Ein Mitarbeiterhandbuch liefert wertvolle Informationen für neue und etablierte Mitarbeiter. Es gibt allen Mitarbeitern eine Referenzquelle für die Unternehmensrichtlinien und -regeln. Obwohl es als Teil seiner Orientierung an neue Mitarbeiter weitergegeben werden kann (Einführung in die Unternehmens- und Unternehmenserwartungen), können sich Änderungen in den Richtlinien und Verfahren ergeben, die im Handbuch vermerkt werden müssen. Die Aktualisierung der Mitarbeiterhandbücher ist eine wichtige Aufgabe für die Personalabteilung oder die Führungskräfte und Vorgesetzten. Da das Handbuch ein wichtiges Instrument ist, sollten Prozesse entwickelt werden, um zu bestimmen, wie Änderungen vorgenommen werden sollen.
Bestimmen Sie, welche Änderungen am Handbuch vorgenommen werden sollten und warum. Erkundigen Sie sich bei der Society of Human Resources Management (SHRM), ob neue Bundes- oder Landesgesetze vorliegen, die Mitarbeiter betreffen. Möglicherweise gibt es Änderungen in Bezug auf die Gesundheits- oder Entschädigungsleistungen, die das Unternehmen bietet, oder möglicherweise sind bedeutende Ereignisse wie körperliche Drohungen oder Probleme mit sexueller Belästigung aufgetreten. Dies sind Dinge, die geändert oder dem Handbuch hinzugefügt werden müssten.
Schreiben Sie die Handbücher in leicht verständlicher Sprache. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, nicht viele komplizierte juristische Begriffe zu verwenden, die eher verwirrend als hilfreich sind. Vermeiden Sie kontroverse Ausdrücke wie "ständiger Angestellter" oder Wörter, die eine vertragliche Vereinbarung implizieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass alte, unanwendbare Regeln gelöscht und neue Regeln entsprechend platziert werden.
Lassen Sie sich vom Anwalt der Gesellschaft oder einer anderen juristischen Person bezüglich der Änderungen rechtlich beraten. Es ist wichtig, dass alle an Mitarbeiter verteilten Materialien auf mögliche zukünftige Rechtsstreitigkeiten geprüft werden. Alles, was in einem Handbuch enthalten ist, kann als das schriftliche Wort des Arbeitgebers betrachtet werden. Unternehmen können gut beraten sein, um die Handbücher vor dem Vertrieb überprüfen zu lassen.
Planen Sie die Kommunikation der Handbuchänderungen. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass neue Richtlinien oder Verfahren entwickelt wurden und in der überarbeiteten Ausgabe des Handbuchs enthalten sind. Einige Unternehmen können persönliche Besprechungen mit Mitarbeitern abhalten, um die Änderungen zu besprechen und Mitarbeitern Gelegenheit zu geben, Fragen zu stellen. Andere Unternehmen können Memos an Mitarbeiter versenden, wenn das Handbuch online verfügbar ist. Es kann eine gute Idee sein, dass Mitarbeiter ein Formular unterschreiben, in dem bestätigt wird, dass sie das neue Handbuch erhalten haben, und es in ihre Personalakte aufgenommen.
Tipps
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Lesen Sie das Handbuch jährlich durch.
Lassen Sie das Handbuch von juristischen Personen überprüfen.
Warnung
Schreiben Sie keine neuen Richtlinien, ohne sie an die Mitarbeiter zu verteilen.
