Bei vielen Abschnitten des Rechnungswesens gibt es strenge Regeln und Vorschriften hinsichtlich der Organisation und was erlaubt ist und was nicht. Dies ist bei Accounting Information Systems nicht der Fall. Es gibt einfach zu viele Meinungen darüber, was ein AIS ist und was es nicht ist. Was das AIS von anderen Informationssystemen unterscheidet, sind die rechtlichen und beruflichen Verpflichtungen, die der Geschäftsführung und den Buchhaltern eines Unternehmens auferlegt werden.
Informationsflüsse
Eine der Funktionen eines AIS ist der Informationsfluss. Es wird hier durch die Verwendung einer Pyramide mit Management oben, mittlerem Management darunter, Operationsmanagement darunter und Betriebspersonal als Basis des Informationsflusses veranschaulicht. Informationen über die Leistung des Unternehmens gelangen durch das Personal auf alle Führungsebenen. Das Top-Management ist gegenüber den Aktionären oder Eigentümern des Unternehmens für die Informationen verantwortlich, die sie erhalten. Zu diesen Informationen über die Leistung des Unternehmens tragen die Kunden und Lieferanten bei, mit denen das Betriebspersonal im täglichen Kontakt steht. Durch die Verwendung dieser Informationen filtert das Top-Management Informationen über das Budget des Unternehmens und Anweisungen, wie die täglichen Interaktionen mit Kunden und Lieferanten geändert oder verbessert werden können. Informationen von Lieferanten und Kunden werden als externe Informationsflüsse bezeichnet. Die Informationen vom Personal über das Management und das Management bis zum Personal werden als interne Informationsflüsse bezeichnet.
Transaktionen abwickeln
Ein weiteres Merkmal des AIS besteht in der Verarbeitung von Transaktionen. Ein AIS verarbeitet zwei verschiedene Arten von Transaktionen. Die Finanztransaktion, bei der es sich um eine monetäre Transaktion handelt, die die Vermögenswerte oder Aktien einer Geschäftsorganisation beeinflusst. Bei der nichtfinanziellen Transaktion handelt es sich um eine Entscheidung, die zwar nicht monetär gemessen wird, jedoch den gesamten Buchhaltungszustand des Unternehmens beeinflussen kann. Wenn sich das Unternehmen beispielsweise für einen Lieferantenwechsel aufgrund eines erheblichen Preisanstiegs gegenüber einem aktuellen Lieferanten entscheidet, ist der unmittelbare Effekt erst nach Erteilung der ersten Bestellung finanzieller Natur.
Alle Transaktionen werden im Accounting Information System erfasst, um die Entscheidungen des Top-Managements zu beeinflussen. Wenn sich das Top-Management einer bevorstehenden Erhöhung der Kosten, Steuern oder eines potenziellen Verlusts der Kundschaft bewusst ist, können Entscheidungen getroffen werden, um den negativen Folgen zukünftiger Ereignisse entgegenzuwirken.
AIS-Modell
Ein typisches Modell eines AIS veranschaulicht diese Funktionen und umfasst drei verschiedene Schritte zur Handhabung von Informationen. Erstens ist die Datenerfassung. Es wird als die wichtigste aller drei Schritte angesehen, da das System unzuverlässige Ausgaben erzeugen kann, wenn Fehler unentdeckt bleiben. Die zwei Hauptanforderungen des Datenerfassungsprozesses sind, dass die verwendeten Daten sowohl relevant als auch effizient sind. In der Datenerfassungsphase sollte die Relevanz der Daten abgewogen werden, um alle irrelevanten Fakten aus dem System herauszufiltern. Bei der Effizienz wird derselbe Datensatz nur einmal erfasst. Andernfalls führt dies zu redundanten Daten. Der zweite Schritt ist die Datenverarbeitung oder der Versuch, die Daten so zu organisieren, dass das Management Entscheidungen bezüglich der finanziellen Entscheidungen des Unternehmens treffen kann. Ein Beispiel wäre die Verwendung von Verkaufsdaten, um zukünftige Verkaufserwartungen vorherzusagen. Basierend auf diesen Erwartungen können Entscheidungen über den Personalbedarf getroffen werden. Der dritte Schritt ist die eigentliche Erzeugung von Informationen, die zur Entscheidungsfindung führen. Unabhängig davon, ob die Entscheidung auf finanziellen oder nichtfinanziellen Transaktionen beruht, kann die Entscheidung die täglichen Geschäftsabläufe des Unternehmens und möglicherweise den finanziellen Ausblick des Unternehmens beeinflussen.
