Eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) ist ein Dokument, in dem Sie Auftragnehmer dazu auffordern, für die von Ihnen gewünschten Arbeiten zu bieten. Darin werden die Details der Aufgaben, die erforderlichen Qualifikationen, die Vertragsbedingungen, die Einreichungsfrist und Anweisungen zur Reaktion beschrieben. Sie senden in der Regel einige Wochen vor dem eigentlichen Antwortvorschlag eine Absichtserklärung an die RFP. Dies gibt dem RFP-Emittenten eine Vorstellung davon, wie viele Antworten zu erwarten sind. Obwohl Sie qualitativ hochwertige RFP- und Letter of Intent-Vorlagen online finden können, ist es ratsam, zunächst Beispiele zu untersuchen, wie Sie darauf reagieren und was Sie einschließen oder auslassen sollten.
Entschlüssele die Details
Bevor Sie auf eine RFP antworten, lesen Sie diese sorgfältig durch. Letztendlich sollte Ihr Antwortvorschlag Details enthalten, wie Sie Ergebnisse erzielen, die die Anforderungen erfüllen. Seien Sie vorsichtig, wenn die RFP-Anforderungen die gewünschten Funktionen nicht eindeutig angeben oder in irgendeiner Weise mehrdeutig sind. Sie möchten nicht feststellen, dass Sie die Anforderungen am Ende des Projekts nicht erfüllen können. Suchen Sie nach Metriken, die definieren, wie Ihre Compliance gemessen wird. Bewerten Sie die Strafen für die Nichteinhaltung und wägen Sie das Risiko ab. Verstehen, wie ein daraus resultierender Vertrag dokumentiert, überwacht und verwaltet wird, um die Vereinbarung durchzusetzen. Wenn der Emittent für Fragen offen ist, wenden Sie sich an ihn, um alles Unklare zu lösen. Dann können Sie Ihre Absichtserklärung mit Vertrauen senden.
Einfaches Beispiel und Gliederung einer RFP-Absichtserklärung
Wenn Sie sich zu einer Antwort entschließen, senden Sie umgehend eine RFP-Absichtserklärung an das Unternehmen, das die RFP ausstellt, dass Sie beabsichtigen, ein Angebot einzureichen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Aktualisierungen oder Änderungen am ursprünglichen RFP erhalten. Antworten Sie nicht mit einem handgeschriebenen Brief oder verwenden Sie eine E-Mail, wenn Sie nicht ausdrücklich dazu aufgefordert werden. Beginnen Sie Ihren Brief, indem Sie angeben, warum Sie interessiert sind. Bestätigen Sie die Frist. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu. Als Beispiel für den Hauptteil Ihres Briefes kann es so einfach sein wie:
"Wir möchten unser Interesse an der referenzierten Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) bekunden und über alle Aktualisierungen informiert werden, bevor wir am gewünschten Datum einreichen."
Sie können natürlich weitere Details angeben. Vermeiden Sie es, klärende Fragen zu stellen, die Ihre Absicht mehrdeutig machen können.
Wie wäre es mit einer Verhandlungszeit?
Preisverhandlungen beginnen in der Regel später, z. B. in der anfänglichen Angebotsphase, wenn Sie die Shortlist erstellen. Sie können sich jedoch dazu entscheiden, ein oder zwei Absätze in die Absichtserklärung aufzunehmen, um den Finanzierungsbedarf des Projekts zu beschreiben. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass ein zu frühes Aufrufen von Finanzangelegenheiten Ihre Chance, einen Vertrag zu erzielen, beeinträchtigen kann.
Senden Sie es sicher
Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Brief ankommt. Senden Sie es per Einschreiben, damit Sie eine Empfangsbestätigung erhalten. (Dieser Postdienst der Vereinigten Staaten bietet diesen Service gegen eine geringe Gebühr an; die aktuellen Preise finden Sie auf der jeweiligen Website.) Sie können die Zustellinformationen auch online verfolgen. Sie sollten dann bereit sein, Ihren tatsächlichen Vorschlag zu verfassen, um die vertraglichen Rechte und Pflichten zu definieren.
