Die Buchhaltung wäre einfach, wenn Sie nur die Abschlüsse auf ein paar Zeilen reduzieren: In diesem Monat verdientes Geld, ausgegebenes Geld, hier ist der Rest, und dies ist der Wert unserer Vermögenswerte. Einfach, aber nicht sehr informativ. Während einige Grundsätze der Rechnungslegung kompliziert sind, ist die Klassifizierung von Konten grundlegend: Durch das Erstellen unterschiedlicher Konten für verschiedene Arten von Schulden, Einnahmen und Vermögenswerten bietet das Rechnungswesen mehr Informationen über das Unternehmen. Dadurch werden die Geschäftsbücher und der Finanzbericht für Führungskräfte, Investoren und Kreditgeber nützlicher.
Aufzeichnung in der Buchhaltung
In der Buchhaltung geht jede Transaktion, vom Kauf von Kopierpapier bis hin zum Verkauf von Lagerbeständen im Wert von 1 Mio. USD, in das Hauptbuch des Unternehmens. Die Bedeutung der Aufzeichnung in der Buchhaltung besteht darin, dass das Aufschreiben von Transaktionen die Dinge genau hält. Das Management des Unternehmens kann sehen, wie sich das Unternehmen entwickelt und ob es mehr verdient, als es ausgibt. Investoren und Kreditgeber können die Bücher und Abschlüsse prüfen und entscheiden, ob das Unternehmen mit ihrem Geld vertraut werden kann.
Die einfachste Möglichkeit, Transaktionen aufzuzeichnen, besteht darin, sie in ein Buchungsjournal zu schreiben und die verschiedenen Kontoklassifikationen entsprechend anzupassen. Wenn zum Beispiel ein Kunde, der Ihnen 500 US-Dollar schuldet, die Rechnung bezahlt, betrifft dies zwei Klassen: Forderungen (jetzt um 500 US-Dollar niedriger) und Bargeld (500 US-Dollar höher). Die Eingabe jeder einzelnen Transaktion erfordert Zeit und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. Mit Buchhaltungssoftware können Buchhalter einfach in der Software erfassen, wenn das Unternehmen eine Lieferantenrechnung erhält oder Gehaltsschecks ausgegeben werden. Die Software belastet dann automatisch die entsprechenden Kontoklassifikationen.
Die Klassifizierung der Konten macht die Buchhaltung komplizierter, aber auch informativer und detaillierter. In gewisser Weise vereinfacht es die Buchhaltung auf der Straße. Angenommen, Sie haben eine umfangreiche Bibliothek mit Computersoftware für die Computer des Unternehmens erworben. Die gesamte Software ist ein fester, immaterieller Vermögenswert. Wenn Sie eine Abschreibung auf den Wertverlust der Software aufgrund des Alters geltend machen, sollte die gesamte Software mit der gleichen Rate abgewertet werden. Die Aufzeichnung aller Programme in einer Asset-Klassifizierung macht es einfach, die Abschreibung auf die gesamte Klasse anzuwenden.
Klassifizierung von Konten
Durch die Klassifizierung Ihrer Konten werden Ihre Finanzen in Ihren Hauptbüchern und Abschlüssen in verschiedenen Kategorien zusammengefasst. Es teilt Ihre Datensätze in mehrere große Klassifikationen auf.
- Vermögenskonten: Diese Liste umfasst das Eigentum und die Ausrüstung des Unternehmens, von Grundstücken bis hin zu Bargeld, Patenten und mehr.
- Haftungskonten: Dazu gehören Geld, das Ihr Unternehmen schuldet, aber noch nicht bezahlt hat, wie z. B. Verbindlichkeiten, Hypotheken, Kredite und andere unbezahlte Rechnungen.
- Kapital oder Eigenkapitalkonto des Inhabers: Dies ist der Eigentumsanteil des Inhabers, des Eigentümers oder der Aktionäre an dem Geschäft. Der Anteil steigt und fällt mit dem Wert der Vermögenswerte und der Höhe der Schulden.
- Auszahlungskonten: Dies umfasst Geld, das von den Geschäftsinhabern für den persönlichen Gebrauch abgenommen wird. Es beinhaltet das Zeichnungskonto in Partnerschaften und das Dividendenkonto in Unternehmen.
- Ertragskonten: Diese berichten und erfassen die Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Sie enthalten auch nicht operative Erträge wie Erträge aus Darlehen oder Investitionen.
- Aufwandskonto: Dazu gehören Löhne, Mieten, Löhne, Vorräte und sonstige Ausgaben.
Die Klassifizierung von Konten kann sehr viel detaillierter sein. Die Asset-Klassifizierung unterteilt beispielsweise die Asset-Konten in mehrere Unterkategorien:
- Kasse: Dies beinhaltet das verfügbare Guthaben auf Girokonten, Einlagenkonten und die Portokasse des Unternehmens.
- Forderungen: Wenn Sie Ihre Buchhaltung nicht streng nach Bargeld führen, melden Sie Geld, wenn Sie es verdienen, nicht wenn Sie es erhalten. Angenommen, Sie verkaufen Inventar im Wert von 1.500 USD an einen Kunden, geben ihm aber 30 Tage Zeit, um zu zahlen. Sie melden die $ 1.500, sobald Sie es verdient haben. Es wird als Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung und Forderungen (Vermögenswert) in der Bilanz klassifiziert.
- Inventar: Diese Kategorie umfasst Waren zum Verkauf, unvollständige Waren und Rohstoffe.
