Ein technischer Vorschlag ist eine der wichtigsten Aufgaben in der kaufmännischen oder technischen Redaktion. Ein gut geschriebener Vorschlag kann Ihrer Organisation einen neuen Verkaufskunden, ein großes Projekt oder eine Finanzhilfe für Forschungs- oder andere Aktivitäten sichern. Für viele Organisationen sind wirksame technische Vorschläge für den weiteren Erfolg von wesentlicher Bedeutung.
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Angebotsanfrage (RFP)
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Textverarbeitungssoftware
Studieren Sie die Angebotsanfrage oder RFP genau. Viele Organisationen versenden Ausschreibungen, wenn sie Vorschläge für ein Produkt oder eine Dienstleistung wünschen. RFPs enthalten Leitlinien, was die Vorschläge abdecken sollen und wann und an wen sie eingereicht werden sollen. Ein guter Vorschlag sollte nicht von den Richtlinien in der Ausschreibung abweichen. Leider können einige RFPs nur vage sein und wenig Orientierung bieten. Dies ist besonders problematisch, wenn Sie versuchen, Kostenvoranschläge in Ihrem Angebot zu erstellen. Schritt 4 enthält Vorschläge zum Umgang mit unbestimmten oder unklaren Ausschreibungen.
Planen Sie Ihren Vorschlag, bevor Sie ihn schreiben. Oft wissen Sie möglicherweise nicht mehr über den Kunden oder die Finanzierungsquelle als über das Angebot. Machen Sie Ihre Hausaufgaben und erfahren Sie, was Sie über die Organisation und ihre Entscheidungsträger können. Dann verbringen Sie einige Zeit mit einem Brainstorming über die Bedürfnisse der Organisation. Vorschläge, bei denen die Bedürfnisse eines Kunden nicht oder nur wenig verstanden werden, resultieren häufig aus zu frühem Schreiben, ohne sich die Zeit zu nehmen, um über den Kunden nachzudenken.
Entwurf Ihres Vorschlags Variablen wie die Größe und der Umfang des Projekts sowie der potenzielle Kunde, der Ihren Vorschlag erhalten wird, bestimmen die Länge und das Format. In einigen Situationen ist ein kürzerer Memo-Vorschlag angebracht. Andere Situationen, wie große Projekte oder Zuschussvorschläge an große Organisationen, erfordern längere Vorschläge, die wie ein formeller technischer Bericht geschrieben werden.
Fügen Sie in den Hauptteil Ihres Angebots einen Zeitplan für die zu liefernden Waren oder Aufgaben sowie eine Kostenschätzung ein. Befolgen Sie die Angaben im RFP. Wenn die RFP vage ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie damit umgehen können. Ein Vorschlag ist, Ihrem potenziellen Kunden eine Reihe von Optionen zur Auswahl anzubieten. Alternativ können Sie Ihre eigenen Annahmen treffen und diese im Vorschlag angeben. Drittens können Sie mit dem potenziellen Kunden Kontakt aufnehmen und viele Fragen stellen. Viele Kunden werden das zu schätzen wissen, denn es zeigt, dass Sie sich für das Projekt interessieren.
Organisieren Sie den Vorschlag so, dass er die Aufmerksamkeit der Leser auf sich zieht und sie auf die wichtigsten Punkte fokussiert. Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung, die Ihren Vorschlag zusammenfasst. Erweitern Sie die Details einschließlich der Kosten im Hauptteil des Vorschlags. Beenden Sie mit einem Fazit, das die Vorteile der Wahl Ihres Unternehmens unterstreicht. Behalten Sie Kurzfassungen, Zusammenfassungen und Schlussfolgerungen kurz und so weit wie möglich im Fachjargon, damit sie für alle Leser unabhängig vom technischen Wissen zugänglich sind. Erarbeitung technischer Details im Vorschlagskörper.
Bearbeiten und formatieren Sie Ihren Vorschlag, um sicherzustellen, dass er fehlerfrei ist und das Dokument gut lesbar ist. Betonen Sie, wie Ihr Projekt die Bedürfnisse des Kunden erfüllt. Erwägen Sie, die Qualifikationen des Schlüsselpersonals für das von Ihnen vorgeschlagene Projekt zu erläutern. Verwenden Sie Listen (entweder mit Aufzählungspunkten oder Zahlen), um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Verwenden Sie Überschriften und Unterüberschriften, um große Textblöcke aufzuteilen.
Tipps
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Formatieren Sie Ihren Vorschlag mit einem „abstrakten, Körper-, Schlussfolgerungs-“ oder ABC-Ansatz.
Bestimmen Sie die Notwendigkeit dessen, was vorgeschlagen wird.
Seien Sie realistisch in Ihren Kostenvoranschlägen und Ihrem Zeitplan.
Konzentrieren Sie sich auf die Schlussfolgerung - dies ist Ihre Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Stellen Sie sicher, dass die Kosteninformationen leicht zu finden sind, da die Leser danach suchen.
