Die anfängliche Kommunikation zwischen einem potenziellen Kunden und einer Anwaltskanzlei wird normalerweise telefonisch von einem Empfangsmitarbeiter abgewickelt. Daher ist es wichtig, dass die Rezeptionistin der Firma jederzeit professionell und höflich ist. Die Aufrechterhaltung der Professionalität kann jedoch manchmal eine Herausforderung sein, insbesondere für Empfangsmitarbeiter, die täglich ein hohes Anrufaufkommen beantworten. Es gibt jedoch bestimmte Grundsätze, die Sie bei der Beantwortung von Anrufen in einer Anwaltskanzlei immer beachten sollten.
Erste Anrufannahme
Nehmen Sie an jedem Anruf teil, indem Sie den Namen der Kanzlei ankündigen, sich anhand des Namens identifizieren und nachfragen, wie Sie dem Anrufer helfen können. Zum Beispiel: "Guten Morgen, das ist die Anwaltskanzlei von X und Y, Jane spricht, mit wem spreche ich?" Wenn Sie den Anrufer anhand des Namens identifiziert haben, fragen Sie "Wie kann ich Ihnen heute helfen, Frau Z" und Verweisen Sie den Anrufer während des restlichen Gesprächs nach Namen. Das Aufzeichnen von Notizen während jedes Anrufs kann insbesondere in Bezug auf Namen hilfreich sein. Behalten Sie während des Gesprächs einen positiven Ton bei, seien Sie geduldig und verlieren Sie niemals die Beherrschung. Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon, Slang oder Nichtwörtern wie "uh huh" und "äh".
Ermitteln der Anforderungen des Anrufers
Es ist sehr wichtig, dass Sie einem Anrufer genau zuhören, seine Bedürfnisse ermitteln und ihm die gewünschten Informationen auf klare und prägnante Weise zur Verfügung stellen. Jeder Anrufer sucht Unterstützung, um die benötigten Informationen zu erhalten oder die richtige Person zu finden, mit der er sprechen kann.
Anrufer an die entsprechende Person in der Firma weiterleiten
Wenn der Anrufer Informationen anfordert, die am besten von einem Anwalt zur Verfügung gestellt werden, informieren Sie den Anrufer, dass er mit einer anderen Person sprechen muss, und bitten Sie ihn, ihn für die Vermittlung zurückzuhalten. Wenden Sie sich an den Anwalt, an den Sie den Anruf weiterleiten möchten, geben Sie den Anrufer nach Namen bekannt, geben Sie den Zweck des Anrufs an und übergeben Sie den Anruf, sofern der Anwalt verfügbar ist. Kein Anrufer sollte länger als 45 Sekunden gehalten werden. Fragen Sie den Anrufer nach 45 Sekunden, ob er weiterhin halten möchte, möchte zurückgerufen werden, wenn ein Anwalt verfügbar ist, oder lieber später zurückrufen.
Anruf beenden
Erkundigen Sie sich vor dem Beenden jedes Anrufs, ob Sie weitere Unterstützung benötigen, bevor Sie den Anruf beenden. Vielen Dank an den Anrufer, der die Anwaltskanzlei in Betracht gezogen hat. Es ist selten möglich, dass eine rechtliche Rezeptionistin einen potenziellen Mandanten dazu verleitet, eine Anwaltskanzlei zu beauftragen, aber es ist sehr einfach für eine Rezeptionistin, einen Mandant für eine Anwaltskanzlei zu verlieren, indem sie unprofessionell, unhöflich oder unhöflich ist.
