Die auf einem ausgefüllten Formular W-9 vermerkten persönlichen Daten sind für die Personalabrechnung und die Zahlungsmeldung an den Internal Revenue Service erforderlich. Fordern Sie am besten ersten Arbeitstag Ihres Mitarbeiters ein abgeschlossenes W-9 an, und senden Sie eine W-9-Anforderung an alle neuen Auftragnehmer. Wenn ein Auftragnehmer dies nicht einhält, senden Sie ein formelles Schreiben mit einer angenehmen, aber festen Anfrage nach einem ausgefüllten Formular.
Formular W-9 Grundlagen
Ein Formular W-9 ist ein IRS-Dokument, das den Namen, die Adresse, die Bundessteuerklasse und die Sozialversicherungsnummer oder die Arbeitgeberidentifikationsnummer des Steuerpflichtigen enthält. Die IRS schreibt nicht vor, dass Unternehmen W-9-Dateien aufbewahren. Unternehmen müssen jedoch die auf dem Formular aufgeführten persönlichen Informationen für alle Mitarbeiter und für Auftragnehmer, die über 600 US-Dollar pro Jahr zahlen, sammeln und melden. Das Sammeln eines W-9 ist eine bequeme Möglichkeit, dies zu tun. Aus diesem Grund sollte ein Unternehmen für jeden Angestellten und Auftragnehmer ein W-9 vorrätig haben.
W-9 anfordern
Um sicherzustellen, dass Sie von allen Mitarbeitern einen W-9 abholen, fügen Sie ein W-9-Formular in die obligatorische Erstarbeitszeit für neue Mitarbeiter ein. Fordern Sie neue Mitarbeiter auf, den gesamten Papierkram vor Ort abzuschließen und bis zum Ende des ersten Tages einem Personalvertreter zurückzugeben.
Wenn Sie einen neuen Auftragnehmer oder Lieferanten erwerben, legen Sie dem ursprünglichen Vertrag ein Formular W-9 bei. Bitten Sie Ihren Verkäufer in einem W-9-Anforderungsschreiben, das Formular so bald wie möglich auszufüllen und zurückzusenden. Erwägen Sie die Implementierung einer Richtlinie, um nur Lieferanten mit einem gültigen W-9 zu bezahlen, und notieren Sie diese Richtlinie im Anforderungsschreiben.
Follow Up
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, aus Mitarbeitern oder Auftragnehmern ein fertiges W-9 zu erhalten, teilen Sie taktvoll, aber fest mit, dass das W-9 erforderlich ist, bevor die Zahlung erfolgen kann. Erklären Sie den Mitarbeitern, dass die Informationen auf dem Formular erforderlich sind, um die Gehaltsabrechnung durchzuführen und ihnen Gehaltsschecks auszustellen. Wenn ein Anbieter den W-9 nicht innerhalb von ein bis zwei Wochen zurücksendet, senden Sie ein zweites Anforderungsschreiben zur Weiterverfolgung. Wenn Sie über eine dokumentierte Richtlinie verfügen, erinnern Sie den Lieferanten daran, dass Sie diese ohne das Formular nicht bezahlen können. Die IRS erfordert, dass Sie eine formale Anfrage für eine W-9 stellen. Bewahren Sie also eine Kopie dieses Schreibens auf.
Kein W-9
Wenn Sie am Jahresende keinen W-9 für einen Lieferanten haben, müssen Sie die Zahlungen trotzdem an den IRS melden. Füllen Sie das Formular 1099-MISC für den Auftragnehmer aus und senden Sie es ab. Lassen Sie die Sozialversicherungsnummer leer. Der IRS antwortet mit einer Benachrichtigung, dass die Nummer fehlt, die Sie zusammen mit einer Sicherungsbestätigung und einer weiteren Kopie eines W-9 an den Auftragnehmer weiterleiten müssen. Sie sind verpflichtet, Steuern von zukünftigen Zahlungen an diesen Auftragnehmer einzubehalten - derzeit beträgt der Quellensteuersatz 28 Prozent -, und der Auftragnehmer wird eine Gebühr von 50 USD von der IRS erheben.
