So viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass die Rezeptionistin den Ton für sie bestimmt, aber sie nehmen am wenigsten Zeit für die Besetzung dieser speziellen Position und konzentrieren sich stattdessen auf die "professionellen" Mitarbeiter.
Eine bestimmte Art von Person soll Kunden treffen und begrüßen und Telefone beantworten. Der Angestellte, der nie etwas Schlechtes über jemanden zu sagen hat, ist freundlich und optimistisch und liebt es, Menschen zu gefallen, die für diese Position am besten geeignet sind.
Eine gute Rezeptionistin beantwortet das Telefon mit einem einzigartigen Flair und betont ein bestimmtes Wort. Das Telefon sollte mit einem Lächeln auf dem Gesicht und einem echten Interesse an dem, was die Person am anderen Ende zu sagen hat, beantwortet werden. So sind Büros häufig auf Voice-Mail-Systeme angewiesen. Dies ist ein sicherer Weg, um eine fröhliche, freundliche Live-Stimme am anderen Ende der Leitung zu verlieren.
Sie brauchen eine Empfangsdame, die sich kleidet, um Ihre Kunden zu beeindrucken und stolz auf ihren Bürobereich zu sein.
Für einen guten Empfangspersonal ist es wichtig, den Mitarbeitern einen Puffer zu bieten. Wenn jemand vom Personal sehr beschäftigt ist, sollte es die Rezeptionistin wissen. Eine informierte Rezeptionistin kann Mitarbeitern dabei helfen, unnötige Drop-Ins in letzter Minute zu vermeiden, ohne legitime Termine zu verweigern.
Es ist angemessen, dass ein Empfangsmitarbeiter eine Diskussion mit Kunden anruft, solange dies nicht kontrovers ist. Sie möchten nicht, dass Ihr Kunde davon ausgeht, dass die Philosophie des Empfangsmitarbeiters das gesamte Unternehmen widerspiegelt. Allgemeine Fragen und Small-Talk-Themen sind in Ordnung.
Die Rezeptionistin sollte eine Erweiterung Ihres Marketingteams sein. Wichtige Termine einzuhalten, Informationen zu geben, die Ihr Kunde wissen soll, aber die Weitergabe auf eine Art und Weise, die Ihren Kunden das Gefühl gibt, etwas Besonderes zu sein, ist ein Geschenk und eine gute Empfangsdame wird es haben.
Die Rezeptionistin sollte sicherstellen, dass die Unternehmensbroschüren am Couchtisch sind und die Kaffeekanne voll und frisch halten, die Zuckerdose voll ist und die Kunden sich reibungslos durch den Empfangsbereich bewegen.
Wenn Sie keinen kommunalen Kalender erstellt haben, damit der Rezeptionist Zugriff auf geplante Termine hat, ist es ratsam, dies zu tun. Sie können dies problemlos tun, wenn Sie vernetzt sind. Lassen Sie einfach die Empfangsdame in Ihrem Netzwerk zu. Wenn Ihr E-Mail-System dies nicht zulässt, können Sie einen Kalender im Internet einrichten und alle Personen auffordern, Termine anzugeben, die der Rezeptionist auf der Website kennen muss.
