Die Geschäftswelt ist voll von langweiligen, langweiligen Meetings. Wenn Ihr Meeting fokussiert und auf den Punkt ist, wird es jeder, der anwesend ist, zu schätzen wissen. Egal, ob es sich um ein wöchentliches Mitarbeitertreffen oder um eine Branchentagung handelt, Planung und Vorbereitung können den Unterschied zwischen einer produktiven Sitzung oder langwierigen Stunden machen.
Ein Ziel haben
Das Meeting wird schneller und fokussierter, wenn Sie einen Grund haben, es abzuhalten. Selbst wenn es sich um ein regelmäßiges wöchentliches Meeting handelt, ist es produktiver, wenn Sie ein bestimmtes Ziel haben. Erstellen Sie eine Agenda mit den Themen, die Sie behandeln möchten. Halten Sie sich an die Tagesordnung: Wenn jemand ein anderes Thema anspricht, sagen Sie ihm, er soll nach dem Meeting mit Ihnen darüber reden.
Selektiv einladen
Lade keine Leute ein, die nicht dort sein müssen. Wenn Sie von jemandem nur ein Update zu ihrem neuesten Projekt benötigen, können Sie dies per E-Mail erhalten. Wenn Sie die Besprechung auf eine angemessene Größe halten, werden die Dinge ordentlicher und fokussierter. Es befreit auch mehr Menschen für produktive Arbeit.
Bereiten Sie Ihre Teilnehmer vor
Senden Sie Ihre Agenda vor dem Meeting aus, damit jeder weiß, was Sie erwartet. Wenn Sie das Meeting anrufen, um sich mit einer jüngsten Entwicklung zu befassen - einer Gesetzesänderung, einer Projektverzögerung -, fügen Sie die Hintergrundinformationen in die Tagesordnung ein. Auf diese Weise sind alle auf dem Laufenden und Sie haben mehr Zeit in der Besprechung, um sich der Entwicklung zu widmen.
Finde den richtigen Raum
Finden Sie einen Raum, der groß genug ist, damit sich jeder, der anwesend ist, bequem setzen kann. Menschen zu quetschen oder nach Stühlen zu suchen, ist ablenkend, unbequem und lässt Sie unvorbereitet aussehen. Vergewissern Sie sich, dass der Raum über die nötige Ausrüstung verfügt und funktionsfähig ist. Dies ist besonders wichtig, wenn das Meeting eine Diaschau beinhaltet oder wenn jemand per Telefon oder Videokonferenz anwesend ist.
Steuern Sie die Besprechung
Agenden sind keine Zauberei. Viele Meetings beginnen mit einem Ziel, dann steigen die Teilnehmer in die Tangente. Wenn Sie hosten, liegt es an Ihnen, das Schiff wieder auf Kurs zu bringen. Wenn Ihre Gäste Kunden oder ein höheres Management einschließen, müssen Sie dies mit einer heiklen Berührung tun, aber es muss getan werden. Beenden Sie die Besprechung zum geplanten Zeitpunkt.
Helfen Sie den Menschen, sich zu entspannen
Sie möchten nicht so ein strenges Treffen abhalten, dass sich jeder wie im Boot Camp fühlt. Lassen Sie sich Snacks und alkoholfreie Getränke liefern. Nehmen Sie sich am Anfang etwas Zeit für Small Talk, da die Leute es natürlich lieben, einander einzuholen. Lassen Sie es nicht so weit laufen, dass es das Geschäft verzögert.
