E-Mails und andere elektronische Kommunikationsmittel haben Papierbriefe möglicherweise an den Rand des Bewusstseins gedrängt, aber es wäre irreführend, anzunehmen, dass die Kunst des Briefschreibens tot ist. Im Gegenteil, Unternehmen verwenden Briefe täglich, um Informationen zu senden, wichtige Bedingungen an die Kunden zu kommunizieren und den Empfängern etwas Greifbares zu geben. Ein semi-formaler Brief ist angebracht, wenn Sie den Empfänger kennen, aber nicht als Freund.
Ist halbformell das richtige Format?
Berücksichtigen Sie immer den Empfänger, wenn Sie einen Geschäftsbrief erstellen. Ein halbformeller Brief ist angebracht, wenn Sie den Empfänger kennen oder regelmäßig mit ihm kommunizieren, z. B. dem Buchhalter, der Ihre Buchhaltung betreut, oder dem Büroleiter Ihres Hauptlieferanten. Wenn Sie die Person überhaupt nicht kennen, wählen Sie einen formalen Buchstabenstil. Halbformale Briefe sind höflicher als informelle Briefe. Betrachten Sie sie als eine Kreuzung zwischen der Art von offiziellem Brief, den Sie an eine staatliche Aufsichtsbehörde schreiben könnten, und dem entspannten Briefstil, den Sie einem Freund schreiben könnten.
Folgen Sie dem Standard Business Letter Format
Semiformale Briefe folgen dem üblichen Geschäftsbriefformat. Sie müssen nur die Sprache ändern, um einen neutralen Ton zu erzeugen. Wählen Sie Briefpapier, das mit Ihrem Geschäftsbriefpapier gedruckt wird, und schreiben Sie den Namen und die Geschäftsadresse des Empfängers oben links auf der Seite. Wenn Sie also an den CEO eines Lieferantenunternehmens schreiben, würde die Insideradresse lauten:
Frau Catherine Torrance, Geschäftsführerin
Acme Company
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Als nächstes schreiben Sie das Datum im Format Monat-Tag-Jahr. Im Geschäftsschreiben ist es üblich, den Monat als Wort zu schreiben: "28. März 2018".
Wählen Sie eine Anrede
Verwenden Sie den Nachnamen des Empfängers, gefolgt von einem Doppelpunkt - "Sehr geehrter Herr / Frau / Frau / Frau. Nachname:" Geben Sie für mehrere Empfänger die Namen aller Empfänger an - "Sehr geehrte Frau Tomaker, Mr. Bennett und Dr Toulson-Smith: "Schreiben Sie nicht den Vornamen. es gilt als unhöflich. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, suchen Sie ihn online. Verwenden Sie eine generische Anrede wie "Sehr geehrter Verkaufsdirektor:" nur als letzten Ausweg. In diesem Szenario wäre es vorzuziehen, Ihren Brief "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Damen" anzusprechen und einen formellen Ton zu verwenden.
Strukturieren Sie den Körper zur Klarheit
Ihr Brief sollte höflich und neutral klingen. Verwenden Sie Alltagswörter anstelle von formalen Wörtern, z. B. "auch" anstelle von "weiters" und "aber" statt "jedoch". Kontraktionen wie "Ich", "Nicht" und "Wird nicht" sind in einem halbformalen Brief in Ordnung, solange sie zum Hausstil Ihres Unternehmens passen. Öffnen Sie, indem Sie den Grund für das Schreiben beschreiben und machen Sie die verbleibenden Punkte aus zwei bis vier Absätzen auf logische Art und Weise, eine Idee pro Absatz. Respektieren Sie die Uhrzeit des Empfängers und halten Sie den Brief so kurz und präzise wie möglich.
Schreiben Sie einen kostenlosen Abschluss
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, einen semi-formalen Brief abzurunden. Wählen Sie aus der folgenden Liste einen höflichen, aber herzlichen Abschluss:
- Hochachtungsvoll,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Herzlich,
- Schöne Grüße,
Geben Sie zum Schluss Ihren Namen und Titel ein, drucken Sie den Buchstaben aus und unterschreiben Sie ihn in der Leerstelle zwischen dem abschließenden und Ihrem eingegebenen Namen.
Beispiel für einen halbformalen Brief
Um es zusammenzufassen, hier ein Beispiel für einen kurzen halbformalen Brief:
Liebe Frau Mears:
Ich schreibe Ihnen, um Sie förmlich als Gastredner und Workshop-Moderator bei der bevorstehenden Industrial Sales Conference 2019 einzuladen.
Das Thema dieser Konferenz lautet "Vertrieb: Auf der Technologiewelle." Sie findet vom 3. bis 5. Oktober 2019 im Ernest N. Morial Convention Center in New Orleans statt.
Zu Ihrer Information wird Katerina Houlden von Intelligent Sales die Eröffnungsrede halten. Das Thema ihrer Präsentation lautet "Mastering Sales Big Data". Wenn Sie sich auf unserem Konferenzportal unter www.indsalescon.net anmelden, können Sie den aktuellen Programmentwurf und die spezifischen Themen sehen, die in den Reden und Workshops vorläufig behandelt werden.
Wir erwarten, dass die Teilnehmerzahl in diesem Jahr mit 4.000 Teilnehmern und 80 Referenten am höchsten ist. Ich würde mich freuen und würde mich sehr freuen, wenn Sie zu dieser prestigeträchtigen Veranstaltung beitragen würden.
Ich würde mich freuen, wenn Sie mir bitte bis zum 30. Mai antworten könnten. Von dort kann ich Ihnen weitere Informationen geben, die Sie benötigen.
Schöne Grüße,
Jane Doe
