Trotz der technologischen Fortschritte in der elektronischen Kommunikation sind Faxgeräte ab 2015 eine wichtige Methode zur Verbreitung von Dokumenten. Faxdeckblätter spielen eine wichtige Rolle bei der Benachrichtigung der Empfänger darüber, wer das Fax erhalten soll und was darin enthalten ist.
Sender und Empfänger
Eine der Hauptfunktionen eines Faxdeckblatts ist die Identifizierung des Absenders und des Empfängers des Dokuments. Obwohl Deckblätter optional sind, kann ein Mangel an grundlegenden Kontaktinformationen dazu führen, dass Übertragungen verloren gehen. Wenn der vorgesehene Empfänger das Fax nicht abhebt, hilft die Warnmeldung "Empfänger" auf dem Deckblatt, dass das Dokument zur richtigen Person gelangt. Außerdem kann ein Faxempfänger, der den Namen des Absenders erkennt, das Dokument möglicherweise schneller ansprechen. Viele Unternehmen haben auf Vorlagen basierende Faxdeckblätter, deren Namen und Logos bereits auf der Seite gedruckt sind.
Dokumentdetails
Ein typisches Faxdeckblatt enthält auch einen Abschnitt, aus dem der Grund für das Senden des Faxes oder Kommentare zum Dokumenteneinzug angegeben werden. Dieser Abschnitt ist nützlich, wenn ein Sender Bedenken hat, ob jemand die Übertragung ernst nimmt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen unaufgeforderten Angebot vorschlägt, kann das Deckblatt dem Empfänger den Vorteil des Durchlesen der Materialien mitteilen. Einzelheiten zu den Dokumenten können den Empfänger auch daran erinnern, dass die gefaxten Materialien einer vorherigen Diskussion oder Vereinbarung folgen.
Datum und Seitennummern
Das Datum der Übertragung und die Anzahl der gesendeten Seiten sind ebenfalls übliche Elemente auf dem Deckblatt. Beides ist wichtig für die Aufzeichnung und Genauigkeit. Ein Datum auf einem Fax lässt den Absender nachweisen, dass er eine bestimmte Frist eingehalten hat. Die Anzahl der Seiten im Fax ist sehr wichtig, um vor unvollständigen Übertragungen zu schützen. Ein Deckblatt könnte "5 Seiten einschließlich Deckblatt" enthalten. Dies weist den Empfänger darauf hin, dass die Übertragung insgesamt fünf Seiten enthalten sollte. Wenn einer fehlt, kann der Empfänger den Absender auf das unvollständige Dokument aufmerksam machen.
Weitere Details
Ein Faxdeckblatt wird auch verwendet, um die Datenschutz- und Sicherheitsinformationen in bestimmten Dokumenten zu übermitteln. Regierungsbehörden, Finanzinstitute und Anwaltskanzleien gehören zu den Organisationen, die möglicherweise Vertraulichkeits- oder Datenschutzerklärungen auf einem Deckblatt enthalten. Diese Erklärung macht den Empfänger auf die heikle Art des Gehäuses aufmerksam und trägt zur Gewährleistung der Verantwortlichkeit beim Schutz vertraulicher Dokumente bei. Faxe können den Empfänger auch rechtlich an vertragliche oder behördliche Auflagen binden. Einige Unternehmen verwenden Faxsendungen zum Versenden von Memo-ähnlichen Dokumenten und fügen nur das Deckblatt mit einer Zusammenfassung oder kurzen Nachricht auf einer Seite ein.
