Ein Jahrbuch zusammenzustellen erfordert Zeit und Geld. Daher wenden sich viele Mitarbeiter an Geschäftswerbung, Geldbeschaffer und Sponsoren, um die finanziellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu unterstützen. Sponsoren können ein wesentlicher Bestandteil der Finanzierung eines Jahrbuchs sein, es ist jedoch eine gute Idee, zunächst nach potenziellen Sponsoren zu suchen, bevor sie sich mit ihnen in Verbindung setzen und um finanzielle Unterstützung bitten. Gute Kontakte können Eltern von Jahrbuchmitarbeitern, Fakultäten und Mitarbeitern der Schule oder Gemeindemitgliedern wie Geschäftsinhabern sein.
Frühe Planung
Treffen Sie sich vor dem Schreiben als Mitarbeiter und beurteilen Sie die finanziellen Bedürfnisse. Die meisten Mitarbeiter treffen sich im Spätsommer, bevor das Schuljahr beginnt, um eine Liste der Finanzierungsbedürfnisse zu erstellen. Betrachten Sie beispielsweise das Jahrbuchlager, das Unterzeichnen von Tagesveranstaltungen oder die T-Shirts Ihrer Mitarbeiter. Dies alles kostet Geld, abgesehen von den tatsächlichen Kosten der Veröffentlichung des Jahrbuchs. Sobald Ihre Liste und Ihr Budget in Ordnung sind, fahren Sie herum oder suchen Sie im Internet nach lokalen Unternehmen, um Ihr Jahrbuch zu sponsern und Ihre Bedürfnisse finanziell zu unterstützen. Die Mitarbeiter können Postbotschaften an die Eltern der Schule und an die Mitarbeiter versenden. Es ist jedoch eine gute Idee, die Sponsorenbriefe persönlicher zu gestalten.
Anreden und Einführungen
Jeder großartige Brief beginnt mit einer höflichen Begrüßung und einer Einführung dessen, wer Sie sind. Wenn Sie sich auf ein bestimmtes Unternehmen konzentrieren, recherchieren Sie und richten Sie den Brief an den Manager oder Eigentümer des betreffenden Unternehmens. Es ist wichtig, es so persönlich wie möglich zu machen, wenn Sie finanzielle Unterstützung oder Sponsoring beantragen. Nach der Anrede ist es Zeit, sich, das Jahrbuchpersonal und die von Ihnen vertretene Schule vorzustellen. Sie möchten noch nicht zur Anfrage gelangen. Sprechen Sie einfach darüber, wer Sie sind. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Rolle in der Community, die Auszeichnungen, die das Jahrbuch gewonnen hat, oder ein mögliches Thema des Buches zu erwähnen.
Klare Absichten
Finden Sie nach den Einführungen den Zweck des Briefes. Sag ihnen genau, was du brauchst und was du mit dem Geld machen willst. Sie können bestimmte Beträge für eine Spende vorschlagen, z. B. 20 USD, 50 USD, 100 USD oder 200 USD. Es ist hilfreich, die Vorteile ihres Geschenks zu erwähnen, z. B. Steuerabzüge und Beihilfen für das Personal und die Gemeinschaft. Sie können auch erwähnen, wie Sie ihre Spende einlösen möchten, z. B. indem Sie ihnen eine kleine Plakette zur Anzeige geben oder in Ihrem Jahrbuch Platz für die Werbung für ihr Unternehmen anbieten.
Vielen Dank und Follow-up
Der letzte Absatz Ihres Schreibens sollte Ihre Kontaktinformationen enthalten, einschließlich der besten Zeit, um Sie zu erreichen. Fügen Sie eine oder zwei Zeilen hinzu, die auch angeben, wann Sie sich mit ihnen in Verbindung setzen möchten, wenn Sie sie nicht hören.Je nach Ihren Mitarbeitern können Sie sich per Telefon, E-Mail oder persönlich mit ihnen in Verbindung setzen. Stellen Sie jedoch sicher, dass sie wissen, wann und wie sie sich nicht wundern. Schließlich danke ich ihnen für ihre Zeit und Rücksichtnahme und erwähne, dass du zu schätzen weißt, was sie für deine Gemeinschaft tun. Unterschreiben Sie den Brief mit Ihrem Namen, gefolgt von den Mitarbeitern und dem Namen der Schule direkt unter Ihrer Unterschrift, obwohl einige Mitarbeiter der Meinung sind, dass es persönlicher ist, wenn die gesamte Gruppe den Brief unterschreibt.
