Anpassungen sind häufig am Ende eines Abrechnungszeitraums erforderlich, um Anpassungen der Salden in den Hauptbuchkonten des Unternehmens vorzunehmen. Diese Einträge, die als AJEs (Adjusting Journal Journals) bezeichnet werden, werden zuerst im Anpassungsjournal erfasst und bringen Konten wie Abschreibungen, Inventar, Verbindlichkeiten, Kreditsalden und Rückstellungen auf den neuesten Stand, so dass der Jahresabschluss die Finanzlage des Unternehmens genau widerspiegelt. AJEs können auch zur Korrektur von Fehlern bei der Buchung von Originaltransaktionen verwendet werden. Jede AJE beinhaltet mindestens eine Lastschrift und mindestens eine Gutschrift sowie eine schriftliche Erklärung des Zwecks der AJE.
Zeichnen Sie den Abschreibungsaufwand und den Abschreibungsaufwand für die Periode auf. Abschreibungspläne erfassen den verbrauchten Teil der Nutzungsdauer des Anlagevermögens, wie zum Beispiel Sachanlagen. Abschreibungspläne erfassen den verbrauchten Teil der Nutzungsdauer von immateriellen Vermögenswerten, wie Anlaufkosten, Patente, Kreditpunkte und Urheberrechte. Machen Sie diese AJEs, indem Sie eine Belastung auf den Abschreibungsaufwandskonten buchen und eine Gutschrift auf dem aufgelaufenen Abschreibungskonto oder dem aufgelaufenen Abschreibungskonto buchen. Schreiben Sie eine Erklärung unter jede dieser Transaktionen in das Anpassungsjournal, z. B. "Abschreibung (oder Amortisationskosten) für das Jahr, das am 31.12. Endet."
Passen Sie die Bestandskonten an, indem Sie den während der Periode in der Produktion verwendeten Betrag dem Bestandskonto gutschreiben und den gleichen Betrag dem Konto der verkauften Waren belasten. Schreiben Sie eine Erklärung unter dem Eintrag im Anpassungsjournal, z. B. "Erfassen des Inventars, das für das Jahr verwendet wird, das am 12/31 / 20XX endet." Es kann viele Bestandskonten geben, wenn jeder Artikel separat verfolgt wird, und dies erfordert einen Eintrag in jedes Bestandskonto. Stellen Sie nur sicher, dass die Gesamtguthaben auf diesen Konten den Gesamtbelastungen der Verkaufskosten entsprechen.
Bringen Sie die Kreditsalden auf den neuesten Stand, indem Sie AJEs kurz- und langfristige Kredite zur Verbindlichkeit und Darlehensforderungen machen. Kurzfristige Darlehenssalden sind die Beträge, die innerhalb eines Jahres fällig oder fällig sind. Langfristige Salden sind Beträge, die über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr zu zahlen sind. Diese Salden werden in der Regel zum Jahresende angepasst, so dass die im Folgejahr fälligen Beträge von den restlichen Darlehen getrennt werden. Die langfristigen Darlehensbeträge werden mit den Beträgen belastet, die den Zahlungen des nächsten Geschäftsjahres entsprechen, und diese Beträge werden den kurzfristigen Darlehenskonten gutgeschrieben. Schreiben Sie eine Erklärung wie "Anpassung kurzfristiger / langfristiger Kreditsalden (Verbindlich- keiten oder Forderungen) für das Jahr bis zum 31.12. 20XX."
Erhalten Sie am Ende einer Periode geschuldete und fällige Beträge, die in der nächsten Periode gezahlt oder erhalten werden, indem Sie sie mit Berichtigungsbuchungen erfassen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise Löhne während einer Periode verdient haben, aber erst in der Folgeperiode bezahlt werden, erfassen Sie die Gehaltsabrechnungen, indem Sie die zu zahlenden Löhne gutschreiben und die Lohnkosten belasten. Verkäufe, die in der laufenden Periode getätigt werden und für die Kunden in der nächsten Periode bezahlt werden, erfordern eine Belastung der Forderungen und eine Gutschrift für den Verkauf. In der laufenden Periode angefallene Aufwendungen, die das Unternehmen in der nächsten Periode bezahlt, erfordern eine Gutschrift auf aufgelaufene Ausgaben und eine Belastung mit einem entsprechenden Aufwandskonto. Schreiben Sie eine Erklärung, wie z. B. ", um Löhne zu erhalten, die am 31.12. 20XX erzielt wurden, zahlbar am 31.01.20XX."
Korrigieren Sie Fehler bei der Buchung mit AJEs, um Transparenz in der Abrechnung für die Periode zu schaffen. Mit einigen Buchhaltungssoftware ist es möglich, einfach zum ursprünglichen Eintrag zurückzukehren und den Fehler dort zu korrigieren. Wenn Sie jedoch AJEs für diese Korrekturen verwenden, wird anerkannt, dass ein ehrlicher Fehler gemacht, erkannt und korrigiert wurde. Das Ändern von Originaleinträgen nach deren Erstellung kann den Verdacht aufkommen, dass jemand versucht, Fehler oder sogar illegale Aktivitäten zu vertuschen.
Tipps
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Nehmen Sie am Ende eines jeden Berichtszeitraums Anpassungsjournaleinträge vor. Dies können monatliche oder vierteljährliche Abschlüsse (Zwischenabschlüsse) oder Jahresabschlüsse sein. Die Erläuterungen für den Zwischenabschluss umfassen den Zeitraum, für den die Anpassungen vorgenommen werden, z. B. "… für den Monat zum 31. Januar 20XX" oder "…" für das Quartal zum 31. März 20XX. Die Erklärung sollte klar genug sein, damit Sie sich nicht daran erinnern können, warum die Einträge gemacht wurden, als sie später betrachtet wurden.
Warnung
Da diese Anpassungsbuchungen im Anpassungsjournal vorgenommen werden, müssen Sie sie auch in die entsprechenden Hauptbuchkonten buchen. Die meisten Buchhaltungssoftware, z. B. QuickBooks, führen diese Buchungen automatisch in das Hauptbuch durch, wenn Sie sie in das Anpassungsjournal eingeben.
