Richtig gemacht, können Meilenrückerstattungszahlungen einen Steuerabzug für Unternehmen darstellen und vom steuerpflichtigen Einkommen des Arbeitnehmers ausgeschlossen werden. Um diese günstige Steuerbehandlung zu erhalten, müssen Unternehmen und Mitarbeiter jedoch einige Richtlinien für den Internal Revenue Service einhalten. Mitarbeiter, die die Meilen nicht vollständig erstattet haben, können den nicht erstatteten Teil in Abzug bringen.
Abzugspflichtige Pläne zur Wiedereinstieg
Der Arbeitgeber ist nicht gesetzlich verpflichtet, den Mitarbeitern entstandene Kilometer zu erstatten. Viele entscheiden sich jedoch dafür, weil die Geschäftskosten steuerlich abzugsfähig sind. Damit ein Unternehmen den Kilometerstand als Steuerabzug geltend machen kann, muss es eine Dokumentation über alle Ausgaben führen, die es für den Fahrbetrieb erstattet. Zum Beispiel muss ein Mitarbeiter, der die Rückerstattung von auf einer Geschäftsreise erworbenem Gas wünscht, den Gasbeleg vorlegen, um eine Rückerstattung zu erhalten. Für Meilen, die als Teil des normalen Arbeitsweges zurückgelegt wurden, können die Mitarbeiter nicht erstattet werden.
IRS-Standard-Flugleistungspläne
Um den Aufzeichnungsprozess zu vereinfachen, ermöglicht der IRS den Unternehmen die Rückerstattung von Mitarbeitern auf der Grundlage einer Standard-Kilometerleistung. Dieser Tarif ist so ausgelegt, dass er die durchschnittlichen Kosten für Gas, Wartung, Reparaturen, Lizenzen, Kfz-Versicherung, Registrierung und Abschreibung pro Kilometer berücksichtigt. Die übliche Kilometerleistung betrug 56 Cent pro Meile ab dem Steuerjahr 2014, sie wird jedoch regelmäßig aktualisiert. Im Rahmen dieses Meilenrückerstattungsplans muss der Mitarbeiter nur ein Protokoll der Fahraktivitäten führen und den Geschäftszweck für jede Fahrt notieren.
Besteuerung von Meilenerstattungszahlungen
Solange das Unternehmen einen rechenschaftspflichtigen Plan hat, muss der Mitarbeiter keine Meilenrückerstattung als Einkommen ausweisen. Als verantwortungsbewusster Plan muss der Mitarbeiter überprüfen, dass die Ausgaben geschäftsbezogen sind, die Ausgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums weiterleiten und die überhöhten Rückerstattungen zurücksenden. Wenn der Arbeitgeberplan diese Standards nicht erfüllt, handelt es sich um einen nicht anrechenbaren Plan, und die Erstattungen sind steuerpflichtig. In dieser Situation werden Erstattungen zusammen mit anderen Löhnen im jährlichen W-2 des Arbeitnehmers ausgewiesen.
Steuerabzüge für Mitarbeiter
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kilometerkosten nicht vollständig erstattet, können Sie den nicht erstatteten Teil möglicherweise als Einzelposten abziehen. Nicht erstattete Mitarbeiteraufwendungen werden auf dem Formular 2106 als Geschäftsaufwendungen für Mitarbeiter ausgewiesen. Zur Berechnung der Kosten können Sie entweder alle fahrzeugbezogenen Aufwendungen addieren, die Sie für die Arbeit entstanden sind, oder Sie verwenden den IRS-Standard-Kilometerstand. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Meilen aus dem normalen Arbeitsweg zurücklegen. Verschiedene Einzelpostenabzüge wie die Betriebsausgaben von Mitarbeitern sind erst dann abzugsfähig, wenn sie 2 Prozent Ihres bereinigten Bruttoeinkommens übersteigen.
Andere Kilometerkosten
Neben den nicht erstatteten Kilometerkosten für Geschäftsreisen können Steuerzahler auch Meilen für Arztbesuche, Umzüge und Meilen für gemeinnützige Organisationen abziehen. Der IRS ermöglicht Steuerpflichtigen einen Abzug von 23,5 Cents pro Meile für medizinische Besuche und Umzüge und 14 Cents pro Meile für gemeinnützige Organisationen. Steuerzahler können medizinische Laufzeiten als medizinische Kosten nach Schedule A abziehen. Meilen für wohltätige Zwecke können in gemeinnützigen Abzügen enthalten sein, die auch in Schedule A aufgeführt sind. Laufende Kilometer werden auf Formular 3903 abgezogen.
