Journaleinträge erfassen Geschäftstransaktionen wie Umsatz und Aufwand. Diese Einträge werden dann in das Hauptbuch gebucht, das die Konten des Unternehmens enthält. Das Journal ist eine chronologische Aufzeichnung der Transaktionen, während das Ledger die Transaktionen nach Konten zusammenfasst. Beispiele für Konten sind Bargeld, Inventar, Marketingaufwendungen und Einnahmen. Ein Buchkonto muss eröffnet werden, bevor Transaktionen gebucht werden können.
Schreiben Sie den Kontonamen und die Nummer oben in ein Sachkonto. Das Formular enthält möglicherweise sechs oder sieben Spalten, einschließlich Transaktionsdatum, Details, Referenznummer sowie Lastschriften und Guthaben.
Notieren Sie die Journaleinträge für jede Transaktion. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel für 20 US-Dollar in bar verkaufen, belasten oder erhöhen Sie Barmittel und führen Sie Gutschriften hinzu oder erhöhen Sie den Umsatz um 20 US-Dollar.
Buchen Sie die Journalbuchungen auf die entsprechenden Ledger-Konten. Um mit dem Beispiel fortzufahren, geben Sie unter der Spalte "Debit" im Konto "Cash Ledger" 20 USD und im Feld "Sales Ledger" unter "Credit" 20 USD ein.
Aktualisieren Sie die Kontensalden. Die Konten der Sachkonten führen die Abrechnung von Debit- und Kredittransaktionen fort. Um das Beispiel abzuschließen: Wenn das Geldkonto ein Sollguthaben von 100 US-Dollar hatte, beträgt das neue Kontoguthaben 120 US-Dollar (100 US-Dollar + 20 US-Dollar). Wenn das Verkaufskonto ein Guthaben von 500 USD hatte, beträgt das neue Guthaben 520 USD (500 USD + 20 USD).
Überprüfe deine Arbeit. Alle Journalbuchungen sollten korrekt in das Ledger gebucht werden. Wenn Sie hier Fehler machen, können sie andere Berechnungen bis hin zum Abschluss beeinflussen.
Tipps
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Software-Accounting-Tools wie Intuit QuickBooks und Sage Simply Accounting machen Berechnungen im Allgemeinen einfacher und fehleranfälliger.
