E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Arbeitsplätze und Unternehmen. Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation macht einen Eindruck fast so wichtig wie die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und kann länger dauern. Geschäfts-E-Mail sollte immer Professionalität widerspiegeln und einen geschäftlichen Zweck haben. Es ist leicht, in schlechte E-Mail-Gewohnheiten zu verfallen, daher ist eine ständige Kenntnis und Wachsamkeit in Bezug auf E-Mail-Nachrichten für ein professionelles Geschäftsimage unerlässlich.
Betrefffeld
Das Betrefffeld ist genauso wichtig wie der Körper der E-Mail. Dies ist eine professionelle Überschrift für Ihre E-Mail-Nachricht und erfordert Wörter, die dies widerspiegeln. Verwenden Sie die richtige Grammatik im Betreff, ohne Rechtschreibfehler, und verwenden Sie die entsprechenden Groß- und Kleinbuchstaben. Vermitteln Sie den Zweck Ihrer E-Mail in einem kurzen Satz. „Informationen zum Winfield-Projekt“, „Rückfragen zu Ihrem Konto“, „Fragen zur Zeit und Anwesenheits-Software“ sind Beispiele für geschäftsähnliche Betreffzeilen für E-Mail-Nachrichten. Verwenden Sie niemals Slang, unlautere Sprache oder gar beiläufige Ausdrücke wie „Hallo“, „Wie geht es Ihnen?“ Oder „Frage“.
Grüße und Abmeldungen
Nutzen Sie professionelle Begrüßungen und Abmeldungen, um Ihre elektronische Kommunikation mit dem professionellen Geschäftsimage in Einklang zu bringen, das Sie per E-Mail vermitteln möchten. Auch wenn Sie eine langjährige, vertraute Geschäftsbeziehung per E-Mail senden, mit der Sie häufig korrespondieren, halten Sie Ihre Grüße und Abmeldungen professionell und höflich. Für neue und unbekannte Kontakte verwenden Sie bitte "Sehr geehrter Herr Smith" und "Grüße" für Begrüßung und Abmeldung. Für mehr vertraute Kontakte sind "Dear Amy" und "Ich schätze es!" Informeller und dennoch professioneller.
Formatierung, Anhänge und Signaturdateien
Das Formatieren in Geschäfts-E-Mails ist nicht erforderlich und kann dazu führen, dass die E-Mail von Spam-Filtern erfasst wird. Verwenden Sie Anhänge mit Vorsicht und nur mit vorheriger Kenntnis und Zustimmung des Empfängers, insbesondere bei großen Anhängen. Signaturdateien sollten so kurz wie möglich sein.
Sprache und Ton
Sprache und Ton der E-Mail-Kommunikation sollten so professionell sein wie andere schriftliche Mitteilungen. Verwenden Sie Höflichkeit, gute Grammatik, Rechtschreibung, Wortschatz und Satzzeichen. Verwenden Sie gängige Geschäftssprachen, keine Umgangssprache, Obszönitäten oder gelegentliche Ausdrücke. Es ist wichtig, einen nachdenklichen, freundlichen Ton in E-Mails zu verwenden. Schreiben Sie keine E-Mails, wenn Sie wütend, verärgert oder frustriert sind. Es wirkt im Ton, auch wenn es unbeabsichtigt ist. Achten Sie auf die Formulierung von E-Mails genauso wie auf telefonische und persönliche Gespräche mit Geschäftspartnern.
E-Mail-Verbote
Schreiben Sie nicht drei Absätze, wenn ein paar Sätze ausreichen. Verwenden Sie keine E-Mails, um in Ärger oder Ärger zu schimpfen oder jemanden zu disziplinieren. Senden Sie keine E-Mails in Eile - nehmen Sie sich die Zeit, die Empfängeradresse vor dem Senden erneut zu lesen, auf Rechtschreibprüfung zu überprüfen und zu überprüfen. Missbrauchen Sie nicht die Kopie und die Blindkopie in E-Mails. Verwenden Sie keine E-Mails bei der Arbeit für nicht arbeitende Zwecke.
