Ein Buchhaltungsinformationssystem entnimmt alle Daten und Zahlen aus den Finanzunterlagen einer Organisation und ordnet sie in einer geordneten Struktur an. Das Rechnungslegungs-Informationssystem erfüllt drei grundlegende Funktionen: Erfassen und Verarbeiten von Daten, Bereitstellen von Informationen für Entscheidungsträger innerhalb des Unternehmens und Erkennen, dass das Buchhaltungspersonal Informationen genau erfasst und die Daten schützt.
Abholung und Bearbeitung
In der Erhebungsphase eines Buchhaltungsinformationssystems erfassen und erfassen Buchhalter oder Buchhalter unter anderem Daten aus Barverkäufen, Forderungen, Bareinkäufen, Verbindlichkeiten und Lohnbuchhaltung. In Computersystemen verarbeitet das Softwareprogramm alle Belastungen und Gutschriften in einer vollständigen Informationsverwaltungsdatenbank.
Berichte für das Management
Die Mitarbeiter des Rechnungswesens verteilen Berichte an Entscheidungsträger innerhalb der Organisation, z. B. Vertriebs- und Marketingmanager, Produktionsleiter, Finanzmanager und alle Abteilungsleiter. Das Management verwendet die aus dem Rechnungslegungsinformationssystem generierten Informationen, um die aktuellen Vorgänge und die Finanzlage der Organisation zu analysieren, Pläne zu erstellen und Ziele für die Zukunft festzulegen. Eine aus dem System erstellte Bilanz kann beispielsweise dem Management, den Eigentümern, den Gläubigern und den Anlegern zeigen, wo sich die Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt finanziell befindet.
Genauigkeit und Sicherheit
Durch die Begrenzung der Anzahl der Personen, die Zugriff auf das System haben, wird die dritte Funktion eines Buchhaltungsinformationssystems am besten erfüllt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen korrekte Daten sicher verwaltet. Die Leiter der Organisation müssen entscheiden, wer das sein wird. Zum Beispiel benötigen ausgebildete Angestellte, Buchhalter oder Buchhalter Zugriff, um Daten zu überprüfen und in das System einzugeben und Berichte zu erstellen. Andere Mitarbeiter der Organisation, sowohl intern als auch extern, müssen die Daten im Allgemeinen nicht bearbeiten.
Arten von Systemen und Lieferumfang
In der Regel rechnen Unternehmen ein Buchhaltungs- Informationssystem in fast allen kleinen Unternehmen. Computerbenutzer geben Daten in Softwareprogramme ein, die die Berechnungen durchführen und die Einträge klassifizieren und in die entsprechenden Kategorien einordnen. Das System kann dann je nach Anforderung des Benutzers verschiedene Arten von Berichten erstellen. Das Informationssystem umfasst alle Schritte des Abrechnungszyklus, und Papierdokumente, die die Transaktionen belegen, wie z. B. Arbeitsaufträge, Rechnungen und Abschlüsse, werden Bestandteil des Systems. In kleineren Unternehmen, z. B. bei einer Mom-and-Pop-Operation, bei der nur wenige Transaktionen stattfinden, kann das Unternehmen das Buchhaltungsinformationssystem manuell verwalten. Der Buchhalter verwendet wieder den gesamten Abrechnungszyklus und erstellt aus den Ergebnissen manuelle Berichte.
