Seit 2010 sind Unternehmen zunehmend auf Technologien angewiesen, um Waren und Dienstleistungen zu produzieren und Geschäftsaufgaben zu erfüllen. Um diesen Veränderungen Rechnung zu tragen, verwenden Unternehmen manchmal elektronische Signaturen, auch E-Signaturen oder digitale Signaturen genannt. Diese Unterschriften ersetzen die traditionellen Unterschriften auf Tinte auf Papier. Bei der Verwendung einer elektronischen Signatur gibt es Vor- und Nachteile, die ein Unternehmer kennen sollte, bevor er ein elektronisches Signatursystem oder eine Richtlinie einführt.
Ausrüstungskosten
Elektronische Signaturen werden mit Hilfe hochentwickelter Technologien erstellt und gelesen, die Netzwerke verwenden, um persönliche Daten wie Geschäftsstandort oder Sozialversicherungsnummern zu überprüfen, oder die fortgeschritten genug sind, um Punkte innerhalb der Handschrift oder einen Fingerabdruck mit Punkten in Bildern in Datenbanken zu vergleichen. Diese Ausrüstung ist nicht immer billig, wie im Beginners Guide beschrieben. Selbst wenn die anfänglichen Kosten erfüllt sind, bedeutet die Weiterentwicklung der elektronischen Signaturtechnologie, dass ein Unternehmen seine elektronischen Signatursysteme ständig aktualisieren und technische Unterstützung leisten muss.
Verrottete Kunden
Elektronische Signatursysteme gehen davon aus, dass die Personen mit den Methoden und Geräten der elektronischen Signatur vertraut sein werden. Frühere Generationen von Individuen waren jedoch möglicherweise nicht mit der neueren Technologie konfrontiert und können daher anfänglich Schwierigkeiten haben, sie zu verwenden. Selbst technisch versierte Einzelpersonen müssen sich immer noch über den technologischen Wandel auf dem Laufenden halten, wenn sie in Zukunft elektronisch Geschäfte tätigen wollen. Die mangelnde Verfügbarkeit von Methoden und Geräten sowie die Notwendigkeit der technischen Weiterbildung können einige Kunden von der Verwendung einer elektronischen Signatur abhalten.
Anerkennung
Die von Fritz Grupe in der 2003-Ausgabe des CPA-Journals veröffentlichten Arbeiten zeigen, dass die Anerkennung elektronischer Signaturen ab 2010 inkonsistent ist. Je nach Rechtsprechung muss eine elektronische Signatur nicht unbedingt als gültig anerkannt werden.
Authentifizierung und Überprüfung
In Bezug auf die Authentifizierung und die Überprüfung der Identität kann eine elektronische Signatur je nach verwendetem System besser sein als eine Signatur auf Papier. Wenn zum Beispiel jemand eine nicht signierte Kreditkarte verliert, kann er von einer anderen Person unterschrieben werden, und die Unterschrift auf der Rückseite der Karte stimmt mit der Quittungssignatur überein, auch wenn die signierende Person nicht der Karteninhaber ist. Im Gegensatz dazu ist ein elektronisches Signatursystem, das auf Fingerabdrücken basiert, viel sicherer, da die Fingerabdruckmatrix nicht repliziert oder gefälscht werden kann.
Ferngeschäft
Mit einer elektronischen Signatur muss sich eine Person nicht am selben geografischen Standort befinden, um eine Transaktion abzuschließen oder einen Vertrag zu validieren. So können Menschen elektronische Signaturen verwenden, um bei Bedarf Geschäfte aus tausenden von Kilometern Entfernung zu tätigen, was die globalen Geschäftschancen und die potenziellen Gewinnmargen erhöht.
Reduzierung von Material und Lagerung
Sowohl die US-Einwanderungs- und Zollbehörde als auch Grupe argumentieren beide, dass elektronische Signaturen die Menge an regelmäßig verwendeten Materialien reduzieren und weniger Speicherplatz benötigen. Darüber hinaus erleichtern elektronische Signaturen Aufgaben wie E-Filing und elektronische Suche nach Dateien und Datenbanken. Dies reduziert den Zeitaufwand für das Auffinden und Überprüfen von Daten. Insgesamt können diese Faktoren die Betriebskosten senken.
