Wenn Sie ein leidenschaftlicher Mitarbeiter sind und feststellen, dass einige der Verfahren bei Ihrer Arbeit verbessert werden könnten, können Sie einen Vorschlag zur Einführung neuer Verfahren in Erwägung ziehen. Diese Art von Angebotsschreiben (oder E-Mail) kann als interner Vorschlag klassifiziert werden. Das Schreiben interner Vorschläge unterscheidet sich ein wenig vom Schreiben externer Vorschläge. Da Sie an Personen schreiben, die in derselben Organisation arbeiten wie Sie, verwenden Sie möglicherweise Ihren internen Fachjargon und gehen weniger sensibel mit vertraulichen Informationen um.
Erstellen Sie einen Plan für Ihren Vorschlag. Bestimmen Sie die Zielgruppe, an die Sie den Vorschlag richten. Wenn Sie möchten, dass Ihre Organisation ein neues Buchhaltungssystem einführt, wenden Sie sich beispielsweise an die Buchhaltungsabteilung, möglicherweise an die Geschäftsstelle des Hauptbuchhalters. Bestimmen Sie auch den Zweck Ihres Vorschlags, beispielsweise die Einführung eines bestimmten Buchhaltungssystems. Versetzen Sie sich außerdem in die Fußstapfen der Leser. So können Sie besser verstehen, wie Sie das Publikum von der Annahme Ihres Vorschlags überzeugen können.
Schreiben Sie den Vorschlag. Erklären Sie ganz klar den Zweck Ihres Schreibens. Sie können beispielsweise schreiben: "Ich schreibe diesen Brief, um die Buchhaltung zu bitten, die Einführung des ABC-Buchhaltungssystems in Betracht zu ziehen."
Beschreiben Sie die aktuellen Verfahren in Ihrer Organisation. Zeigen Sie Ineffizienzen in den aktuellen Verfahren. Zum Beispiel kann das derzeitige Buchhaltungssystem für den Betrieb zu zeitaufwändig sein. Außerdem können kostspielige Fehler gemacht werden.
Beschreiben Sie kurz die neuen Verfahren. Umreißen, wie sie sich von den alten unterscheiden würden. Beschreiben Sie zunächst Ihren Vorschlag in wenigen Sätzen. Geben Sie danach so viele Details an, wie nötig. Behalten Sie den Vorschlag kurz und knapp.
Nennen Sie die Argumente, die die Umsetzung der vorgeschlagenen neuen Verfahren unterstützen. Listen Sie die Vorteile auf, die die neuen Verfahren für die Organisation bringen können. Mögliche Vorteile könnten eine höhere Produktivität, eine bessere Qualität der produzierten Waren oder Dienstleistungen, höhere Einsparungen bei den Rohstoffen und eine verbesserte Mitarbeitermoral sein.
Sichern Sie Ihren Vorschlag gegebenenfalls mit allen Dokumenten. Beispielsweise wurden neue Verfahren möglicherweise an anderer Stelle in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Branche getestet. Kennzeichnen Sie alle Begleitdokumente deutlich und geben Sie ihre Bedeutung im Text des Vorschlagsschreibens an.
Machen Sie Angaben dazu, wie die vorgeschlagenen Verfahren in Ihrer Organisation implementiert werden können. Wenn Sie die Einführung eines neuen Buchhaltungssystems vorschlagen, kann die Implementierung schrittweise erfolgen. Seit einiger Zeit können die neuen und die alten Systeme gleichzeitig betrieben werden. Nachdem das neue System getestet wurde, kann das alte System auslaufen.
Bitten Sie jemanden, den Vorschlag zu lesen, bevor Sie ihn abschicken. Bitte um Kritik. Besprechen Sie den Vorschlag und ermitteln Sie die Punkte, an denen er verbessert werden kann. Ändern Sie einige Sätze im Vorschlag, um es überzeugender zu machen.
Senden Sie Ihren Vorschlag.
Tipps
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Verwenden Sie eine einfache Sprache. Wenn Sie bestimmte Begriffe verwenden müssen, geben Sie deren Definitionen an, sofern Sie nicht sicher sind, dass die Person, die den Vorschlag liest, mit ihnen vertraut ist. Bevorzugen Sie auch kurze Sätze, die klar und sachlich sind.
