Als Projektmanager müssen Sie nach Abschluss Ihres Projekts sicherstellen, dass das Projektergebnis die Erwartungen erfüllt. Dann müssen Sie einige endgültige Dokumente ausfüllen und das Projekt schließen. Typische Verfahren umfassen das Einholen von Genehmigungen, die Übertragung des Eigentums und die Freigabe eines Produkts in die Produktion. Normalerweise melden Sie sich für ein abgeschlossenes Projekt an, indem Sie Tests durchführen, um sicherzustellen, dass das Team die Arbeit abgeschlossen hat und Statusberichte aktualisieren, um den Abschluss anzuzeigen.
Abnahmeprüfung durchführen. Informelle Annahmemethoden umfassen das Abschließen einer Installation oder eines Ereignisses. Zu den formalen Akzeptanzmethoden gehören Benutzertests nach Kriterien, die zu einem frühen Zeitpunkt in der Projektplanungsphase festgelegt wurden. Zum Beispiel umfassen Softwareentwicklungsprojekte normalerweise Funktions-, System- und Anwendertests, um nachzuweisen, dass das Produkt wie beabsichtigt funktioniert. Wenn Benutzer feststellen, dass das Produkt nicht ihren Anforderungen entspricht, lehnen sie das Ergebnis ab und müssen vor dem Abschluss des Projekts überarbeitet werden.
Erstellen Sie ein Abzeichnungsdokument. Diese Annahmevereinbarung listet die Projekterfolgskriterien auf. Erstellen Sie beispielsweise eine Checkliste, um ein Berichtssystem zu testen, das die Erfassung der Zeit für die freiwillige Arbeit der Mitarbeiter ermöglicht. Benutzer müssen bestätigen, dass sie ein Intranet-basiertes Formular verwenden können, um nur ihre Stunden für ausgewählte Aktivitäten zu übermitteln und zu überprüfen. Manager sollten nur in der Lage sein, die Einreichungen von Mitarbeitern unter ihrer Aufsicht zu überprüfen. Die Anwendung sollte eine E-Mail an den Vorgesetzten und den Mitarbeiter senden, um sie über die Einreichung zu informieren. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, zusätzliche Aktivitäten zum Einreichungsformular hinzuzufügen.
Erhalten Sie die endgültige Genehmigung des Projektabschlusses von Kunden, Sponsoren und Stakeholdern. Diese Personen können Papierkopien der Annahmevereinbarung unterschreiben oder Online-Vorlagen oder Formulare verwenden, die beispielsweise von der Microsoft Office-Website bereitgestellt werden. Verwenden Sie beispielsweise ein InfoPath-Formular, um den Projektstatus visuell anzuzeigen, indem Sie die bedingte Formatierung verwenden, um Bilder basierend auf dem Projektstatus anzuzeigen und auszublenden.
Tipps
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Senden Sie eine E-Mail-Nachricht anstelle des papiergestützten Abmeldevorgangs. Drücken Sie beispielsweise in Microsoft Outlook die Tasten "STRG / N", um eine neue Nachricht zu erstellen. Klicken Sie im Menü "Optionen" auf die Umschaltfläche "Abstimmungsschaltflächen verwenden". Wählen Sie die Option "Genehmigen; Ablehnen". Geben Sie im Feld "Betreff:" eine kurze Beschreibung des Projekts ein, bei dem sich der E-Mail-Empfänger abmelden soll. Sie können zusätzlichen Text, Grafiken oder Dokumente einfügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden". Ihre Empfänger erhalten eine E-Mail-Nachricht mit der Anweisung "Klicken Sie in der Antwortgruppe oben auf Abstimmen, indem Sie auf Abstimmen klicken". Klicken Sie in Ihrer ursprünglichen Nachricht auf die Schaltfläche "Tracking", um zu sehen, wer genehmigt hat und wer abgelehnt hat.