- Anlagevermögen: Diese Asset-Klassifizierung deckt Dinge ab, die Sie kaufen, die nicht so leicht in Bargeld umgewandelt werden können, wie dies für Inventar möglich ist. Die Vermögenswerte werden im Gegensatz zu beispielsweise Bürobedarf langfristig gehalten. Beispiele für Sachanlagen sind Computer, Autos, Möbel, Gebäude und Land.
Bei der Klassifizierung werden auch Vermögenswerte in aktuelle und langfristige Kategorien unterteilt. Die kurzfristigen Vermögenswerte werden im kommenden Jahr aufgebraucht. Langfristige Vermögenswerte halten über die nächsten 12 Monate hinaus. Buchhalter klassifizieren auch materielle und immaterielle Vermögenswerte getrennt. Sachanlagen umfassen physische Gegenstände wie Lastwagen, 3D-Drucker und Inventar. Immaterielle Vermögenswerte sind nicht physisches Eigentum wie Patente, Urheberrechte und Goodwill des Kunden.
Klassifizierung und Abschlüsse
Eine weitere Bedeutung der Erfassung in der Buchhaltung besteht darin, dass die in den Ledgern erfassten Daten letztendlich zur Grundlage des Abschlusses werden. In den drei Abschlüssen werden die Finanzunterlagen eines Unternehmens auf unterschiedliche Weise konsolidiert und Konten auf unterschiedliche Weise klassifiziert.
Die Bilanz umfasst drei große Rechnungslegungsklassen: Aktiva, Passiva und Eigenkapital, die übrig bleiben, nachdem die Passiva von den Aktiva abgezogen wurden. Die Klassifizierung der Konten unterteilt sie in der Regel weiter in Positionen wie einbehaltene Gewinne, Forderungen, kurzfristige Verbindlichkeiten und langfristige Verbindlichkeiten. Sie müssen nicht jede mögliche Vermögens- oder Verbindlichkeitsklassifizierung in der Bilanz verwenden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise noch nie über immaterielle Vermögenswerte verfügt hat, müssen Sie nicht "Immaterielle Vermögenswerte: 0 $" angeben, um dies zu verdeutlichen. Durch den Vergleich der Aktiva und Passiva des Unternehmens erhält die Bilanz eine Momentaufnahme des finanziellen Zustands des Unternehmens.
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Rentabilität: Wie viel Umsatz bringt das Unternehmen jeden Monat? Die Klassifizierungen in der Gewinn- und Verlustrechnung umfassen Umsatzerlöse, Herstellungskosten und nicht operative Erträge. Nichtoperative Einnahmen können in Klassen wie Zinsen, Mieten und Dividendeneinnahmen unterteilt werden. Die Aufgliederung der Umsatzklassifizierung auf diese Weise unterscheidet zwischen den Einnahmen Ihrer Branche und den Einnahmen guter Investitionen. Jeder, der daran interessiert ist, Geld in Ihr Unternehmen zu investieren, möchte wissen, ob Ihre Produkte oder Dienstleistungen Geld verdienen. Daher hilft es, dieses Einkommen von anderen Quellen zu unterscheiden.
Unternehmen, die nur Bargeldtransaktionen erfassen, benötigen keine Kapitalflussrechnung. Unternehmen, die das periodengerechte Rechnungswesen verwenden, benötigen eins, da die Gewinn- und Verlustrechnung Verkäufe und Einkäufe und keine Barzahlungen erfasst. Wenn Sie nachverfolgen, wie viel Bargeld innerhalb und außerhalb des Unternehmens fließt, wird angezeigt, ob das Unternehmen über ausreichend Geld verfügt, um Kreditzahlungen zu tätigen oder die Lohnsumme zu decken. Wenn der Mittelzufluss erheblich unter den Einnahmen liegt, ist es möglich, dass das Unternehmen die Forderungen nicht gut einbringt. Die Cashflow-Klassifizierungen umfassen Barmittel aus Investitionen, Barmittel aus Betrieben und Barmittel aus Finanzierung.
Die Klassifizierung der Konten in den Ledgern hilft der Buchhaltung, die Abschlüsse zu erstellen. Wenn der Verkauf und der Erwerb von Vermögenswerten ordnungsgemäß erfasst wurden, können Sie leichter die Vermögensklassen sehen, die Sie in der Bilanz angeben müssen.
Der Kontenplan ist ein Schlüsselelement für die Umwandlung von Ledgern in Abschlüsse. Das Diagramm ist eine Liste aller im Hauptbuch verwendeten Konten, wobei jedes Konto nach Nummer identifiziert wird. Ihre Buchhaltungssoftware verwendet das Diagramm zur Ermittlung der Konten wie Umsatz, Stammaktien, Barmittel und Abschreibungen, die in die Bilanz einbezogen werden müssen.
Wenn Sie das Diagramm für Ihre Konten erstellen, richten Sie es so ein, dass Sie es mehrere Jahre lang nicht ändern müssen. Wenn Sie beispielsweise keine Gebäude besitzen, aber im nächsten Jahr ein Gebäude kaufen möchten, sollten Sie diese Anlageklasse in das Diagramm aufnehmen. Schließen Sie keine Klassen ein, die Sie nicht verwenden möchten. Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen anbietet und kein Inventar hat, ist es nicht sinnvoll, beispielsweise eine Bestandsklassifizierung in das Diagramm aufzunehmen. Wenn Sie Konten haben, die nur geringe Beträge enthalten, prüfen Sie, ob Sie sie in andere Kontoklassen einbetten können. Dadurch wird verhindert, dass die Grafik zu kompliziert wird.
