Jede Person, die mit der Führung einer Organisation betraut ist, muss über starke Verwaltungsfähigkeiten verfügen, die sowohl organisatorische als auch technische Fähigkeiten umfassen. Viele Organisationen stellen Verwaltungsassistenten ein, um sicherzustellen, dass die Arbeit organisiert und effizient abgeschlossen wird. Diese Assistenten unterstützen ihre Organisationen bei der grundlegenden technischen Arbeit, z. B. beim Einrichten von PowerPoint-Präsentationen und beim Ablegen von Daten in Computerdatenbanken. Die Arbeit eines Verwaltungsassistenten wurde durch fortschrittliche Computertechnologie und effektive Sprachnachrichtensysteme verbessert. Organisatorische Fähigkeiten wie Zeitmanagement und Kommunikationsfähigkeiten sind ebenfalls wichtige Verwaltungsfähigkeiten.
Computerfähigkeiten
Am modernen Arbeitsplatz erfordern Verwaltungsfähigkeiten Computerkenntnisse. Effektive Administratoren beherrschen grundlegende Geschäftssoftware, einschließlich PowerPoint, Excel, Outlook und Word. Laut Karen Porter, einem Karriere-Coach für Profis, müssen Verwaltungsassistenten über schnelle Schreibfähigkeiten verfügen und effektive Internetforscher sein. Moderne Verwaltungsassistenten erledigen umfangreiches Desktop-Publishing und arbeiten eng mit Druckzentren zusammen.
Führungsqualitäten
Eine Person mit starken administrativen Fähigkeiten hat die Fähigkeit, ihre eigene Zeit und auch die Zeit anderer zu verwalten. Sie muss Arbeitsprioritäten für verschiedene Personen organisieren, die an der Terminplanung und dem Kalender-Management arbeiten. Neben dem Zeitmanagement wird von Personen mit Verwaltungsfähigkeiten manchmal auch Führungsqualitäten gezeigt, die das Team motivieren und bei der Konfliktlösung helfen.
Schreibfähigkeiten
Eine Person mit administrativen Fähigkeiten kann schriftliche Berichte erstellen, die die Ideen und Ziele der Organisation effektiv vermitteln. Sie kann Ideen so ausdrücken, dass die Teammitglieder klar verstehen, was von ihnen erwartet wird, und wissen, wie sie vorgehen müssen. Andere Schreibaufgaben, für die Verwaltungskenntnisse erforderlich sind, sind das Korrekturlesen von Dokumenten, das Verfassen von Geschäftsbriefen und das Schreiben eines Diktats, das von einem leitenden Angestellten oder einem anderen Teammitglied ausgegeben wird.
Eventplanung
Die Veranstaltungsplanung ist eine administrative Fähigkeit, die sowohl die Planung interner Besprechungen als auch externer Ereignisse umfasst. Organisationen fordern Verwaltungsassistenten dazu auf, Reisearrangements zu treffen und sie mit Arbeitsplänen abzustimmen.
