Dies kann eine festgelegte Zahlung sein, die oft als "Autokredit" bezeichnet wird, oder eine Erhöhung der Grundentschädigung. Wenn der Arbeitgeber die Basis oder Provision erhöht, ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, die Höhe der Entschädigung zu ermitteln, die dem Arbeitnehmer die Fahrzeugkosten erstatten soll. Die Option zum Pauschalbetrag kann geeignet sein, wenn Mitarbeiter häufig aus beruflichen Gründen dieselben Reisen unternehmen.
