Wenn ein Bauprojekt ausgeschrieben wird, sucht sein Eigentümer einen verantwortlichen, qualifizierten Auftragnehmer, der die Arbeiten zu angemessenen Kosten erledigt. Das Angebotsprozess stellt sicher, dass potenzielle Bieter mit den gleichen Informationen arbeiten, wodurch nicht nur Preise, sondern auch die Gründlichkeit des Angebots verglichen werden können.
Die Chancen für ein erfolgreiches Projektergebnis werden erheblich erhöht, wenn der Eigentümer vollständige sachliche Informationen für die Bieter bereitstellt. Diese Informationen werden als Angebotspaket oder Angebotsdokumente bezeichnet. Diese Dokumente enthalten die Projektpläne, Spezifikationen, Mengenlisten, Zeitplaninformationen und Daten zu bestimmten Geräten oder Produkten, die verwendet werden sollen. Relevante Informationen zu den Standortbedingungen sind ebenfalls enthalten. Eine Kopie des zu unterzeichnenden Vertrages ist häufig Teil des Pakets, um auch den Bietern die Möglichkeit zu geben, den Vertrag zu überprüfen. Die Angebotsunterlagen werden zusammengenommen normalerweise Bestandteil des Vertrags des erfolgreichen Bieters. Angebotsmengen und Stückpreise steuern, wie viel Geld während der Laufzeit des Projekts für laufende Zahlungen fällig wird.
Öffentliche Gebote oder solche mit einer Agentur oder einem staatlichen Eigentümer unterliegen anderen Regeln als private Gebote. Sie müssen im Voraus beworben werden und ermöglichen es qualifizierten Auftragnehmern, zu bieten, wenn sie dies wünschen. Private Eigentümer können das Verfahren auf Auftragnehmer beschränken, die sie als Bieter ausgewählt haben.
Wenn die Bieter die Angebotspakete erhalten, schärfen sie ihre Bleistifte oder starten ihre Schätzsoftware und bestimmen Materialkosten und -verfügbarkeit, benötigte Arbeits- und Ausrüstungsgegenstände, Arbeitsreihenfolge und Zeitplananforderungen. Manchmal treten Probleme auf, wenn sie ein Projekt in Betracht ziehen. Ein Beispiel wäre die Feststellung, dass eine wichtige Komponente eine lange Lieferzeit hat, die mit dem gewünschten Bauzeitplan des Eigentümers in Konflikt steht. Ein anderes typisches Problem tritt auf, wenn die vom Eigentümer gelieferten Mengen nicht mit den Mengen übereinstimmen, wie sie vom Bieter geschätzt wurden. Fragen werden beantwortet, indem Sie vom Eigentümer um Klarstellung gebeten werden. Ein verantwortlicher Eigentümer wird diese Fragen beantworten und neue oder aktualisierte Informationen mit allen Bietern teilen.
Besuche vor Ort werden häufig angeordnet, um Auftragnehmern die Möglichkeit zu geben, potenzielle Probleme zu identifizieren, die möglicherweise kostspielig sind, wie etwa Zugriffsprobleme oder Konflikte mit vorhandenen Strukturen oder Verbesserungen.
Wenn das Gebotsdatum eingeht, können Regierungsbehörden Gebote möglicherweise nicht öffentlich eröffnen. Einige Agenturen schreiben vor, dass das Angebot an den niedrigsten antwortenden Bieter vergeben wird. Dies ist manchmal problematisch, da der Bieter mit dem niedrigsten Angebot möglicherweise einen Fehler gemacht oder die tatsächlichen Kosten des Projekts auf andere Weise falsch berechnet hat, was zu Einschnitten oder zu minderwertiger Arbeit während des Baus führen kann. Private Eigentümer haben normalerweise keine öffentlichen Angebote. Sie haben ein großes Ermessen, andere Kriterien als den Preis für die Auswahl eines Auftragnehmers zu verwenden. Ein Auftragnehmer hat möglicherweise einen höheren Preis, hat aber möglicherweise Effizienzsteigerungen für die Planung festgestellt, um das Projekt beispielsweise schneller online zu bringen.
Unabhängig davon, welcher Prozess verfolgt wird, ob öffentlich oder privat, werden die Angebote auf Vollständigkeit geprüft. Ein Auftragnehmer, der beispielsweise einen Teil der Arbeit ausgeschlossen hat, kann als "nicht reagierend" betrachtet werden, und dieses Angebot kann abgelehnt werden. Informationen, die angefordert wurden, aber nicht übermittelt wurden, z. B. zu Versicherungen oder einer Liste früherer Projekte, können ebenfalls Gründe für die Ablehnung eines Angebots sein. Die Auftragnehmer müssen sorgfältig darauf achten, alle angeforderten Dokumente beizufügen.
Am Ende eines gut geführten Ausschreibungsprozesses geben die Projektbetreiber den Zielvorgaben von Äpfel zu Äpfeln die Kriterien, um den besten Auftragnehmer für die Arbeit auszuwählen.
