Ein Projektbericht informiert über den Status eines laufenden Projekts in einer gemeinnützigen Organisation. In der Regel enthält der Bericht spezifische Informationen zum Budget, zu erreichten Meilensteinen und zu Problemen, die seit dem Start des Projekts aufgetreten sind. Befolgen Sie beim Erstellen eines Projektberichts das grundlegende Format. Sie können jedoch Abschnitte hinzufügen oder entfernen, um sie an Ihre Organisation und Ihre Ziele anzupassen.
Erstellen Sie die vordere Angelegenheit für den Bericht. Erstellen Sie ein übersichtliches Deckblatt mit dem Projektnamen, dem Datum des Berichts und den Namen des Projektmanagers und der Teammitglieder. Wenn Ihr Bericht mehr als fünf Seiten umfasst, sollten Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzufügen, um Informationen zu finden.
Schreiben Sie zu Beginn des Projektberichts eine Übersicht, in der Sie dem Leser den grundlegenden Status des Projekts und dessen Auswirkungen auf Ihre gemeinnützige Organisation erklären. Behalten Sie diesen Abschnitt auf einer Seite oder weniger und schreiben Sie mit dem Ziel, eine umfassende Erläuterung der Fortschritte zu geben, die Ihr Team im Projekt erzielt hat. Nach dem Lesen der Übersicht sollte ein Prüfer ein grundlegendes Verständnis des Projektumfangs, des aktuellen Status, der noch zu erledigenden Aufgaben und der Probleme, die Sie erwarten, kennen.
Schreiben Sie ein Update zu den bisher erreichten Meilensteinen. Erläutern Sie in diesem Abschnitt jedes abgeschlossene Projektziel und teilen Sie den Lesern mit, ob sie pünktlich waren oder nicht. Geben Sie alle positiven Auswirkungen oder unerwarteten Vorteile eines Meilensteins an. Wenn Sie beispielsweise eine Woche früher als geplant ein Ziel erreicht haben, erläutern Sie, wie dies das Endprodukt beschleunigen oder Geld für Ihre Non-Profit-Organisation sparen kann.
Informieren Sie die Leser über den Status des Projektbudgets. Für einen gemeinnützigen Verein ist das Budget oft die größte Sorge. Erstellen Sie im Abschnitt "Budget" eine zeilenweise Budgetanalyse, in der erläutert wird, was Sie ausgegeben haben und was noch übrig ist. Wenn es Abweichungen gibt, geben Sie eine Erklärung und die Schritte an, die Sie unternehmen werden, um den Unterschied auszugleichen.
Geben Sie eine Erklärung für Verzögerungen oder Probleme an. Wenn Ihr gemeinnütziger Verein im Verlauf des Projekts unerwartete Probleme hatte, fügen Sie unbedingt einen Abschnitt hinzu, in dem das Problem beschrieben wird. Um die Vorstandsmitglieder und Kunden zu beruhigen, geben Sie bestimmte Schritte an, die Sie zur Behebung oder Vermeidung des Problems ergreifen.
Erklären Sie die nächsten Schritte. Lassen Sie die Leser in einer kurzen Übersicht wissen, was als Nächstes in einem Projekt passiert. Wenn Sie zusätzliches Personal oder zusätzliche Informationen benötigen, listen Sie jedes Element auf. Diese Informationen sind entscheidend für einen gemeinnützigen Verein mit begrenzten Ressourcen. Schließen Sie, wenn möglich, positiv, indem Sie darauf vertrauen, dass das Projekt rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird.
