Telefonkonferenzen bieten eine bequeme Lösung, um Ihr Team zusammenzubringen, um ein Projekt zu besprechen, aktualisierte Informationen zu erhalten und einen Konsens zu erzielen. Viele Unternehmen haben Konferenzdienstleistungsunternehmen unter Vertrag genommen, und diese Unternehmen können dedizierte Telefonnummern und Zugangscodes für das Personal sowie ein Webdienstprogramm zur Verfügung stellen, das Telefonkonferenzsitzungen plant und benachrichtigt. Eine zugewiesene Telefonkonferenznummer bietet jederzeit Flexibilität bei der Durchführung von Konferenzanrufen. Besprechungsbenachrichtigungen können an die Teilnehmer per E-Mail gesendet werden. Budget- oder kostenlose Telefonkonferenzdienste für kleine Unternehmen weisen zum Zeitpunkt der Planung eine Telefonkonferenznummer zu. Daher erfordert das Planen eines Meetings online nur minimale Planung.
Feste Konferenzlinie
Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht oder eine Besprechungsanfrage (wenn Ihre E-Mail-Anwendung über diese Funktion verfügt, z. B. Microsoft Outlook). Geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer im Abschnitt "An" oder "Teilnehmer" ein. Geben Sie das Thema der Besprechung in die Zeile "Betreff" ein.
Geben Sie die folgenden Informationen in den Hauptteil der E-Mail ein oder verwenden Sie die automatischen Felder in der Besprechungsanfrage: Besprechungsdatum Uhrzeit des Besprechungsbeginns (einschließlich Zeitzone) Uhrzeit des Besprechungsendes (einschließlich Zeitzone) Einwahlnummer (Ihre dedizierte Konferenztelefonnummer)) Konferenzcode (falls zutreffend, damit Teilnehmer auf die Konferenz zugreifen können)
Öffnen Sie den Besprechungsanfragezeitplanungsabschnitt und verwenden Sie das Dropdown-Menü neben jedem Teilnehmer, um festzulegen, ob er erforderlich ist oder ob optionale Teilnehmer vorhanden sind (die meisten Programme haben standardmäßig die erforderlichen Teilnehmer). Wenn Zeitpläne online verfügbar sind, überprüfen Sie, ob die gewünschten Teilnehmer während des gewünschten Zeitraums und Datums verfügbar sind.
Fügen Sie eine Agenda oder Besprechungsmaterial an, indem Sie in Ihrer E-Mail-Symbolleiste auf die Schaltfläche "Anhang" klicken. Wenn Sie möchten, geben Sie nach den Details der Konferenzschaltung eine Nachricht in den Hauptteil Ihrer E-Mail ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", um Ihre Besprechungsbenachrichtigung zu senden.
Planen eines Konferenzanrufs mithilfe des Web-Dienstprogramms
Melden Sie sich bei Ihrem Konferenzdienstkonto an, z. B. Premiere Conferencing, Gehe zu Meeting oder kostenlose Konferenz.
Klicken Sie auf die Option "Konferenz planen". Wählen Sie das Meeting-Datum, die Start- und Endzeit (oder Dauer) und die erwartete Anzahl der Teilnehmer aus. Geben Sie den Betreff Ihrer Besprechung in das Feld "Thema" ein. Wählen Sie die Art der Telefonkonferenz aus, indem Sie auf die Option "Gebührenfreie Konferenz" oder "Direktwahlkonferenz" klicken.
Überprüfen Sie die Richtigkeit der Informationen und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zeitplan". Drucken Sie die Bestätigungsseite für die Details der Telefonkonferenz oder speichern Sie die Informationen auf Ihrem Computer.
Klicken Sie auf die Option, um eine E-Mail-Benachrichtigung an Ihre Teilnehmer zu senden. Geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer in die entsprechenden Felder ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", um eine Benachrichtigung mit Einwahlanweisungen und eine Bestätigung an Ihre E-Mail-Adresse an Ihre Teilnehmer zu senden.
Tipps
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Bitten Sie die Teilnehmer, zu bestätigen, dass sie an der Telefonkonferenz teilnehmen. Sie können Ihre E-Mail-Nachricht zustimmend beantworten oder in der Benachrichtigung über die Besprechungsanfrage auf die Schaltfläche "Akzeptieren" klicken. Senden Sie am Tag vor Ihrem Meeting eine Erinnerungs-E-Mail und zusätzliche Informationen. Verlängern Sie beim Planen einer Telefonkonferenz mithilfe des Web-Tools die Dauer oder Endzeit und weisen Sie ein oder zwei mehr Teilnehmer als geplant zu, um sich selbst Flexibilität zu geben. Der Konferenzdienst berechnet Ihnen normalerweise nur die Anzahl der Teilnehmer und die tatsächliche Anzahl der Minuten.
Warnung
Vermeiden Sie Verwirrungen, indem Sie die Besprechungsdetails überprüfen, bevor Sie Ihre Benachrichtigung senden. Einige E-Mail-Anwendungen protokollieren alle Besprechungsanfragen im Kalender, und es werden in Konflikt stehende oder aktualisierte Besprechungen hinzugefügt (wobei der veraltete Termin nicht ersetzt wird).
